Kommunikationsvorlagen Rückruf/Rücknahme (Produktinhaber, Behörden) – Formular IFS Logistics V3

Mitten im Rückruf schreibt jeder Beteiligte seine eigene Mail: der Vertrieb an den Kunden, die Disposition an die Filialen, und ein Lagerleiter beantwortet die Anfrage einer Lokalzeitung. Genau das soll nicht passieren. Die Kommunikationsvorlagen Rückruf für IFS Logistics V3 legen fest, wer mit wem in welcher Frist über welchen Kanal spricht, und liefern acht freigegebene Mustermitteilungen: Erstinformation und Sachstand an den Produktinhaber, Unterrichtung der Behörde, Meldung an die Zertifizierungsstelle, Sperranweisungen an Empfänger und Dienstleister, Information der Mitarbeitenden und ein Medienstatement. Jede Mitteilung wird vor dem Versand von der Leitung Krisenstab freigegeben und im Versandnachweis dokumentiert.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Freigaberegel und Testkennzeichnung
• Kommunikationsplan mit neun Empfängern, Zuständigkeit, Frist und Kanal
• Standardsatz für Anfragen von Dritten
• Vorlage 1: Erstinformation an den Produktinhaber
• Vorlage 2: Sachstands- und Bestandsmeldung mit Mengenabgleich
• Vorlage 3: Unterrichtung der zuständigen Behörde
• Vorlage 4: Meldung an die Zertifizierungsstelle mit Fristende
• Vorlagen 5 und 6: Sperranweisung an Empfänger und Dienstleister
• Vorlagen 7 und 8: Information der Mitarbeitenden und Medienstatement
• Versand- und Freigabenachweis mit Bestätigung

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Geschäftsführung, IFS-Beauftragte, Kundenservice und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Kunden bei Rückrufen und Rücknahmen unterstützen,
• im Ernstfall abgestimmt und ohne Zeitverlust kommunizieren wollen,
• jede externe Mitteilung mit Freigabe und Versand belegen müssen.

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Häufige Fragen

Wer darf die Vorlagen verwenden?

Die Kommunikationsvorlagen Rückruf verwenden nur die im Kommunikationsplan bestimmten Personen. Jede externe Mitteilung gibt die Leitung Krisenstab vor dem Versand frei. Mündliche Absprachen werden zeitnah per E-Mail bestätigt, Medienauskünfte erteilt ausschließlich die Geschäftsführung.

Wer informiert die Verbraucher?

Bei Rückrufen ist der Produktinhaber gegenüber Behörden und Öffentlichkeit federführend. Der Logistikdienstleister gibt keine eigenen Verbraucherinformationen heraus, es sei denn, er ist selbst Produktinhaber oder behördlich dazu verpflichtet. Sperranweisungen an Empfänger gehen nur nach Weisung des Produktinhabers hinaus.

Ist das Entscheidungsprotokoll enthalten?

Nein. Ernennung Krisenstab und Entscheidungsprotokoll, Notfall- und Krisenkontaktliste, Meldeformular an die Zertifizierungsstelle und die Verfahrensanweisung zum Krisenmanagement sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Texte der Mustermitteilungen, Empfänger, Fristen, Kanäle und Zuständigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.