Verfahrensanweisung Internes Audit IFS Logistics V3 – Auditverfahren, Auditprogramm, Risikobewertung, Bericht

Im Auditprogramm stehen nur Kapitelüberschriften, das Außenlager wurde seit 16 Monaten nicht auditiert, und der Lagerleiter hat seinen eigenen Bereich geprüft. Den Bericht kennt nur der IFS-Beauftragte, die Geschäftsführung hat ihn nie gesehen. Die Verfahrensanweisung Auditverfahren IFS Logistics V3 legt fest, dass jede einzelne Anforderung des Standards innerhalb von 12 Monaten geplant und spätestens nach 15 Monaten erneut auditiert wird, inklusive aller Außenläger und gemieteten Lagerflächen, mit Fristüberwachung per Ampel und Abdeckungsnachweis. Eine Risikobewertung mit sechs Kriterien bestimmt Risikoklasse und Auditfrequenz kritischer Tätigkeiten. Anlassbezogene und unangekündigte interne Audits, Qualifikationsanforderungen für interne und leitende Auditoren sowie Regeln zur Unabhängigkeit sind festgelegt. Vorbereitung und Durchführung in je fünf bzw. sieben Schritten, die Bewertung nach dem IFS-Bewertungssystem mit Punkten und Folgen, Mindestinhalte des Auditberichts, die Kommunikation an Geschäftsführung und Verantwortliche, Korrekturmaßnahmen mit Fristen und die jährliche Bewertung der Wirksamkeit des Programms schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozessablauf, Normbezug, Turnus und Messgrößen
• Ziel, Geltungsbereich mit Auditarten, Verantwortungsmatrix und Begriffe
• Grundsätze des internen Auditprogramms nach KO Nr. 5
• Aufbau des Auditprogramms und Überwachung der 12-/15-Monats-Frist
• Anlassbezogene und unangekündigte interne Audits
• Risikobewertung und Auditfrequenz kritischer Tätigkeiten
• Qualifikation und Unabhängigkeit der Auditoren
• Vorbereitung, Durchführung und Bewertung nach IFS-Bewertungssystem
• Auditbericht, Kommunikation, Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeit
• Anhänge: Abdeckungsnachweis, Risikobeispiel, Auditplan, Verweise

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, interne Auditoren, Geschäftsführung und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die KO-Anforderung Nr. 5 im Audit belastbar nachweisen wollen,
• Außenläger und gemietete Flächen in das Programm einbinden müssen,
• interne Audits mit dem IFS-Bewertungssystem vergleichbar machen möchten.

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Häufige Fragen

Was regelt die Verfahrensanweisung?

Sie regelt das Auditverfahren IFS Logistics V3 für interne Audits: Auditprogramm mit 12-/15-Monats-Frist, Risikobewertung, Auditoren und Unabhängigkeit, Durchführung, Bewertung, Bericht, Kommunikation, Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeit.

Wie oft müssen kritische Tätigkeiten auditiert werden?

Mindestens einmal je 12 Monate. Die Risikobewertung mit sechs Kriterien ordnet Tätigkeiten einer Frequenz von einmal, zweimal oder dreimal jährlich zu. Tätigkeiten mit direktem Einfluss auf die Produktsicherheit werden mindestens zweimal auditiert.

Sind Fragenkatalog und Formulare enthalten?

Die Vorlage enthält Muster für Abdeckungsnachweis, Risikobewertung, Auditplan und Feststellungsblatt. Fragenkatalog, Excel-Auditprogramm und die Formulare für Auditbericht und Auditorenqualifikation sind eigene Dokumente; diese gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Planungsmonat, Fristen, Qualifikationsanforderungen und Maßnahmenfristen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.