Excel-Tool Konformitätserklärungen IFS Logistics V3 – Lebensmittelkontaktmaterialien, Werkstoffmatrix und Stichprobenabgleich

Folienbeutel für offene Ware, Mehrwegkisten für Obst, Thermoboxen, Tankschläuche oder Handschuhe im Umpackbereich – für alles, was mit Lebensmitteln in Berührung kommen kann, muss der passende Nachweis vorliegen und aktuell sein. Das Register Konformitätserklärungen IFS Logistics V3 leitet den erforderlichen Nachweis aus einer Werkstoffmatrix ab: Kunststoff, recycelter Kunststoff, Papier und Karton, Metall, Gummi und Silikon, Holz, aktive Materialien, Schmierstoffe sowie Druckluft und Gase, jeweils mit Rechtsgrundlage, Nachweisstufe und letzter relevanter Rechtsänderung. Je Material erfassen Sie Ausrüstungsgruppe, Lieferant, Einsatzbereich, Art des Kontakts, Beistellung durch den Kunden und minimale Einsatztemperatur. Die Arbeitsmappe vergleicht vorliegenden und erforderlichen Nachweis, prüft Ausstellungsdatum gegen Rechtsänderung, Temperaturbereich der Erklärung und Prüfkriterien und berechnet die nächste Überprüfung. Daraus ergeben sich Status und Freigabe oder Sperre im WMS. Ein jährlicher Stichprobenabgleich zeigt, ob die vor Ort eingesetzten Materialien im Register stehen.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit gültigen, fehlenden und nachzufordernden Nachweisen, Sperren im WMS, Quote bei direktem Kontakt, Status je Ausrüstungsgruppe und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Werkstoffmatrix mit Rechtsanforderung, erforderlichem Nachweis, Nachweisstufe, Prüfschwerpunkten und letzter Rechtsänderung
• Register je Material mit Artikel-Nr., Ausrüstungsgruppe, Werkstoff, Lieferant, Einsatzbereich und Art des Kontakts
• Beistellung durch den Kunden, minimale Einsatztemperatur und automatisch ermittelte Rechtsgrundlage
• Vorliegender Nachweis mit Stufe, Ausstellungsdatum, Temperaturbereich, Prüfkriterien und Prüfdatum
• Nächste Überprüfung, Rechtsstand, Temperaturabdeckung, Status und Freigabe oder Sperre im WMS
• Stichprobenabgleich vor Ort mit Registerbezug, Ergebnis, Maßnahme, Verantwortung und Erledigung
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten, Parameter und Auswertungstabellen

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Einkauf, Technik und Lagerleitungen in Logistikunternehmen mit Food-Scope, die

• für jedes Kontaktmaterial den passenden Nachweis aktuell vorhalten wollen,
• Materialien ohne gültigen Nachweis im WMS zuverlässig sperren möchten,
• Rechtsänderungen und vom Kunden beigestellte Materialien systematisch berücksichtigen wollen.

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Häufige Fragen

Welcher Nachweis ist erforderlich?

Bei indirektem oder keinem Kontakt genügt eine technische Spezifikation. Bei direktem oder vorhersehbarem Kontakt gilt die Werkstoffmatrix, etwa die Erklärung nach Anhang IV der VO (EU) Nr. 10/2011 für Kunststoffe oder eine Herstellererklärung für Edelstahl.

Wann ist ein Nachweis ungültig?

Wenn die vorliegende Nachweisstufe unter der erforderlichen liegt, die Prüfkriterien nicht erfüllt sind oder die Mindesttemperatur der Erklärung über der Einsatztemperatur liegt. Ist die Erklärung älter als die letzte relevante Rechtsänderung, wird sie nachgefordert.

Wie oft wird überprüft?

Als Muster alle drei Jahre ab Ausstellung oder Prüfung, mit 30 Tagen Vorwarnzeit, sowie bei Änderung von Material, Lieferant, Prozess oder Recht. Zusätzlich gleichen Sie jährlich Stichproben vor Ort mit dem Register ab.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Werkstoffe und Rechtsgrundlagen, Nachweisarten mit Stufe, Ausrüstungsgruppen, Einsatzbereiche, Überprüfungsintervall, Vorwarnzeit und Anzahl der Stichproben pflegen Sie in den gelben Feldern und in den Blättern „Werkstoffmatrix“ und „Listen“.