Verfahrensanweisung Prozesslandschaft & Verantwortlichkeiten – IFS Food V8

Verfahrensanweisung Prozesslandschaft & Verantwortlichkeiten – IFS Food V8

Mit der Verfahrensanweisung Prozesslandschaft IFS Food schaffen Sie eine klare Struktur für Prozesse, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Schnittstellen Ihres Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystems. Die VA-0-01 unterstützt dabei, Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse nachvollziehbar zu strukturieren, Prozesseigner festzulegen und Zuständigkeiten so zu dokumentieren, dass sie nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern im betrieblichen Alltag eindeutig anwendbar sind.

Die vollständig editierbare Word-Vorlage ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 1.2 ausgerichtet und berücksichtigt ergänzend ISO 22000:2018 Kapitel 4.4 und 5.3 sowie die organisatorischen Voraussetzungen eines funktionsfähigen HACCP-Systems.

Ihre Vorteile mit einer Prozesslandschaft nach IFS Food

• Auf IFS Food Version 8 ausgerichtet: Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten und Managementbefugnisse werden systematisch mit der betrieblichen Prozessstruktur verbunden.
• Klare Prozessverantwortung: Prozesseigner, Zuständigkeiten, Befugnisse und Schnittstellen werden nachvollziehbar definiert und voneinander abgegrenzt.
• Typische Auditschwachstellen vermeiden: Unklare Zuständigkeiten, nicht geregelte Eskalationswege und Lücken an Prozessschnittstellen können gezielt erkannt und vermieden werden.
• Direkt einsetzbar: Sofort-Download im MS Word Format, vollständig frei editierbar und ohne Abo-Zwang.

Warum die Prozesslandschaft im IFS Food Audit wichtig ist

Eine Prozesslandschaft muss mehr leisten als eine grafische Übersicht über Abteilungen und Abläufe. Für ein wirksames Managementsystem muss nachvollziehbar sein, welche Prozesse vorhanden sind, wie diese zusammenwirken, wer für ihre Steuerung verantwortlich ist und welche Befugnisse für lebensmittelsicherheitsrelevante Entscheidungen bestehen.

Genau hier setzt die VA-0-01 an. Sie verbindet die übergeordnete Prozessstruktur mit konkreten Verantwortlichkeiten und schafft damit die organisatorische Grundlage für ein funktionierendes Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem. Die Vorlage berücksichtigt ausdrücklich, dass Auditoren Zuständigkeiten nicht nur anhand von Dokumenten bewerten, sondern deren tatsächliche Bekanntheit und Umsetzung auch durch Mitarbeiterbefragungen nachvollziehen können. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

Damit unterstützt die Verfahrensanweisung Unternehmen dabei, Prozessorganisation, Organigramm, Verantwortlichkeitsmatrix und operative Zuständigkeiten widerspruchsfrei miteinander zu verbinden.

Inhalte der Verfahrensanweisung Prozesslandschaft IFS Food

Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen systematisch strukturieren

• Prozesslandschaft: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse werden voneinander abgegrenzt und in ihrer Funktion innerhalb des Managementsystems beschrieben.
• Prozesseigner und Befugnisse: Verantwortlichkeiten werden rollenbezogen definiert und mit fachlichen sowie organisatorischen Befugnissen verbunden.
• Schnittstellen und Eskalation: Kritische Übergaben zwischen Prozessen sowie Melde- und Eskalationswege werden nachvollziehbar geregelt.

Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse abbilden

Die VA-0-01 arbeitet mit einem Drei-Ebenen-Modell aus Führungsprozessen, Kernprozessen und Unterstützungsprozessen. Dadurch lässt sich die Unternehmensorganisation entlang der tatsächlichen Wertschöpfung und ihrer erforderlichen Steuerungs- und Unterstützungsfunktionen darstellen.

Zu den Führungsprozessen zählen beispielsweise Unternehmensführung und Strategie, Managementbewertung, Risiko- und Chancenmanagement, interne Audits und Dokumentenlenkung. Die Kernprozesse reichen vom Einkauf und Lieferantenmanagement über Wareneingang und Produktion bis zu Qualitätskontrolle, Versand und Reklamationsmanagement. Ergänzend werden unter anderem Personal, Instandhaltung, Reinigung, Schädlingsbekämpfung und IT als Unterstützungsprozesse berücksichtigt. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Prozesssteckbriefe mit der Prozesslandschaft verbinden

Die übergeordnete Prozesslandschaft wird durch detaillierte Prozesssteckbriefe ergänzt. Für jeden Prozess können Prozessziel, Input und Output, Prozesseigner, vor- und nachgelagerte Prozesse, Kennzahlen, Risiken, mitgeltende Unterlagen sowie Prüf- und Freigabekriterien festgelegt werden.

