Excel-Tool Schlüsselrollenmatrix IFS Logistics V3 – Stellvertretungen, Qualifikationsnachweise und Vertretungsfälle

Wer gibt gesperrte Ware frei, wenn die IFS-Beauftragte im Urlaub ist – und ist diese Person dafür überhaupt qualifiziert? Die Schlüsselrollenmatrix IFS Logistics V3 führt 18 Schlüsselrollen vom IFS-Beauftragten über HACCP-Teamleitung, Krisenstab und Kühlalarm bis zu WMS-Key-User und Gefahrgutbeauftragtem, jeweils mit Kriterium, formaler Benennung, Mindestqualifikation, Inhaber und zwei Stellvertretungen. Aus den Qualifikationsnachweisen ermittelt die Arbeitsmappe für jede Person den Status und daraus, ob die Rolle qualifiziert vertreten ist. Für 24/7-Rollen überwacht sie den quartalsweisen Erreichbarkeitstest, für jede Abwesenheit Übergabe, Vertretung laut Matrix und die Entscheidung der Geschäftsführung ab vier Wochen. Das Dashboard zeigt Vertretungsquote, Rollen ohne Vertretung, ablaufende Nachweise und offene Vertretungsfälle.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Besetzung, Vertretungsquote, Nachweisstatus, Vertretungsfällen und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Schlüsselrollen mit IFS-Bezug, Kriterium, Scope, formaler Benennung, Qualifikationsstufe und Mindestqualifikation
• Inhaber, Stellvertretung 1 und 2, 24/7-Kennzeichen und Vertretungsregelung je Rolle
• Qualifikationsstatus je Person, Vertretungsstatus, Abwesenheitsregel und ausgenommene Entscheidungen
• Erreichbarkeitstest für 24/7-Rollen mit Fälligkeit
• Qualifikationsnachweise mit Nachweisart, Datum, Gültigkeit, Ablaufwarnung und Qualifizierungsplan
• Vertretungsfälle mit Dauer, Vertretung laut Matrix, Übergabe, GF-Entscheidung, Meldung und Rückübergabe
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Geschäftsführungen, IFS-Beauftragte und Personalabteilungen in Logistikunternehmen, die

• Schlüsselrollen und Stellvertretungen eindeutig festlegen und bekannt machen wollen,
• sicherstellen möchten, dass jede Vertretung die nötige Qualifikation hat,
• Urlaub, Krankheit und Ausscheiden von Rolleninhabern nachvollziehbar regeln wollen.

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Häufige Fragen

Was ist eine Schlüsselrolle?

Eine Funktion, deren Ausfall die Produktsicherheit oder das Managementsystem gefährdet. Die Arbeitsmappe unterscheidet fünf Kriterien: normative Pflicht, Freigabeentscheidung, Notfallfunktion, gesetzliche Beauftragung und Wissenskonzentration.

Wann gilt eine Rolle als qualifiziert vertreten?

Wenn die erste Stellvertretung gültige Nachweise hat. Ist nur die zweite Stellvertretung qualifiziert, gilt die Vertretung als eingeschränkt; sonst als nicht qualifiziert. Ablaufende Nachweise werden vier Wochen vorher gemeldet, fehlende müssen innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden.

Wie werden Abwesenheiten behandelt?

Jeder Vertretungsfall wird mit Dauer in Arbeitstagen erfasst. Ab drei Arbeitstagen ist ein Übergabeprotokoll nötig, ab vier Wochen oder bei Vertretung abweichend von der Matrix eine Entscheidung der Geschäftsführung. Bei längerer Abwesenheit oder Wechsel der oder des IFS-Beauftragten weist die Arbeitsmappe auf eine mögliche Meldung an die Zertifizierungsstelle hin.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Schlüsselrollen, Kriterien, Mindestqualifikationen, Nachweisarten, Gültigkeiten, Fristen für Übergabe und GF-Entscheidung sowie das Intervall für Erreichbarkeitstests pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.