Excel-Tool Ausweichkapazitäten Kühlung IFS Logistics V3 – Notfalldienstleister, Verfügbarkeitstests und Zeitreserve

Hauptalarm im TK-Raum um drei Uhr nachts: Reicht die Zeit, bis der Kälte-Notdienst eintrifft, oder muss jetzt umgelagert werden – und wohin? Die Ausweichkapazitäten Kühlung IFS Logistics V3 führen alle Optionen in einer Liste: freie eigene Kühlbereiche, eigene Kühlfahrzeuge und Wechselbrücken, Mietcontainer, externe Kühlhäuser, Kühltransporte, Notstromaggregate, Kälte-Notdienste und mobile Klimageräte. Je Eintrag stehen Rang in der Alarmkette, Entfernung, Erreichbarkeit rund um die Uhr, Temperaturbereich, Kapazität, zugesagte Reaktionszeit, Zertifikat, Lieferantennummer und Vertragsstatus. Verfügbarkeitstests wie Testanruf außerhalb der Betriebszeit, Reservierungsanfrage, Probelauf, Lastprobe oder Realeinsatz werden protokolliert; daraus berechnet die Arbeitsmappe Testfälligkeit und Einsatzbereitschaft. Für jeden Kühlbereich ermittelt sie aus Sollwert, Hauptalarmgrenze und Erwärmungsrate die Zeitreserve, vergleicht den Bedarf im Ausfall mit der einsatzbereiten Kapazität und empfiehlt Abwarten oder Umlagerung.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit einsatzbereiten und eingeschränkten Einträgen, überfälligen Tests, Ausweichplätzen je Temperaturbereich, Deckungsgrad, Notstrom, Kälte-Notdienst und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Liste der Ausweichkapazitäten und Notfalldienstleister mit Kategorie, Rang, Entfernung, Ansprechpartner und Erreichbarkeit
• Temperaturbereich, Kapazität, zugesagte und maximale Reaktionszeit je Eintrag
• Zertifikat, Lieferantennummer, Vertragsstatus und Vertragslaufzeit mit Vorwarnung
• Letzter Test, Testergebnis, Testintervall, nächster Test, Testfälligkeit und Einsatzbereitschaft
• Protokoll der Verfügbarkeitstests mit Testart, Uhrzeit, Erreichbarkeit außerhalb der Betriebszeit, bestätigter Kapazität und Ergebnis
• Abdeckung je Kühlbereich mit Bedarf im Ausfall, Zeitreserve bis Hauptalarm, Deckungsgrad und Entscheidung
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten, Parameter und Auswertungstabellen

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitungen, Technik und Disposition in Logistikunternehmen mit Kühl- und Tiefkühllager, die

• für jeden Kühlbereich wissen wollen, wie viel Zeit bei einem Ausfall bleibt,
• Ausweichlager, Container, Notstrom und Kälte-Notdienst vertraglich und getestet vorhalten möchten,
• Lücken in der Ausweichkapazität rechtzeitig erkennen und schließen wollen.

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Häufige Fragen

Wie wird die Zeitreserve berechnet?

Aus dem Abstand zwischen Sollwert und Hauptalarmgrenze geteilt durch die Erwärmungsrate je Stunde. Übersteigt die Zeitreserve die Eintreffzeit des Kälte-Notdienstes plus Puffer, als Muster eine Stunde, kann die Reparatur abgewartet werden; sonst wird die Umlagerung vorbereitet.

Wann gilt ein Eintrag als einsatzbereit?

Wenn der letzte Test erfolgreich und nicht überfällig ist, ein gültiger Vertrag besteht und die zugesagte Reaktionszeit die maximale Reaktionszeit der Kategorie einhält. Fehlender Vertrag, zu lange Reaktion oder ein überfälliger Test führen zu „eingeschränkt“.

Wie wird der Deckungsgrad ermittelt?

Die einsatzbereiten Palettenplätze im gleichen Temperaturbereich und mit Multi-Temperatur werden dem Bedarf des Kühlbereichs im Ausfall gegenübergestellt, also Plätze mal Belegung. Ab 100 % ist die Deckung ausreichend, ab 50 % teilweise.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Kategorien mit Rang, Testintervall und maximaler Reaktionszeit, Temperaturbereiche, Vertragsstatus, Testarten, Vorwarnzeiten, Zielwerte für die Deckung, Puffer und Notstrombedarf pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.