Verfahrensanweisung Standortbegehungen IFS Logistics V3 – Themen, risikobasierte Häufigkeit, Klassifizierung, Maßnahmen

Die Begehungsprotokolle der letzten Monate enthalten keine einzige Feststellung, beim IFS-Audit findet der Auditor trotzdem eine gerissene Lampenabdeckung und Taubenkot an der Rampe. Die Häufigkeit der Begehungen wurde einmal festgelegt und seitdem nie angepasst. Die Verfahrensanweisung Standortbegehungen IFS Logistics V3 grenzt die Begehung vom internen Audit und vom Food-Defense-Rundgang ab und legt acht Begehungsthemen mit Mindest-Prüfinhalten fest, darunter die fünf Themen aus 5.2.1*. Eine Risikopunktzahl aus fünf Faktoren bestimmt je Bereich die Mindesthäufigkeit von vierteljährlich bis wöchentlich, mit Regeln für Herauf- und Herabstufung nach den Ergebnissen. Jahresplanung mit Schicht-, Saison- und Spitzenzeitabdeckung, unangekündigte und anlassbezogene Begehungen, Qualifikation der Begehungsteams mit Kreuzbegehung sowie Vorbereitung und Ablauf vor Ort mit Mitarbeiterbefragung sind beschrieben. Die Klassifizierung kritisch, Hauptabweichung, gering mit Fristen, der Erfüllungsgrad, das Maßnahmenmanagement in sieben Schritten, die Trendauswertung und Regeln für externe Läger, Fahrzeuge und die Wiederinbetriebnahme nach Baumaßnahmen schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozessablauf, Normbezug, Turnus und Messgrößen
• Ziel, Geltungsbereich, Verantwortungsmatrix und Begriffe
• Grundsätze und Abgrenzung zu internem Audit und Food-Defense-Rundgang
• Acht Begehungsthemen mit Mindest-Prüfinhalten und Themenrotation
• Risikopunktzahl und risikobasierte Begehungshäufigkeit
• Jahresplanung, zeitliche Verteilung, Begehungsteams und Qualifikation
• Vorbereitung, Ablauf vor Ort und Dokumentation im Protokoll
• Klassifizierung K/H/G, Erfüllungsgrad und Maßnahmenmanagement
• Trendauswertung, externe Läger, Fahrzeuge und Wiederinbetriebnahme
• Anhänge: Beispielrechnung, Begehungsprotokoll, Prüfkriterien, Verweise

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitung, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die Häufigkeit ihrer Begehungen nachvollziehbar begründen wollen,
• Begehungen auch in Nacht- und Wochenendschichten durchführen müssen,
• Feststellungen konsequent bis zur Wirksamkeit verfolgen möchten.

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Häufige Fragen

Was regelt die Verfahrensanweisung?

Sie regelt Standortbegehungen IFS Logistics V3: Themen und Prüfinhalte, risikobasierte Häufigkeit, Jahresplan, Begehungsteams, Durchführung, Klassifizierung der Feststellungen, Maßnahmenverfolgung, Trendauswertung und externe Läger.

Worin unterscheidet sich die Begehung vom internen Audit?

Das interne Audit prüft die Wirksamkeit des Systems gegen alle IFS-Anforderungen innerhalb von 12 Monaten. Die Begehung prüft kurzzyklisch den sichtbaren Zustand vor Ort zu festgelegten Themen; Bereichsverantwortliche dürfen eigene Bereiche begehen.

Sind Begehungsplan und Fragenkatalog enthalten?

Die Vorlage enthält eine Beispielrechnung, ein Muster-Begehungsprotokoll und Prüfkriterien je Thema. Excel-Begehungsplan, Fragenkatalog und Formular Begehungsprotokoll sind eigene Dokumente; diese gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Begehungsbereiche, Faktoren, Häufigkeiten, Fristen und Begehungsleitungen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.