Kundeninformation bei Leistungsabweichung mit Fristen und Kundenentscheidung – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Um drei Uhr fällt das Kühlaggregat auf der Tour aus, der Fahrer ruft die Disposition an, die Ware wird umgeladen, und am Morgen erfährt der Kunde von seinem Filialleiter, dass die Lieferung zwei Stunden zu spät und mit +9 °C ankam. Informiert hat ihn niemand. Das Formular zur Kundeninformation bei Leistungsabweichung für IFS Logistics V3 dokumentiert, dass der Kunde unverzüglich informiert wird, sobald eine Abweichung eingetreten oder auch nur absehbar ist. Erfasst werden Vorgang, Kunde, 24/7-Kontakt, Zeitpunkt, Status, betroffene Leistung, Sendung und Ware. Neun Abweichungsarten von Temperatur und Manipulationsverdacht bis zu Kapazitätsengpass und Infrastrukturausfall werden mit Ursache und Sofortmaßnahmen festgehalten. Höchstfristen je Abweichungsart, Kundeninformation mit Mindestinhalt, Entscheidung des Produktinhabers, Korrekturmaßnahme und Abschluss schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Meldeweg, Kanal und schriftlicher Bestätigung
• Stammdaten, Feststellung und Status der Abweichung
• Betroffene Leistung, Sendung, Ware und Fahrzeug
• Art der Abweichung, Beschreibung und Ursache
• Sofortmaßnahmen durch Disposition und Lagerleitung
• Einstufung mit Höchstfrist, Kanal und schriftlicher Bestätigung
• Information an den Kunden mit Mindestinhalt
• Entscheidung des Kunden bzw. Produktinhabers und Umsetzung
• Reklamation, Korrekturmaßnahme und Servicelevel-Monitoring
• Abschluss, Bestätigung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Disposition, Lagerleitungen, Kundenservice, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• Kunden bei Abweichungen fristgerecht informieren müssen,
• Temperaturabweichungen und Verspätungen nachvollziehbar dokumentieren wollen,
• Kundenentscheidungen zur betroffenen Ware schriftlich festhalten möchten.

Passende Verfahrensanweisungen, Formulare und Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unserem Shop.

Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit dem Formular zur Kundeninformation bei Leistungsabweichung dokumentieren Disposition, Lager und Kundenservice jede eingetretene oder absehbare Abweichung mit Sofortmaßnahmen, fristgerechter Information, Entscheidung des Produktinhabers und Abschluss.

Wer entscheidet über gesperrte Ware?

Ausschließlich der Produktinhaber. Bei möglicher Auswirkung auf die Produktsicherheit wird die Ware sofort gesperrt, eine eigenmächtige Freigabe gibt es nicht. Bei Verdacht auf ein unsicheres Lebensmittel wird zusätzlich das Krisenverfahren ausgelöst.

Ist das Reklamationsformular enthalten?

Nein. Reklamationsformular, Sperrvermerk und Freigabe gesperrter Ware, Störungsmeldung und Servicelevel-Monitoring sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Abweichungsarten, Höchstfristen, Kanäle, Mindestinhalte und Zuständigkeiten passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.