Mit dieser Analytik Verfahrensanweisung regeln Sie die Beauftragung, Durchführung und Bewertung mikrobiologischer und chemischer Laboranalysen strukturiert und nachvollziehbar. Die VA-5-02 ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 5.6 ausgerichtet und berücksichtigt sowohl externe Laboruntersuchungen als auch eine gegebenenfalls vorhandene interne Analytik. Von der Auswahl geeigneter Labore über Probenkennzeichnung und Probenversand bis zur Bewertung der Ergebnisse werden die wesentlichen Abläufe systematisch festgelegt.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der fachlichen Belastbarkeit der Analytik: Nicht allein das Vorhandensein eines Laborberichts ist entscheidend, sondern auch die Eignung des Labors und der verwendeten Methode, die eindeutige Rückverfolgbarkeit der Probe sowie der sachgerechte Umgang mit auffälligen oder widersprüchlichen Ergebnissen.
Ein Analysezertifikat allein belegt noch nicht, dass eine Laboruntersuchung als verlässliche Entscheidungsgrundlage geeignet ist. Entscheidend ist die nachvollziehbare Prozesskette von der Auswahl des geeigneten Labors und der Methode über die Identität und den Transport der Probe bis zur fachlichen Bewertung des Ergebnisses.
Im Audit kann daher beispielsweise relevant sein, ob die fachliche Kompetenz eines beauftragten Labors für den konkret benötigten Parameter geprüft wurde, wie Proben eindeutig einer Charge zugeordnet werden, ob erforderliche Transportbedingungen eingehalten werden und nach welchen Kriterien Analyseergebnisse bewertet werden.
Die VA-5-02 schafft hierfür einen durchgängigen Rahmen. Sie berücksichtigt zudem interne Analysen und legt fest, wie deren Ergebniszuverlässigkeit durch geeignete Qualitätssicherungsmaßnahmen, Ringversuche oder Laborvergleiche abgesichert werden kann.
Die Auswahl eines Labors erfolgt nicht allein anhand einer allgemeinen Akkreditierung. Für die konkret benötigte Untersuchung wird geprüft, ob die erforderliche fachliche Kompetenz beziehungsweise der relevante Akkreditierungsumfang vorliegt. Zusätzlich berücksichtigt die Vorlage praktische Kriterien wie Bearbeitungszeit, Erreichbarkeit und Verwertbarkeit der Ergebnisse für die betrieblichen Freigabeprozesse.
Für interne Analysen enthält die Verfahrensanweisung Regelungen zur fachlichen Qualifikation, geeigneten Ausrüstung und internen Qualitätssicherung. Die Entscheidung zwischen interner und externer Analytik kann risikobasiert anhand von Untersuchungszweck, methodischer Komplexität, Reaktionszeit und erforderlicher Ergebniszuverlässigkeit getroffen werden.
Der Probenweg wird vom Zeitpunkt der Entnahme bis zum Eingang im Labor nachvollziehbar dokumentiert. Dazu gehören unter anderem Entnahmezeitpunkt, entnehmende Person und relevante Transportbedingungen. Bei mikrobiologischen Proben wird insbesondere die erforderliche Kühlkette berücksichtigt.
Produkt, Charge und Entnahmedatum ermöglichen eine eindeutige Zuordnung der Probe. Auffälligkeiten beim Transport oder der Probenverpackung werden berücksichtigt, bevor ein Analyseergebnis als belastbare Grundlage für weitere Entscheidungen herangezogen wird.
Analyseergebnisse werden anhand der für Parameter und Untersuchungszweck geltenden gesetzlichen, spezifikationsbezogenen, kundenbezogenen oder betrieblichen Kriterien bewertet. Zusätzlich kann die Ergebnishistorie desselben Produkts oder derselben Probenahmestelle in die Bewertung einbezogen werden.
Bei nicht akzeptablen Ergebnissen regelt die VA die weitere Behandlung und die Schnittstelle zum Nichtkonformitätsmanagement. Auch Nachtestungen sind klar eingegrenzt: Ein unerwünschtes Ergebnis wird nicht durch wiederholte Prüfungen „weggetestet“. Eine Re-Analyse erfolgt nur bei sachlich begründetem Zweifel an der ursprünglichen Probenahme oder Probenhandhabung.
Die Analytik Verfahrensanweisung berücksichtigt auch einen in der Praxis wichtigen Sonderfall: Kunden, Endverbraucher oder Behörden können im Rahmen einer Reklamation eigene Laborergebnisse vorlegen. Solche Ergebnisse werden weder automatisch zurückgewiesen noch ungeprüft übernommen.
Stattdessen werden unter anderem Akkreditierung, Probenahme und Chain of Custody des Fremdlabors betrachtet. Bei widersprüchlichen Ergebnissen kann – sofern vorhanden – das Rückstellmuster derselben Charge für eine unabhängige Nachanalyse herangezogen werden. Damit entsteht eine nachvollziehbare fachliche Entscheidungsgrundlage für die weitere Bearbeitung.
Die VA-5-02 ist bewusst von der eigentlichen Produktfreigabe abgegrenzt. Sie regelt die fachgerechte Durchführung und Bewertung der Laboranalytik. Wie das Laborergebnis anschließend gemeinsam mit weiteren Prüfergebnissen in die Gesamtfreigabe eines Produktes einfließt, wird über die Verfahrensanweisung Produktprüfung & Freigabe gesteuert.
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