Excel-Tool RACI-Matrix IFS Logistics V3 – Verantwortlichkeiten, Rollenprofile und Kenntnisnachweis

KO Nr. 1 verlangt zweierlei: Die Mitarbeitenden kennen ihre Verantwortung für Produktsicherheit und Produktqualität, und die Unternehmensleitung überwacht die Wirksamkeit ihrer Handlungen. Im Audit fallen dabei immer wieder Tätigkeiten auf, für die zwei Bereiche verantwortlich sind – oder keiner. Die RACI-Matrix IFS Logistics V3 ordnet 71 Tätigkeiten aus allen 31 Prozessen 14 Rollen nach dem Prinzip Verantwortung, Durchführung, Mitwirkung und Information zu, jeweils mit IFS-Anforderung und regelnder Verfahrensanweisung. Jede Zeile wird automatisch auf genau eine Verantwortung und mindestens eine Durchführung geprüft. Rollenprofile zeigen die Last je Rolle und den Stand der Kenntnisbestätigung; Wissensabfragen bei Begehungen und Audits belegen, dass die Verantwortung im Betrieb tatsächlich bekannt ist.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Eindeutigkeit, Kenntnisquote, Zuordnungen je Rolle und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Normbezug, Blattübersicht, Vorgehen in sechs Schritten und Bewertungslogik
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• RACI-Matrix mit Tätigkeiten, Prozessbezug, IFS-Anforderung, KO- und Pflichtangaben-Kennzeichnung
• Regelung je Tätigkeit mit Verfahrensanweisung und Abschnitt
• Automatische Prüfung je Zeile und Spalte für Klärungen
• Rollenprofile mit Anzahl der Zuordnungen, Konzentration und Stellenbeschreibung
• Kenntnisbestätigung je Rolle mit Fälligkeit
• Kenntnisnachweis durch Wissensabfragen mit Quote, Bewertung und Maßnahme
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Geschäftsführung, IFS-Beauftragte, Personalabteilung und Qualitätsmanagement in Logistikunternehmen, die

• Verantwortlichkeiten über Lager, Transport, Technik und Verwaltung hinweg eindeutig regeln wollen,
• die Wirksamkeit nach KO Nr. 1 mit Befragungen im Betrieb belegen müssen,
• Stellenbeschreibungen, Organigramm und Verfahrensanweisungen aufeinander abstimmen möchten.

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Häufige Fragen

Was bedeuten R, A, C und I?

A steht für die Verantwortung und darf je Tätigkeit genau einmal vergeben werden, R für die Durchführung, C für die Mitwirkung und I für die Information. Fehlt ein A oder ist es mehrfach vergeben, zeigt die Prüfspalte einen Hinweis.

Wie wird die Kenntnis der Verantwortung nachgewiesen?

Durch die jährliche Kenntnisbestätigung je Rolle und durch Wissensabfragen bei Begehungen und Audits. Die Quote richtiger Antworten wird mit dem Zielwert verglichen; bei Verfehlung wird eine Maßnahme mit Termin erfasst.

Was zeigt die Konzentration je Rolle?

Sie zeigt, wenn eine Rolle einen großen Anteil aller Verantwortungen trägt. Das ist ein Hinweis, Vertretung und Abhängigkeit von Einzelpersonen zu prüfen.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Tätigkeiten, Rollen, Rolleninhaber, Stichprobengröße, Zielquote, Konzentrationsschwelle und Turnus der Kenntnisbestätigung pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.