Excel-Tool Reklamationsregister IFS Logistics V3 – Bewertung, Trendauswertung und Pflichtangaben

Ein Holzsplitter auf der Salatmischung, eine behördliche Anordnung wegen Eisbildung am TK-Tor oder der dritte Kommissionierfehler in derselben Zone – Reklamationen zeigen Schwachstellen nur, wenn sie vollständig erfasst und ausgewertet werden. Das Reklamationsregister IFS Logistics V3 erfasst jede Beanstandung von Kunden, Empfängern, Verbrauchern und Behörden mit Eingang, Kanal, betroffener Leistung, Ware, Sachverhalt und Kategorie. Aus der Kategorie ergibt sich eine Standardklasse; die Arbeitsmappe überwacht die Frist der Erstbewertung je Klasse, erkennt Wiederholungen in derselben Kategorie und demselben Bereich und fordert dann eine Ursachenanalyse. Korrekturmaßnahme, Stellungnahme, Abschluss, Durchlaufzeit, Wirksamkeit, Meldung an die Zertifizierungsstelle bei behördlichen Beanstandungen und Aufbewahrungsfrist werden je Vorgang geführt. Mit den monatlichen Sendungszahlen berechnet die Arbeitsmappe die Quote je 10.000 Sendungen mit Trendsignal; Trendbewertung und Verteilernachweis belegen Auswertung und Information der Verantwortlichen. Das Dashboard stellt die Pflichtangaben für den Auditbericht der letzten 12 Monate automatisch zusammen.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Vorgängen, Klasse A, fristgerechter Erstbewertung, offenen Vorgängen, Planung der Korrekturmaßnahmen, Quote, Durchlaufzeit, Wiederholungsquote, Fremdkörpern, Trends, Pareto und vier Diagrammen
• Pflichtangaben für den Auditbericht mit Betrachtungszeitraum, Reklamationen nach Herkunft, Hauptgründen und Fremdkörperarten
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Reklamationsregister mit Eingang, Kanal, Herkunft, Absender, Typ, Leistung, Bereich oder Tour, Scope, Temperaturbereich, Ware und Sachverhalt
• Kategorie mit Standardklasse, Fremdkörperart, Klasse, Erstbewertung mit Reaktionszeit, Ergebnis und Wiederholung
• Ursachenanalyse, Sofortmaßnahmen, Korrekturmaßnahme mit Planungsfrist, Meldung an die Zertifizierungsstelle, Stellungnahme, Abschluss, Durchlaufzeit und Wirksamkeit
• Aufbewahrungsfrist und Status je Vorgang mit Prüfung auf fehlende Angaben
• Sendungszahlen je Monat mit normierter Quote und Trendsignal, Trendbewertung und Verteilernachweis
• Überprüfungsprotokoll, Kategorienkatalog, Parameter und Auswertung je Kategorie und Monat

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Qualitätsmanagement, Vertrieb und Geschäftsführung in Logistikunternehmen, die

• alle Beanstandungen von Kunden, Empfängern, Verbrauchern und Behörden an einer Stelle führen wollen,
• Fristen für Bewertung und Korrekturmaßnahmen überwachen möchten,
• Quote, Wiederholungen und Trends für Management und Auditbericht auswerten wollen.

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Häufige Fragen

Welche Fristen gelten für die Erstbewertung?

Als Muster sind Beanstandungen der Klasse A innerhalb von zwei Stunden zu bewerten, Klasse B bis zum folgenden Arbeitstag und Klasse C innerhalb von drei Arbeitstagen. Behördliche Beanstandungen gelten immer als Klasse A.

Wann ist eine Ursachenanalyse erforderlich?

Bei jeder Beanstandung der Klasse A und bei Wiederholungen. Als Wiederholung gilt eine berechtigte Reklamation derselben Kategorie im selben Bereich oder auf derselben Tour innerhalb der letzten 365 Tage.

Wie wird die Reklamationsquote berechnet?

Berechtigte und teilweise berechtigte Reklamationen ohne behördliche Beanstandungen werden auf 10.000 Sendungen bezogen. Überschreitet die Quote den Zielwert, erscheint ein Trendsignal.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Kategorien, Standardklassen, Fristen, Zielwerte, Aufbewahrungsdauer und Verteiler pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.