Verfahrensanweisung Rechtskataster ISO 26000:2021 (Word) – Bewertung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Achtung der Rechtsstaatlichkeit heißt: die geltenden Vorschriften kennen, einhalten, die Beschäftigten informieren und die Einhaltung regelmäßig überprüfen. Die Verfahrensanweisung Rechtskataster ISO 26000 regelt, wie Rechtsgebiete und Verantwortliche festgelegt, Verpflichtungen ermittelt und konkretisiert, Rechtsänderungen überwacht, Pflichten umgesetzt, die Einhaltung nachweisbasiert bewertet, Verstöße behandelt und der Leitung berichtet wird – nach den Abschnitten 4.6 und 4.7 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Ziel, Zweck und Geltungsbereich für alle rechtlichen und sonstigen bindenden Verpflichtungen in allen Rechtsräumen
• Verantwortlichkeitsmatrix für oberste Leitung, Compliance, Fachverantwortliche, Bereichsleitungen und externe Rechtsberatung
• Begriffe wie Rechtsstaatlichkeit, bindende Verpflichtung, Rechtskataster, Compliance-Bewertung und Mittäterschaft
• Grundsätze: Legalität, Kenntnis, Konkretisierung, Nachweis, Offenheit und mehr als das Minimum
• Rechtsgebiete mit Fachverantwortlichen und schriftlicher Pflichtenübertragung
• Rechtskataster mit Fundstelle, Stand, konkreten Pflichten, Fristen und Nachweisen
• Monatliches Rechtsmonitoring einschließlich laufender Gesetzgebungsverfahren
• Umsetzung und Unterweisung vor Inkrafttreten von Änderungen
• Nachweisbasierte Bewertung der Einhaltung im Vier-Augen-Prinzip und Umgang mit Verstößen
• Halbjährlicher Compliance-Bericht und Umgang mit Konflikten zu internationalen Verhaltensstandards

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Compliance-Verantwortliche, CSR-Beauftragte und Managementbeauftragte, die

• ein Rechtskataster für alle Kernthemen gesellschaftlicher Verantwortung aufbauen wollen,
• die Bewertung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen mit ISO 14001 oder ISO 45001 verbinden möchten,
• Rechtsänderungen systematisch erkennen und rechtzeitig umsetzen müssen.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Ist ein fertiges Rechtskataster enthalten?

Nein. Die Verfahrensanweisung regelt, wie das Kataster aufgebaut, gepflegt und bewertet wird, und nennt typische Rechtsgebiete. Welche Vorschriften für Ihre Organisation gelten, ermitteln Sie selbst; die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie oft wird die Einhaltung bewertet?

Mindestens jährlich, bei hohem Risiko halbjährlich – anhand von Nachweisen und durch eine Person, die für die Umsetzung nicht selbst verantwortlich ist, oder im Vier-Augen-Prinzip. Das Rechtsmonitoring erfolgt mindestens monatlich.

Was passiert bei einem festgestellten Rechtsverstoß?

Der Verstoß wird sofort der obersten Leitung gemeldet und als Abweichung behandelt: Sofortmaßnahme, Prüfung von Meldepflichten, Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahme. Über Meldungen an Behörden entscheidet die oberste Leitung nach rechtlicher Beratung.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Verfahrensanweisung genannten mitgeltenden Dokumente, etwa das Excel-Tool für das Rechtskataster oder für die Compliance-Bewertung, gehören nicht zu diesem Download.