Mit der Verfahrensanweisung Rückverfolgbarkeit HACCP schaffen Sie eine nachvollziehbare Verbindung vom Rohstoff über Produktion und Verpackung bis zur ausgelieferten Charge – und regeln gleichzeitig das Vorgehen bei Rücknahme und Produktrückruf. Die Vorlage unterstützt Lebensmittelunternehmen dabei, betroffene Chargen im Ernstfall schnell einzugrenzen, ihren Verbleib festzustellen und erforderliche Maßnahmen strukturiert einzuleiten.
Die VA-4-14 ist auf die Anforderungen von IFS Food Version 8, ISO 22000:2018 Kapitel 8.3 sowie Art. 18 und 19 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 ausgerichtet. Damit verbindet sie betriebliche Rückverfolgbarkeit mit den organisatorischen Abläufen für einen wirksamen Rückruf oder eine Rücknahme.
Ein Rückverfolgbarkeitssystem beweist seine Wirksamkeit nicht dadurch, dass Chargennummern vorhanden sind, sondern dadurch, dass betroffene Rohstoffe, Materialien, Produkte und Kunden im Bedarfsfall schnell und vollständig ermittelt werden können.
Im Audit ist deshalb insbesondere relevant, ob die Rückverfolgung tatsächlich in beide Richtungen funktioniert, Chargenverknüpfungen über sämtliche relevanten Prozessstufen nachvollziehbar sind und Mengen plausibel bilanziert werden können. Besondere Schwachstellen entstehen häufig an Übergabepunkten zwischen Wareneingang, Lagerung, Produktion, Verpackung und Versand.
Die VA-4-14 nimmt Unternehmen diese Strukturierungsarbeit ab und verbindet die tägliche Rückverfolgbarkeit mit dem Vorgehen im Rückruffall sowie der regelmäßigen praktischen Überprüfung durch einen Rückrufsimulationstest.
Die Verfahrensanweisung beschreibt, welche Informationen an den wesentlichen Prozessstufen für eine funktionierende Rückverfolgbarkeit benötigt werden. Berücksichtigt werden unter anderem Wareneingang, Lagerung, Produktion, Verpackung und Versand.
Besondere Aufmerksamkeit erhalten dabei die Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessstufen. Denn selbst ein grundsätzlich gut aufgebautes System kann seine Wirksamkeit verlieren, wenn beispielsweise bei der Übergabe vom Lager an die Produktion die Chargenzuordnung nicht vollständig weitergeführt wird.
Die VA unterscheidet zwischen Rücknahme und Rückruf und unterstützt die Bewertung, welche Maßnahme aufgrund des konkreten Sachverhalts erforderlich ist. Hierzu werden unter anderem eine mögliche Gesundheitsgefährdung, die Wahrscheinlichkeit einer bereits erfolgten Abgabe an Endverbraucher, die Schwere möglicher Auswirkungen, besonders gefährdete Verbrauchergruppen und gesetzliche Meldepflichten betrachtet.
Auf dieser Grundlage kann das Rückrufteam Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen nachvollziehbar festlegen und bei neuen Erkenntnissen anpassen.
Für den Rückruffall definiert die Vorlage konkrete Rollen für Geschäftsführung, Lebensmittelsicherheitsbeauftragte beziehungsweise Qualitätsmanagement, Produktion, Logistik und Vertrieb. Auch Stellvertretungen und die Erreichbarkeit relevanter Schlüsselpersonen werden berücksichtigt.
Der eigentliche Rückruf- beziehungsweise Rücknahmeprozess führt von der Erkennung und Alarmierung über Risikobewertung, Rückverfolgung und Sperrung bis zu Kommunikation, Rückholung, Dokumentation und Nachbereitung.
Ein zentraler Bestandteil der VA-4-14 ist die praktische Überprüfung des Systems durch einen Rückrufsimulationstest. Dabei wird eine Charge ausgewählt und sowohl rückwärts zu den relevanten Rohmaterialien als auch vorwärts zu den belieferten Kunden verfolgt.
Die Vorlage berücksichtigt dabei nicht nur die benötigte Zeit, sondern auch die Vollständigkeit der ermittelten Mengen. Festgestellte Schwachstellen werden ausgewertet und erforderliche Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet.
Die Verfahrensanweisung regelt die Schnittstellen zur internen und externen Kommunikation. Liegen die Voraussetzungen einer gesetzlichen Informations- oder Meldepflicht vor, wird die zuständige Behörde entsprechend den anwendbaren lebensmittelrechtlichen Anforderungen informiert.
Bei einem tatsächlichen Rückruf wird zusätzlich betrachtet, über welche Kommunikationswege betroffene Endverbraucher erreicht werden können. Gleichzeitig stellt eine abgestimmte interne Kommunikation sicher, dass Kunden- und Medienanfragen nicht unkoordiniert beantwortet werden.
Die Verfahrensanweisung Rückverfolgbarkeit & Rückruf ist in das übergeordnete Lebensmittelsicherheits- und Krisenmanagement eingebunden und greift auf weitere Dokumente des Systems zurück.
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