Formular Selbstverpflichtungserklärung IFS Logistics V3 – Unternehmensleitung, KO Nr. 1, Ressourcen, Präsenz

Der Auditor fragt die Geschäftsführung, wie sie sicherstellt, dass Fahrer, Zeitarbeitskräfte und Nachtschicht ihre Verantwortung für Produktsicherheit kennen, und welche Überwachungsmechanismen sie nutzt. Eine Unterschrift unter der Politik reicht als Antwort nicht. Die Selbstverpflichtungserklärung IFS Logistics V3 dokumentiert die nicht delegierbare Gesamtverantwortung der Unternehmensleitung nach der KO-Anforderung Nr. 1 und verbindet sie mit konkreten Zusagen. Erfasst werden Unternehmen, Mitglieder der Geschäftsführung, Anlass, Produktbereiche und Bezug zur Unternehmenspolitik. 13 Grundsätze in vier Gruppen regeln Verantwortung, Organisation und Ressourcen, Produktsicherheitskultur und Verbesserung sowie Legalität und Meldepflichten, jeweils mit IFS-Bezug. Die Zusage von Ressourcen mit Verantwortlichen und Status, sieben Aktivitäten der sichtbaren Präsenz mit Soll und Nachweis, die Unterzeichnung und die jährliche Bestätigung in der Managementbewertung schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Unterzeichnung, Veröffentlichung und Aufbewahrung
• Angaben zu Unternehmen, Geschäftsführung, Anlass und Produktbereichen
• Grundsätze zur Verantwortung für Produktsicherheit und Produktqualität
• Grundsätze zu Organisation, Ressourcen und IFS-Beauftragter bzw. IFS-Beauftragtem
• Grundsätze zu Produktsicherheitskultur, Zielen und Stopp-Recht
• Grundsätze zu Legalität, Meldepflichten und Zugang für Auditoren
• Zusage von Ressourcen und Rahmenbedingungen
• Sichtbare Präsenz und Überwachung durch die Leitung
• Unterzeichnung aller Mitglieder der Geschäftsführung und Veröffentlichung
• Jährliche Bestätigung in der Managementbewertung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für Geschäftsführung, IFS-Beauftragte und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die KO-Anforderung Nr. 1 im Audit überzeugend belegen wollen,
• Ressourcen und Präsenz der Leitung verbindlich zusagen möchten,
• bei einem Wechsel in der Geschäftsführung schnell neu unterzeichnen müssen.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit der Selbstverpflichtungserklärung IFS Logistics bekennt sich die Unternehmensleitung schriftlich zu ihrer Gesamtverantwortung, sagt Ressourcen und Präsenz zu und bestätigt die Erklärung jährlich in der Managementbewertung.

Reicht die Unterschrift für KO Nr. 1?

Nein. Der Auditor befragt die Unternehmensleitung persönlich und prüft in Interviews auf allen Ebenen, ob die Verantwortlichkeiten bekannt sind und Überwachungsmechanismen wirken. Das Formular hilft, dafür konkrete Beispiele und Nachweise bereitzuhalten.

Ist die Unternehmenspolitik enthalten?

Nein. Die Erklärung wird gemeinsam mit der Unternehmenspolitik veröffentlicht. Unternehmenspolitik und Infrastruktur-Bewertung sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Grundsätze, Ressourcenzusagen, Häufigkeiten der Präsenz und Unterschriftenfelder passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.