Mit der Verfahrensanweisung Lenkung von Aufzeichnungen IFS Food schaffen Sie klare Regeln für die Erstellung, Korrektur, Ablage, Sicherung, Aufbewahrung und Entsorgung Ihrer Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsnachweise. Die VA-2-02 unterstützt Lebensmittelunternehmen dabei, papierbasierte und elektronische Aufzeichnungen vollständig, lesbar, nachvollziehbar und vor unbefugten Veränderungen geschützt zu führen.
Die Vorlage ist auf IFS Food Version 8 sowie ergänzend ISO 22000:2018 Kapitel 7.5 und die Dokumentationsanforderungen der HACCP-Systematik ausgerichtet. Dabei wird konsequent zwischen gelenkten Vorgabedokumenten und Aufzeichnungen als Nachweis bereits durchgeführter Tätigkeiten unterschieden.
Eine Aufzeichnung ist der Nachweis dafür, dass eine vorgesehene Kontrolle oder Tätigkeit tatsächlich durchgeführt wurde. Deshalb reicht es im Audit nicht aus, dass geeignete Formulare existieren. Entscheidend ist, ob die daraus entstehenden Aufzeichnungen vollständig, zeitnah erstellt, eindeutig zuordenbar, lesbar und auch nach längerer Zeit zuverlässig auffindbar sind.
Die VA-2-02 schafft hierfür eine systematische Grundlage. Sie unterscheidet klar zwischen Vorgabedokumenten, die bei Bedarf geändert und revisioniert werden, und Aufzeichnungen, die einen bereits eingetretenen Zustand dokumentieren und deshalb besonderen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Integrität unterliegen.
Die Vorlage erläutert die unterschiedliche Funktion von Vorgabedokumenten und Aufzeichnungen. Eine Arbeitsanweisung beschreibt beispielsweise, wie eine Tätigkeit durchgeführt werden soll, während ein ausgefülltes Prüf- oder CCP-Protokoll dokumentiert, was tatsächlich durchgeführt beziehungsweise gemessen wurde.
Auch der besondere Status von Formularen wird berücksichtigt: Das leere Formular ist zunächst ein gelenktes Vorgabedokument. Mit seiner ausgefüllten Verwendung entsteht daraus eine Aufzeichnung, für die anschließend die Regeln der Aufzeichnungslenkung gelten.
Aufzeichnungen werden möglichst im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem zugrunde liegenden Vorgang erstellt. Dadurch wird verhindert, dass Messwerte oder Beobachtungen erst später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden.
Die Vorlage berücksichtigt wesentliche Angaben wie Datum, ausführende Person, Ergebnis beziehungsweise Messwert sowie – soweit relevant – Uhrzeit, Charge oder Los. Art und Umfang der erforderlichen Angaben richten sich nach der jeweiligen Aufzeichnungsart.
Fehlerhafte Einträge müssen nicht verborgen werden. Entscheidend ist vielmehr, dass jede Korrektur transparent und nachvollziehbar erfolgt und der ursprüngliche Eintrag weiterhin erkennbar bleibt.
Für papierbasierte Aufzeichnungen beschreibt die VA einen klaren Korrekturprozess mit Durchstreichen des fehlerhaften Eintrags, Eintragung des richtigen Wertes sowie Kennzeichnung der Änderung. Unzulässige Verfahren wie vollständiges Überdecken oder Radieren werden eindeutig abgegrenzt.
Für elektronisch geführte Nachweise werden dieselben grundlegenden Anforderungen an Integrität, Nachvollziehbarkeit und Schutz vor unbefugter Änderung berücksichtigt. Art und Umfang der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen können dabei entsprechend Kritikalität und eingesetztem System festgelegt werden.
Bei besonders relevanten elektronischen Prozessaufzeichnungen können Änderungsprotokollierung, Benutzerrechte, Versions- beziehungsweise Audit-Trail-Funktionen sowie geeignete Sicherungsmaßnahmen dazu beitragen, nachträgliche Änderungen nachvollziehbar zu machen.
Eine vorhandene Aufzeichnung erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie auch nachträglich eindeutig verstanden und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden kann. Deshalb berücksichtigt die VA unter anderem Lesbarkeit, Personenbezug, Datums- und Chargenzuordnung sowie eine eindeutige Ablagesystematik.
Produkt- und chargenbezogene Aufzeichnungen werden so miteinander verknüpft, dass die erforderliche Rückverfolgbarkeit entlang der Produktions- und Lieferkette unterstützt wird.
Für jede relevante Aufzeichnungsart wird ein definierter Ablageort beziehungsweise ein geeignetes Ablagesystem festgelegt. Dadurch bleiben Aufzeichnungen auch bei Personalwechsel oder Abwesenheit einzelner Mitarbeitender auffindbar.
Die erforderlichen Aufbewahrungsfristen werden entsprechend der jeweiligen Aufzeichnungsart unter Berücksichtigung anwendbarer gesetzlicher, normativer, kundenspezifischer und produktspezifischer Anforderungen festgelegt und dokumentiert.
Nicht jede Aufzeichnung muss für jede Person zugänglich sein. Besonders personenbezogene, vertrauliche oder sicherheitsrelevante Informationen werden deshalb mit angemessenen Zugriffsregelungen geschützt.
Bei elektronischen Systemen kann dies über Benutzer- und Berechtigungskonzepte erfolgen. Für papierbasierte Unterlagen werden geeignete organisatorische und physische Schutzmaßnahmen berücksichtigt.
Elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen werden entsprechend ihrer Bedeutung und ihres Änderungsvolumens durch geeignete Datensicherungsmaßnahmen geschützt. Dabei wird nicht nur die Durchführung von Backups betrachtet, sondern auch deren tatsächliche Wiederherstellbarkeit.
Damit berücksichtigt die Vorlage einen wichtigen praktischen Unterschied: Eine vorhandene Sicherung ist erst dann belastbar, wenn im Bedarfsfall auf die gespeicherten Daten tatsächlich wieder zugegriffen werden kann.
Fehlt eine vorgeschriebene Aufzeichnung, wird sie nicht rückdatiert oder nachträglich so rekonstruiert, als wäre sie zum vorgesehenen Zeitpunkt erstellt worden. Stattdessen wird die Abweichung transparent dokumentiert und bewertet.
Bei sicherheitsrelevanten Aufzeichnungen wird zusätzlich geprüft, ob andere unabhängige Nachweise eine Bewertung des betroffenen Vorgangs beziehungsweise der betreffenden Charge ermöglichen und ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Die VA-2-02 ergänzt die Dokumentenlenkung und ist mit Audit-, Abweichungs- und Verbesserungsprozessen des Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems verbunden.
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