Mit der Verfahrensanweisung Managementbewertung IFS Food erhält die Geschäftsführung einen klar strukturierten Ablauf für Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung der Managementbewertung. Die VA-1-01 unterstützt dabei, relevante Leistungsdaten, Risiken, Auditergebnisse, Kundenrückmeldungen und lebensmittelsicherheitsrelevante Entwicklungen systematisch zusammenzuführen und daraus nachvollziehbare Entscheidungen und Maßnahmen abzuleiten.
Die editierbare Word-Vorlage ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 1.3 ausgerichtet und berücksichtigt ergänzend ISO 22000:2018 Kapitel 9.3 sowie die Bewertung der fortdauernden Wirksamkeit des HACCP-Systems.
Die Managementbewertung ist der zentrale Nachweis dafür, dass die oberste Leitung das Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem tatsächlich steuert und nicht lediglich formal freigibt. Im Audit ist deshalb nicht nur relevant, dass eine Managementbewertung stattgefunden hat. Entscheidend ist vielmehr, ob aussagekräftige Daten bewertet, Entwicklungen erkannt, Entscheidungen getroffen und daraus konkrete Verantwortlichkeiten und Maßnahmen abgeleitet wurden.
Die VA-1-01 strukturiert diesen Prozess so, dass Managemententscheidungen nachvollziehbar aus Auditergebnissen, Kundeninformationen, Prozessleistungen, Risiken, Ressourcenbedarf und weiteren relevanten Entwicklungen abgeleitet werden können.
Zusätzlich berücksichtigt die Vorlage die IFS-Food-V8-Vorgabe, die Managementbewertung innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums zu planen und den tatsächlichen Durchführungszeitraum von 15 Monaten nicht zu überschreiten.
Die VA-1-01 beschreibt die zeitliche Planung der Managementbewertung nach IFS Food Version 8. Die Planung erfolgt innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums; zwischen zwei Managementbewertungen darf der tatsächliche Zeitraum 15 Monate nicht überschreiten.
Zusätzlich können wesentliche Änderungen oder Ereignisse anlassbezogen bewertet werden. Die Geschäftsführung entscheidet abhängig von Bedeutung und Auswirkungen, ob eine zusätzliche Managementbewertung, eine ergänzende Leitungsentscheidung oder eine Bearbeitung über den jeweiligen Fachprozess erforderlich ist.
Die Vorlage führt die relevanten Informationsquellen des Managementsystems zusammen. Dazu gehören unter anderem der Status früherer Maßnahmen, interne und externe Veränderungen, Audit- und Behördenfeststellungen, Kundenrückmeldungen, Prozessleistungen und Produktkonformität.
Auch Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen, Überwachungs- und Messergebnisse, Risiken und Chancen, Ressourcenbedarf sowie Ergebnisse des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses werden berücksichtigt.
Die Unternehmenspolitik und die festgelegten Ziele werden auf ihre fortdauernde Angemessenheit und Wirksamkeit überprüft. Damit wird bewertet, ob die strategische Ausrichtung weiterhin zu den tatsächlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen des Unternehmens passt.
Auch die Lebensmittelsicherheitskultur wird systematisch behandelt. Die Vorlage berücksichtigt dabei unter anderem Kommunikation, Schulung, Verhalten der Mitarbeitenden und geeignete Feedbackmechanismen sowie deren Entwicklung.
Die Managementbewertung beschränkt sich nicht auf klassische Qualitätskennzahlen. Auch die Ergebnisse der Food-Fraud- und Food-Defense-Bewertungen werden einbezogen und auf Veränderungen oder neue Schwachstellen geprüft.
Darüber hinaus wird das Ergebnis des zuletzt durchgeführten Rückruftests berücksichtigt. Relevante Änderungen an Produkten, Rohstoffen, Prozessen, Anlagen oder Gefahrenkenntnissen werden daraufhin bewertet, ob sie ordnungsgemäß in der Gefahrenanalyse und im HACCP-System berücksichtigt wurden.
Die Ergebnisse der Managementbewertung führen zu nachvollziehbaren Entscheidungen und Maßnahmen. Dazu können beispielsweise Verbesserungsmaßnahmen, Änderungen am Managementsystem, Anpassungen von Zielen oder zusätzliche Ressourcen gehören.
Beschlossene Maßnahmen werden einer verantwortlichen Person und einem Termin zugeordnet. Dadurch wird vermieden, dass Entscheidungen lediglich allgemein formuliert werden und später nicht nachvollziehbar umgesetzt werden können.
Beschlossene Maßnahmen werden über das Maßnahmenverfolgungssystem überwacht. Umfang und Häufigkeit der Nachverfolgung richten sich nach Bedeutung, Risiko und vereinbartem Umsetzungstermin.
Bei erkennbaren Terminüberschreitungen oder wesentlichen Umsetzungshindernissen erfolgt eine angemessene Eskalation. Soweit erforderlich, wird nach Umsetzung zusätzlich bewertet, ob die Maßnahme den vorgesehenen Zweck tatsächlich erreicht hat.
Die VA-1-01 verbindet die Managementbewertung mit zentralen Informationsquellen des Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystems und schafft damit eine Grundlage für nachvollziehbare Managemententscheidungen.
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