Dadurch bleibt die Prozesslandschaft übersichtlich, während die erforderliche operative Detailtiefe im Prozesssteckbrief-Register abgebildet werden kann. Bei wesentlichen Prozessänderungen werden beide Ebenen gemeinsam betrachtet und aktualisiert. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

Prozesseigner und Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen

Jeder Prozess erhält einen benannten Prozesseigner. Dieser übernimmt die Verantwortung für die Leistungsfähigkeit des jeweiligen Prozesses und koordiniert auch bereichsübergreifende Schnittstellen.

Die Verfahrensanweisung beschreibt unter anderem die Verantwortung für Prozessziele, Ressourcen, Kennzahlen, Verbesserungsmaßnahmen, Schnittstellen, relevante Anforderungen sowie die Aktualisierung des zugehörigen Prozesssteckbriefs. Gleichzeitig wird die Rolle des Prozesseigners bewusst von einer disziplinarischen Führungsverantwortung unterschieden. :contentReference[oaicite:4]{index=4}

Managementbefugnisse für Lebensmittelsicherheit definieren

Für lebensmittelsicherheitsrelevante Entscheidungen werden Rollen und Befugnisse eindeutig beschrieben. Neben der Gesamtverantwortung der Geschäftsführung berücksichtigt die VA insbesondere die Funktion des Lebensmittelsicherheitsbeauftragten beziehungsweise QMB sowie die Aufgaben des HACCP-Teams.

Die Vorlage beschreibt unter anderem direkte Berichtswege, fachliche Weisungsbefugnisse in Fragen der Lebensmittelsicherheit und die Möglichkeit, bei einer akuten Gefährdung unverzüglich einzugreifen. Auch die Verantwortlichkeiten des multidisziplinären HACCP-Teams bei Änderungen werden berücksichtigt. :contentReference[oaicite:5]{index=5}

Prozessschnittstellen kontrolliert steuern

Besondere Aufmerksamkeit erhalten die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen. Die VA berücksichtigt beispielsweise Übergaben vom Wareneingang an die Produktion, von der Produktion an die Qualitätskontrolle und von der Qualitätskontrolle an den Versand.

Für sicherheitsrelevante Übergabepunkte werden Informationen, Übergabeformen und erforderliche Bestätigungen beschrieben. Weitere Schnittstellen können prozessbezogen über die jeweiligen Prozesssteckbriefe konkretisiert werden. :contentReference[oaicite:6]{index=6}

Organisations- und Prozessänderungen kontrolliert umsetzen

Änderungen an Prozessen oder Verantwortlichkeiten werden nicht isoliert betrachtet. Die VA-0-01 sieht eine Bewertung möglicher Auswirkungen auf angrenzende Prozesse, das HACCP-System und die bestehende Dokumentation vor.

Nach der Entscheidung werden betroffene Dokumente wie Organigramm, Verantwortlichkeitsmatrix und Prozesssteckbrief angepasst und die betroffenen Mitarbeitenden über neue Zuständigkeiten informiert. Bei lebensmittelsicherheitsrelevanten Prozessänderungen werden zusätzlich mögliche Auswirkungen auf Gefahrenanalyse und HACCP-Lenkungsmaßnahmen berücksichtigt. :contentReference[oaicite:7]{index=7}

Einbindung in das IFS Food Managementsystem

Die VA-0-01 bildet die organisatorische Basis für zahlreiche weitere Dokumente des Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystems. Verantwortlichkeiten und Prozessstrukturen werden dabei durch ergänzende Formulare und Register konkretisiert.

• RL-0-01 – Geltungsbereich / Zertifizierungsumfang
• FB-0-01 – Organigramm
• FB-0-04 – Verantwortlichkeitsmatrix
• FB-0-02 – Beauftragungsschreiben / Vollmacht – Weisungsbefugnis Lebensmittelsicherheit
• FB-0-03 – Notfall- und Krisenkontaktliste
• XL-0-03 – Prozesssteckbrief-Register

Technische Daten und Lieferumfang

• Format: Microsoft Word (.docx), vollständig frei editierbar und an die eigene Unternehmens-, Prozess- und Verantwortungsstruktur anpassbar.
• Umfang: 12 Seiten mit Prozessstammblatt, Drei-Ebenen-Prozessmodell, Prozesssteckbrief-Konzept, Prozesseigner-Systematik, Rollen und Befugnissen, Eskalationswegen, Schnittstellenmanagement und geregeltem Umgang mit Organisationsänderungen.
• Einsatzbereich: Lebensmittelhersteller, Geschäftsführung, Qualitätsmanagement, Lebensmittelsicherheitsbeauftragte, HACCP-Team, Bereichsleiter und Prozessverantwortliche.