Formular Unternehmensprofil IFS Logistics V3 – Datenblatt für die Zertifizierungsstelle mit Scope, Subunternehmern und Pflichtangaben

Die Zertifizierungsstelle fragt vor dem Angebot nach Produkt-Scopes, Mitarbeiterzahl und Subunternehmern, im Audit stimmen die Angaben dann nicht mit WMS-Bestand, Frachtbriefen und Personalstatistik überein. Das Formular Unternehmensprofil IFS Logistics V3 bündelt alle Angaben, die die Zertifizierungsstelle vor Vertragsabschluss, für die Auditdauer und für das Unternehmensprofil im Auditbericht benötigt. Erfasst werden Firmen- und Standortdaten mit COID und GLN, die Standortart von Einzelstandort bis Multi-Site, Ansprechpartner mit Notfallkontakt und Erreichbarkeit, Betriebszeiten, Sperrzeiten und Auditsprache. Dienstleistungen nach Lagerung und Transport, Produkt-Scopes nach Anlage 3, Handhabungsbedingungen und der Scope-Text auf Deutsch und Englisch folgen. Verarbeitungsdienstleistungen a bis e, teilweise ausgelagerte Tätigkeiten, dezentrale Strukturen und Subunternehmer, Infrastruktur, Personal und Schichtbetrieb, Zertifizierungshistorie, Behördenbesuch, Anzahl der CCPs und eine Abgleich-Checkliste vor der Übermittlung schließen das Datenblatt ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Aktualisierungsanlässen und Aufbewahrung
• Unternehmens- und Standortdaten mit COID, GLN und zuständiger Behörde
• Standortart von Einzelstandort bis Multi-Site und zentrale Prozesse
• Ansprechpartner, Notfallkontakt, Betriebs- und Sperrzeiten, Auditsprache
• Dienstleistungen, Produkt-Scopes nach Anlage 3 und Handhabungsbedingungen
• Scope-Text auf Deutsch und Englisch, Brokertätigkeit
• Verarbeitungsdienstleistungen, Auslagerungen, dezentrale Strukturen, Subunternehmer
• Infrastruktur, Fahrzeuge, Systeme, Personal und Schichtbetrieb
• Zertifizierungshistorie und Pflichtangaben für den Auditbericht
• Abgleich-Checkliste, Freigabe, Übermittlung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die Erstzertifizierung, Rezertifizierung oder Erweiterung vorbereiten,
• der Zertifizierungsstelle vollständige und abgeglichene Daten liefern wollen,
• Abweichungen zwischen gemeldetem Scope und Praxis vermeiden möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Das Unternehmensprofil IFS Logistics dient als Datenblatt für Angebot, Vertrag, Auditplanung und Auditbericht. Die IFS-Beauftragte bzw. der IFS-Beauftragte führt es je Standort, aktualisiert es bei Änderungen und übermittelt es nach Freigabe durch die Geschäftsführung an die Zertifizierungsstelle.

Warum ist die Mitarbeiterzahl so wichtig?

Mitarbeiterzahl und Leistungsspektrum sind Grundlage für die Berechnung der Auditdauer. Das Formular erfasst eigene Mitarbeitende nach Bereichen, Zeitarbeits- und Saisonkräfte getrennt nach Voll- und Teilzeit, damit die Angaben aus der Personalstatistik übernommen werden können.

Sind Scope-Festlegungsblatt und Scope-Matrix enthalten?

Nein. Das Formular verweist für den Abgleich auf das Scope-Festlegungsblatt, die Produktgruppen- und Scope-Matrix und das Zertifikatsregister Dienstleister. Diese sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Standortdaten, Dienstleistungen, Tabellenzeilen und Freigabeverantwortliche passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.