Excel-Tool Bestandskontrolle IFS Logistics V3 – Zählplan, Bestandsgenauigkeit und Inventurdifferenzen

Sechs Kolli Olivenöl fehlen, im Fremdlager stimmen zwei Ladeeinheiten nicht, eine Korrekturbuchung wurde ohne geklärte Ursache gebucht – ein Bestandskontrollsystem zeigt solche Abweichungen und sorgt dafür, dass jede einzelne geklärt wird. Die Bestandskontrolle IFS Logistics V3 plant Stichtags- und permanente Inventur, Zyklusinventur nach ABC, Nullkontrolle, Bestandsabgleich mit Fremd- und Außenlagern sowie Inventuren vor Vertragsende, jeweils mit Standard- oder Kundenintervall und Fälligkeit. Je Zählauftrag berechnet die Arbeitsmappe Bestandsgenauigkeit und wertmäßige Inventurdifferenz mit Ampel gegen die Zielwerte. Jede Differenz wird je Lagerplatz, Artikel und Charge mit Nachzählung erfasst und gegen die Toleranz der Warenart bewertet. Ursache, Klärung innerhalb von 24 Stunden, berechtigte Korrekturbuchung, Meldung an den Kunden, Massenbilanz und Prüfung auf Produktbetrug werden je Position nachgehalten. Unberechtigte Buchungen und Glättungsbuchungen ohne Klärung erscheinen als Prüfhinweis, wiederkehrende Ursachen in der Auswertung.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Bestandsgenauigkeit, Zählaufträgen, wertmäßiger Inventurdifferenz, Fälligkeit des Zählplans, Differenzklärung und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Abgrenzung, Normbezug, Vorgehen in sechs Schritten, Bewertungslogik und mitgeltenden Dokumenten
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Zählplan mit Kontrollart, Kunde, Lagerbereich, Methode, Standard- und Kundenintervall, Verantwortung und Fälligkeit
• Zählaufträge mit gezählten Plätzen, Differenzplätzen, Bestandsgenauigkeit, Bestandswert und Differenzwert netto und brutto
• Ampel gegen Zielwerte, Zählteam, Freigabe durch die Lagerleitung und offene Klärungen je Zählauftrag
• Differenzen je Lagerplatz, Artikel und Charge mit Systembestand, Zählung, Nachzählung, Toleranz und Differenzwert
• Ursache, Klärungsstatus und Klärungsfrist, Korrekturbuchung mit Berechtigung und Referenz
• Kundenmeldung ab Meldegrenze, Massenbilanz, Prüfung auf Produktbetrug und Nummer der Korrekturmaßnahme
• Auswertung nach Ursache und Quartal, Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitungen, Bestandsführung und Controlling in Logistikunternehmen, die

• Inventuren und Zykluszählungen mit Fälligkeit planen und nachweisen wollen,
• jede Bestandsdifferenz bis zur Ursache und berechtigten Korrekturbuchung verfolgen möchten,
• Inventurdifferenzen mit Massenbilanz und Prüfung auf Produktbetrug verknüpfen wollen.

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Häufige Fragen

Wie wird die Bestandsgenauigkeit berechnet?

Je Zählauftrag als Anteil der gezählten Plätze oder Ladeeinheiten ohne Differenz. Als Muster gilt ein Ziel von mindestens 99,5 %. Zusätzlich wird die wertmäßige Inventurdifferenz netto im Verhältnis zum Bestandswert mit einem Ziel von höchstens 0,10 % bewertet.

Wann ist eine Differenz aufklärungspflichtig?

Wenn die Differenz nach der Nachzählung die Toleranz der Warenart überschreitet. Als Muster gilt 0 % für Stückgut und Etiketten, 0,5 % für Gewichtsware und 0,3 % für Bulk. Ergibt die Nachzählung keine Differenz, wird ein Zählfehler vermerkt.

Wann muss der Kunde informiert werden?

Bei jeder ungeklärten aufklärungspflichtigen Differenz und bei Differenzwerten über der Meldegrenze, als Muster 500 €. Die Arbeitsmappe markiert die Meldepflicht und prüft, ob das Datum der Kundeninformation eingetragen ist.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Kontrollarten und Intervalle, Warenarten mit Toleranzen, Ursachen, Rollen, Zielwerte, Klärungsfrist, Meldegrenze und Vorwarnzeit pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.