Richtlinie Gute Dokumentationspraxis IFS Logistics V3 – Ausfüllen, Korrigieren und Abzeichnen

Uhrzeiten der Laderaumkontrolle, die nicht zur Torbelegung im WMS passen, Korrekturflüssigkeit im Temperaturprotokoll, vorausgefüllte Zeilen oder ein Kürzel, das in keiner Liste steht – solche Funde stellen die Glaubwürdigkeit aller Aufzeichnungen infrage. Diese Richtlinie macht Gute Dokumentationspraxis für Lager, Rampe, Kühlhaus und Fahrzeug verbindlich: sieben Grundsätze von zeitnah bis nachvollziehbar korrigiert, klare Regeln vor und beim Ausfüllen, ein festes Korrekturverfahren mit Nachtragsregel, die Bedeutung von „durchgeführt“, „geprüft“ und „freigegeben“, Prüfrhythmen für CCP-, Temperatur- und PRP-Aufzeichnungen, Regeln für elektronische Systeme und Hybridfälle sowie eine abgestufte Reaktion auf Fehler und Verstöße.

Inhalte der Richtlinie

• Zielsetzung, Anwendungsbereich für Papier, Thermodrucke und elektronische Systeme, Verantwortlichkeiten
• Begriffe: Authentizität, Kürzel, Abzeichnen, Vier-Augen-Prinzip, Nachtrag, Audit Trail, K1-Aufzeichnung
• Sieben Grundsätze und Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung
• Regeln und Checkliste vor dem Ausfüllen
• Ausfüllregeln, Verbot des Vorausfüllens, Messwerte und Plausibilität
• Korrekturverfahren, Situationstabelle und verbotene Korrekturtechniken
• Abzeichnen und Prüfen mit Prüfrhythmen
• Elektronische Aufzeichnungen, Notfallbetrieb und weitere Hybridfälle
• Besondere Situationen in Lager und Transport, Umgang mit Fehlern und Verstößen
• Schulung, Stichprobenprüfung, Kennzahlen und drei Anhänge

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Richtlinie geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Qualitätsmanagement, Lager- und Transportleitung in Logistikunternehmen, die

• Aufzeichnungen von eigenen Mitarbeitenden, Zeitarbeitskräften, Fahrern und Dienstleistern führen lassen,
• Papierformulare, Thermodrucke und elektronische Systeme parallel nutzen,
• wiederkehrende Feststellungen im Audit zu fehlenden oder unplausiblen Einträgen abstellen wollen.

Weitere Richtlinien zu IFS Logistics finden Sie in unseren Richtlinien.

Häufige Fragen

Wie wird ein Fehler auf einem Formular richtig korrigiert?

Einmal waagerecht durchstreichen, sodass der alte Wert lesbar bleibt, den richtigen Wert daneben schreiben und mit Kürzel, Datum und Grund versehen. Korrekturflüssigkeit, Überschreiben und Radieren sind verboten.

Was gilt, wenn eine Kontrolle nicht eingetragen wurde?

Wurde sie nachweislich durchgeführt, folgt ein Nachtrag mit aktuellem Datum und Vermerk. Ist die Durchführung nicht belegbar, wird nichts nachgetragen, sondern die Lücke gekennzeichnet und als Abweichung erfasst.

Gelten die Regeln auch für WMS und Temperaturüberwachung?

Ja. An die Stelle von Kürzel und Stift treten persönliche Anmeldung, Zeitstempel und Audit Trail. Messdaten bleiben unverändert, Buchungen werden nur über Storno und Neubuchung korrigiert.

Kann ich die Richtlinie anpassen?

Ja. Prüfrhythmen, Stichprobenumfang, Fehlerschwellen, Einarbeitungszeitraum und Sprachen des Aushangs sind als Platzhalter in eckigen Klammern hinterlegt oder frei änderbar.