Notfall- und Krisenkontaktliste (24/7-Erreichbarkeit, Kunden, Rechtsberatung, Behörden) – Formular IFS Logistics V3

Sonntag, 23 Uhr, die Behörde meldet eine mögliche Kontamination bei einem Hersteller, dessen Ware im Lager steht. Jetzt braucht die Bereitschaft die Notfallnummer des Kunden, nicht seine Büronummer, und die Kontaktdaten von Rechtsberatung und Zertifizierungsstelle. Die Krisenkontaktliste für IFS Logistics V3 führt alle Erreichbarkeiten zusammen: interne 24/7-Bereitschaft und Krisenstab mit Stellvertretung, Notfallkontakte der Kunden mit Zeitvorgabe für die Rückrufinformation, juristische Beratung, Zertifizierungsstelle, Versicherer, Behörden und kritische Dienstleister. Prüfvermerke mit Testanrufen und Testmails, sechs Prüfpunkte zur Vollständigkeit und die Freigabe durch die Geschäftsführung schließen die Liste ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Pflege, Prüfrhythmus und Ablageorten
• Versionsstand, Bereitschaftsnummer und Krisenraum
• Krisenstab mit neun Funktionen und Stellvertretung
• Rückruf- und Eskalationsregel für die Bereitschaft
• Notfallkontakte für bis zu zwölf Kunden mit Zeitvorgabe
• Rechtsberatung, Zertifizierungsstelle und Versicherer
• Behörden und Notdienste von Feuerwehr bis Giftnotruf
• Kritische Dienstleister mit Notdienst und Reaktionszeit
• Prüfvermerke mit Testanrufen und Korrekturen
• Sechs Prüfpunkte zur Vollständigkeit und Freigabe

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Bereitschaftsdienste und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• eine Rufbereitschaft rund um die Uhr organisieren,
• für viele Kunden aktuelle Notfallkontakte vorhalten müssen,
• Rückruf und Krisenmanagement schnell auslösen können wollen.

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Häufige Fragen

Wie oft wird die Liste geprüft?

Die Krisenkontaktliste pflegt der IFS-Beauftragte, die Geschäftsführung gibt sie frei. Geprüft wird mindestens quartalsweise und nach jeder Änderung. Bei jeder Prüfung wird ein Teil der Einträge per Testanruf oder Testmail verifiziert, darunter stets die Kunden mit dem höchsten Volumen, innerhalb eines Jahres alle Einträge.

Wo wird die Liste bereitgehalten?

Digital auf dem Bereitschaftshandy und ausgedruckt im Krisenraum, in der Bereitschaftsmappe, an der Pforte und im Leitstand. Alte Ausdrucke werden eingezogen und vernichtet. Neue Kunden werden vor der ersten Einlagerung oder dem ersten Transport aufgenommen.

Ist das Krisenhandbuch enthalten?

Nein. Die Verfahrensanweisung zu Rückruf, Rücknahme und Krisenmanagement, der Alarmplan Kühlausfall, das Kundenanforderungsprofil und das Protokoll zum Rückruftest sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Funktionen im Krisenstab, Kundenzahl, Behörden, Dienstleister und Prüfrhythmus passen Sie über die Platzhalter an Ihren Standort an.