Excel-Tool Zertifikatsregister IFS Logistics V3 – Dienstleisterzertifikate, Gleichwertigkeit und ausgelagerte Prozesse

Ein abgelaufenes Zertifikat beim Kühlhaus oder Tankreiniger fällt oft erst auf, wenn die Ware schon dort ist. Das Zertifikatsregister IFS Logistics V3 führt alle Zertifikate und gleichwertigen Nachweise der Lager-, Transport-, Spotmarkt- und Verarbeitungsdienstleister – von IFS Logistics, IFS Food und BRCGS über ISO 22000 und SQAS bis zu Bio-Kontrollbescheinigung und Halal – mit Zertifikatsnummer, COID, Zertifizierungsstelle, Geltungsbereich und Gültigkeit. Die Gültigkeitsampel warnt 60 Tage vor Ablauf, der monatliche Abgleich mit IFS-Datenbank, BRCGS Directory oder TRACES wird je Nachweis überwacht. Für nicht GFSI-anerkannte Standards bewerten Sie die Gleichwertigkeit anhand von sieben inhaltlichen und drei K.O.-Kriterien. Ausgelagerte logistische Verarbeitungsdienstleistungen führen Sie mit Zulassungsweg, Kundenzustimmung, Vereinbarung, Bewertung und Information der Zertifizierungsstelle. Das Dashboard zeigt gültige, ablaufende und abgelaufene Nachweise je Standard und die Abläufe der nächsten zwölf Monate.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Gültigkeit, Datenbankabgleich, Gleichwertigkeit, ausgelagerten Prozessen und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Zertifikatsregister mit Dienstleister, Standort, Dienstleistertyp, Kritikalität, Standard und Anerkennung
• Zertifikatsnummer, COID, Zertifizierungsstelle, Geltungsbereich, Standortprüfung, Niveau und Auditart
• Gültig ab und bis, Resttage, Gültigkeitsampel, Prüfquelle und Datenbankabgleich
• Folgezertifikat, Ablage, Status und automatisch abgeleitete nächste Maßnahme
• Gleichwertigkeitsbewertung mit sieben inhaltlichen und drei K.O.-Kriterien, Erfüllungsgrad und Auflagen
• Register ausgelagerter Prozesse mit Zulassungsweg, Lieferantenaudit, Kundenzustimmung, Vereinbarung und Bewertung
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Einkauf und Qualitätsmanagement in Logistikunternehmen, die

• Zertifikate ihrer Dienstleister zentral führen und Abläufe rechtzeitig erkennen wollen,
• Gültigkeit und Geltungsbereich regelmäßig in den Datenbanken der Standardeigner prüfen möchten,
• ausgelagerte Verarbeitungsdienstleistungen und nicht GFSI-anerkannte Standards nachvollziehbar zulassen wollen.

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Häufige Fragen

Welche Nachweise kann ich erfassen?

IFS Logistics, IFS Food, IFS PACsecure, BRCGS Storage & Distribution, BRCGS Packaging, FSSC 22000, ISO 22000, sonstige Standards, SQAS Tank Cleaning, ECD-Aussteller, Bio-Kontrollbescheinigung, Halal oder Koscher sowie Dienstleistungsverträge ohne Zertifikat. Die Liste ist erweiterbar.

Wie funktioniert der Datenbankabgleich?

Je Standard ist eine Prüfquelle hinterlegt, etwa IFS-Datenbank, BRCGS Directory, SQAS-Datenbank oder TRACES. Ist der letzte Abgleich älter als 31 Tage, zeigt die Arbeitsmappe „fällig“ und schlägt den Abgleich als nächste Maßnahme vor.

Wann ist ein Standard gleichwertig?

Wenn die drei K.O.-Kriterien – akkreditierte Zertifizierungsstelle, mindestens jährliches Audit und passender Geltungsbereich – erfüllt sind und der Erfüllungsgrad mindestens 90 % beträgt. Ab 70 % gilt der Standard als bedingt gleichwertig mit vertraglichen Zusatzmaßnahmen.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Standards, Prüfquellen, Dienstleistertypen, Vorwarnzeit, Abgleichintervall, Schwellen für die Gleichwertigkeit und Bewertungsintervalle pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.