Mit der Excel-Vorlage ISO 50001 Dokumentenlenkung erfassen Sie Basisdaten und Revisionsstände Ihrer mitgeltenden EnMS-Dokumente in einer zentralen Übersicht. Dokumenttitel, Dokumentennummer, Ersteller, Prüfung und Freigabe werden mit der Erstausgabe und nachfolgenden Änderungen zusammengeführt. So lässt sich die Entwicklung wichtiger dokumentierter Informationen nachvollziehbar darstellen.
Das Revisionsverzeichnis ergänzt ein übergeordnetes Dokumentenregister um die zeitliche Änderungshistorie. Für jedes aufgenommene Dokument können die Erstausgabe sowie mehrere nachfolgende Revisionsstände mit Revisionsnummer und Datum dokumentiert werden.
Die Tabellenstruktur enthält neben der Erstausgabe sechs separate Änderungsstände. Dadurch bleibt die Revisionsentwicklung eines Dokuments unmittelbar in einer Tabellenzeile sichtbar, ohne einzelne Versionshistorien öffnen zu müssen.
ISO 50001 verlangt die angemessene Lenkung dokumentierter Informationen. Dazu gehört unter anderem, dass dokumentierte Informationen verfügbar und geeignet geschützt sind und Aktivitäten wie Verteilung, Zugriff, Speicherung, Aufbewahrung sowie die Lenkung von Änderungen angemessen berücksichtigt werden. Ein Revisionsverzeichnis kann insbesondere die nachvollziehbare Lenkung von Änderungen und Versionsständen unterstützen.
Die Norm schreibt weder ein separates Revisionsverzeichnis noch diese konkrete Tabellenstruktur vor. Die Vorlage ist daher als praktisches Werkzeug innerhalb der unternehmenseigenen Dokumentenlenkung zu verstehen.
XL-E7-04 kann ergänzend zu einem zentralen ISO-50001-Dokumentenregister eingesetzt werden: Das Dokumentenregister bildet den aktuellen Dokumentenbestand ab, während das Revisionsverzeichnis die Entwicklung ausgewählter Dokumente über mehrere Änderungsstände nachvollziehbar macht.
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