Mit dieser Nichtkonformitätsmanagement Vorlage schaffen Sie einen einheitlichen und nachvollziehbaren Prozess für den Umgang mit Abweichungen bei Rohstoffen, Verpackungsmaterialien, Produkten, Prozessen, Anlagen und Dokumentationen. Die Verfahrensanweisung VA-5-03 ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 5.10 ausgerichtet und berücksichtigt ergänzend ISO 22000:2018. Von der ersten Meldung über Sperrung und Bewertung bis zur Entscheidung über den weiteren Umgang mit betroffener Ware werden die wesentlichen Prozessschritte strukturiert geregelt.
Damit erhalten Unternehmen einen zentralen Ablauf für Nichtkonformitäten, der unabhängig davon angewendet werden kann, ob eine Abweichung beispielsweise im Wareneingang, während der Produktion, bei einer Kontrolle oder an einem Endprodukt festgestellt wird.
Bei einer festgestellten Nichtkonformität zählt nicht nur, dass reagiert wurde, sondern ob betroffene Produkte oder Prozesse zuverlässig beherrscht und Entscheidungen nachvollziehbar getroffen wurden.
Im Audit kann deshalb beispielsweise geprüft werden, wie Mitarbeitende erkannte Abweichungen melden, wie betroffene Ware gegen unbeabsichtigte Verwendung oder Auslieferung gesichert wird, wer den Schweregrad und Umfang bewertet und auf welcher Grundlage anschließend über die weitere Verwendung entschieden wird.
Die VA-5-03 bildet hierfür einen durchgängigen Prozess. Mögliche Nichtkonformitäten werden gemeldet, erforderliche Sofortmaßnahmen eingeleitet und betroffene Ware bei unklarem Status zuverlässig gesperrt. Anschließend werden Schweregrad und Umfang bewertet und die erforderliche Disposition festgelegt. Bei wiederkehrenden oder entsprechend bedeutsamen Nichtkonformitäten erfolgt die Schnittstelle zur weiterführenden Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmensteuerung.
Die Vorlage unterscheidet kritische, wesentliche und geringfügige Nichtkonformitäten anhand ihrer möglichen Auswirkungen. Erkannte Abweichungen werden unverzüglich gemeldet. Ist der Status betroffener Ware noch nicht eindeutig geklärt oder kann ein Einfluss auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität oder Spezifikationskonformität bestehen, wird die Ware bis zur abschließenden Bewertung gesperrt oder anderweitig gegen unbeabsichtigte Verwendung gesichert.
Nach der Sperrung werden Schweregrad und betroffener Umfang bewertet. Dabei wird beispielsweise ermittelt, welche Chargen, Zeiträume und Mengen betroffen sind. Abhängig vom Ergebnis kann die Disposition eine uneingeschränkte Freigabe, Nacharbeit oder Sortierung, eine alternative Verwendung beziehungsweise Umwidmung oder die Vernichtung umfassen. Die jeweilige Entscheidung wird begründet dokumentiert.
Die Verfahrensanweisung definiert unterschiedliche Freigabe- und Eskalationsstufen entsprechend der Einstufung einer Nichtkonformität. Zusätzlich werden Nichtkonformitäten im Trend betrachtet. Wiederholt auftretende Abweichungen können dadurch auch dann als strukturelles Problem erkannt werden, wenn einzelne Ereignisse für sich betrachtet nur geringfügig erscheinen.
Das Nichtkonformitätsmanagement ist bewusst mit den weiterführenden Prozessen des Managementsystems verknüpft. Die VA-5-03 regelt zunächst die konkrete Nichtkonformität und insbesondere die erforderliche Sperrung, Bewertung und Disposition. Eine erforderliche weiterführende Ursachenanalyse sowie dauerhafte Korrekturmaßnahmen werden über VA-5-04 gesteuert.
Besteht die Möglichkeit, dass betroffene Ware bereits ausgeliefert wurde, sieht die Verfahrensanweisung die Schnittstelle zur Rückverfolgbarkeit und zum Rückruf vor. Bei größerem Ausmaß, Medienrelevanz oder Verdacht auf eine vorsätzliche Ursache wird zusätzlich das Krisenmanagement einbezogen.
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