Excel-Tool Belehrungsregister IFS Logistics V3 – IfSG-Belehrung, Pflichtunterweisungen und Fristenüberwachung

Eine abgelaufene Belehrung nach § 43 IfSG fällt oft erst im Audit auf – oder wenn die Person schon wochenlang im Umpackbereich arbeitet. Das Belehrungsregister IFS Logistics V3 überwacht zehn Belehrungen und Pflichtunterweisungen: Erstbelehrung mit Bescheinigung, Arbeitgeberbelehrung, Hygieneunterweisung, Erstunterweisung, Gesundheitserklärung, Arbeitsschutz, Flurförderzeuge, Fahrerunterweisung, Gefahrgut und Produktschutz. Für jede Person leitet die Arbeitsmappe aus § 42-Tätigkeit, Staplereinsatz, Fahrertätigkeit und Gefahrgut ab, welche Nachweise erforderlich sind, und zählt je Person und Belehrung den jüngsten Nachweis. Sie berechnet die nächste Fälligkeit, erinnert vier Wochen vorher, prüft die gesetzliche Höchstfrist und das Alter der Erstbescheinigung und gibt einen Einsatzhinweis aus. Das Dashboard zeigt Erfüllungsquote, Erinnerungen, Überfälligkeiten und die nächsten Fälligkeiten.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit IfSG-Status, Erfüllungsquote, Stand je Belehrung, nächsten Fälligkeiten und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Belehrungsarten mit Rechtsgrundlage, Unterlage, Nachweis, Personenkreis, Erstmalig und Intervall
• Gesetzliches Höchstintervall, Prüfung der Erstbescheinigung, Scope und Folge bei Fehlen
• Personenkreis mit Beschäftigungsart, Bereich, § 42-Tätigkeit, Stapler, Fahrer, Gefahrgut und Sprache
• Status je Person und Belehrung mit offenen Punkten, Erinnerungen und Einsatzhinweis
• Nachweisregister mit Datum, Durchführenden, Sprache, Dolmetscher, Verständnisprüfung und Ablage
• Nächste Fälligkeit, Erinnerung ab, gesetzlich spätestens, Tage bis Fälligkeit und Status je Nachweis
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Personalabteilungen und Führungskräfte in Logistikunternehmen, die

• Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz und Pflichtunterweisungen lückenlos nachweisen wollen,
• Fristen für eigenes Personal, Saison- und Zeitarbeitskräfte zentral überwachen möchten,
• vor der Schichtplanung wissen wollen, wer wo eingesetzt werden darf.

Weitere Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unseren Excel-Tools.

Häufige Fragen

Welche Fristen prüft das Register?

Die nächste Fälligkeit aus dem betrieblichen Intervall, die Erinnerung vier Wochen vorher und das gesetzlich späteste Datum, etwa zwei Jahre für die Arbeitgeberbelehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG. Bei der Erstbelehrung prüft die Arbeitsmappe zusätzlich, ob die Bescheinigung bei Tätigkeitsbeginn höchstens drei Monate alt war.

Was passiert bei einem fehlenden Nachweis?

Je Belehrungsart ist die Folge festgelegt: zum Beispiel kein Einsatz in § 42-Tätigkeit, kein Staplereinsatz, kein Fahreinsatz oder Nachholen innerhalb von 14 Tagen. Der Einsatzhinweis erscheint im Register und je Person.

Wie werden mehrere Nachweise einer Person behandelt?

Je Person und Belehrungsart zählt der jüngste Nachweis, ältere Einträge werden als „ersetzt“ gekennzeichnet. So bleibt die Historie erhalten, ohne die Auswertung zu verfälschen.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Belehrungsarten, Personenkreis, Intervalle, gesetzliche Höchstfristen, Folgen bei Fehlen, Erinnerungszeitraum, Nachholfrist und die Scope-Schalter für Food und Gefahrgut pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.