Revisionsverzeichnis ISO 50001 – Dokumentenliste mit Änderungsprotokoll (Excel)

Welche Revision ist gültig, wer hat sie freigegeben und wann muss das Dokument wieder geprüft werden? Kapitel 7.5 der ISO 50001:2018 verlangt, dokumentierte Information zu kennzeichnen, zu prüfen und freizugeben, verfügbar zu halten, zu schützen und Änderungen zu überwachen. Das gilt auch für Dokumente externer Herkunft wie Normen, rechtliche Anforderungen oder Herstellerunterlagen. Das Revisionsverzeichnis ISO 50001 setzt diese Lenkung in einer Arbeitsmappe um. Im Blatt Dokumente führen Sie je Dokument Nummer, Titel, Herkunft, Verantwortung, Freigabe, Revision, Freigabedatum, Prüfintervall, Status, Ablage und Aufbewahrungsfrist. Typ und Kapitel ergibt die Mappe aus der Dokumentnummer, die nächste Prüfung aus Freigabedatum und Intervall. Jede neue Revision erfassen Sie im Änderungsprotokoll mit Revision alt und neu, Art und Grund der Änderung, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Kennzeichnung der Vorversion. Ein automatischer Abgleich meldet, wenn die Revision im Verzeichnis nicht zum Protokoll passt oder Lenkungsschritte offen sind.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu gelenkten und freigegebenen Dokumenten, überfälligen Prüfungen, Änderungen im laufenden Jahr, offenen Lenkungsschritten und Prüfhinweisen
• Liste der Dokumente mit fälliger oder überfälliger Prüfung nach Datum
• Zwei Diagramme: Dokumente je Typ und Prüfstatus sowie Prüfstatus aller Dokumente
• Dokumentenliste für bis zu 60 Dokumente mit 39 Mustern von Handbuch, Politik und Verfahrensanweisungen über Formblätter und Excel-Werkzeuge bis zu externen Dokumenten
• Typ und Kapitel automatisch aus Präfix und Kapitelkennung der Dokumentnummer
• Herkunft, Verantwortung, Freigabe durch, Revision, Freigabedatum, Prüfintervall und nächste Prüfung
• Status von Entwurf bis Zurückgezogen, Ablage, Aufbewahrungsfrist und Prüfstatus
• Änderungsprotokoll für bis zu 60 Revisionen mit Art und Grund der Änderung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Vorversion
• Abgleich „Aktuell im Verzeichnis“ und Hinweis bei abweichender Revision
• Anpassbare Vorwarnzeit, Standard-Prüfintervall, Auswahllisten, Begriffe, Überprüfungsprotokoll, Stammdaten und Anleitung

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Dokumentenverantwortliche, QM- und Managementsystembeauftragte und Berater, die

• alle Dokumente ihres EnMS mit gültiger Revision übersichtlich führen wollen,
• Prüftermine und offene Freigaben rechtzeitig erkennen möchten,
• jede Änderung nachvollziehbar mit Grund und Freigabe belegen wollen.

Zu dokumentierter Information und Energiemanagement finden Sie passende Unterlagen in unserer Kategorie Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Welche Dokumente gehören ins Verzeichnis?

Alle gelenkten Dokumente des EnMS, etwa Handbuch, Politik, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter, Checklisten und Excel-Werkzeuge, sowie Dokumente externer Herkunft wie Normen, rechtliche Anforderungen und Herstellerunterlagen.

Wie werden externe Dokumente gelenkt?

Sie erhalten eine eigene Nummer EXT-nn, eine Verantwortung und ein Prüfintervall. Bei jeder Prüfung wird kontrolliert, ob eine neue Ausgabe vorliegt, etwa eine geänderte Norm oder Rechtsvorschrift.

Was passiert mit ungültigen Fassungen?

Die Vorversion wird im Änderungsprotokoll als gekennzeichnet nachgewiesen. Zurückgezogene Dokumente bleiben mit Status und Ablage im Archiv sichtbar, damit sie nicht versehentlich verwendet werden.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die Verfahrens- und Arbeitsanweisung zu dokumentierten Informationen, das Formular Dokumentenfreigabe, die Archivierungsrichtlinie, das Energiemanagement-Handbuch und das Rechtskataster gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.