Formular Protokoll HACCP-Teamsitzung IFS Logistics V3 – ständige TOPs, Bewertung von Änderungen, Beschlüsse

Die neue Kühlzelle ist seit zwei Monaten in Betrieb, die Etikettierdienstleistung für einen Großkunden läuft, doch eine Bewertung durch das HACCP-Team vor der Umsetzung gibt es nicht. Ein nachträglich erstelltes Protokoll überzeugt den Auditor nicht. Das Protokoll HACCP-Teamsitzung für IFS Logistics V3 dokumentiert reguläre, anlassbezogene und im Umlaufverfahren durchgeführte Sitzungen als gelenkte Aufzeichnung. Erfasst werden Format, Sitzungsart nach Jahresplan mit Gesamtüberprüfung und Vor-Ort-Verifizierung, Anlass, Einladung, bis zu zehn Teilnehmer, Beschlussfähigkeit und Kurzbegehung. Der Status offener Maßnahmen mit Wirksamkeit und Eskalation folgt. Sieben ständige Tagesordnungspunkte von Monitoring-Ergebnissen und Abweichungen über Reklamationen, Änderungen und externe Informationen bis zu Basisprogrammen und Ressourcen werden bewertet. Änderungen und Vorfälle mit Gefahrenbewertung, Revalidierung und Freigabe, Anpassungen an Fließdiagramm, Gefahrenanalyse und HACCP-Plan, Q1-Pflichtpunkte, Beschlüsse und Maßnahmen schließen das Protokoll ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Sitzungsplan, Umlaufverfahren und Konsensregel
• Kopfdaten, Format, Sitzungsart und Anlass
• Teilnehmer, Beschlussfähigkeit und Kurzbegehung
• Status offener Maßnahmen mit Wirksamkeit und Eskalation
• Ständige Tagesordnungspunkte mit Sachverhalt, Trend und Bewertung
• Bewertung von Änderungen und Vorfällen vor der Umsetzung
• Erforderliche Anpassungen an Dokumenten und Schulungen
• Änderungen an Fließdiagramm, Gefahrenanalyse und HACCP-Plan
• Pflichtpunkte der Gesamtüberprüfung, Beschlüsse und Maßnahmen
• Freigabe, Verteilung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für HACCP-Teamleitungen, IFS-Beauftragte, QM und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• jede HACCP-Teamsitzung strukturiert protokollieren müssen,
• Änderungen nachweislich vor der Umsetzung bewerten wollen,
• Gesamtüberprüfung und Vor-Ort-Verifizierung belegen möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Das Protokoll HACCP-Teamsitzung dokumentiert jede reguläre und anlassbezogene Sitzung mit Teilnehmern, Status der Maßnahmen, ständigen Tagesordnungspunkten, Bewertung von Änderungen, Dokumentanpassungen, Beschlüssen und Verteilung.

Wann reicht ein Umlaufverfahren?

Kleinere Änderungen können im Umlaufverfahren mit dokumentierter Zustimmung bewertet werden. Bei produktsicherheitskritischen Themen ist eine Sitzung erforderlich, die auch per Video stattfinden kann.

Sind Gefahrenanalyse und HACCP-Plan enthalten?

Nein. Gefahrenanalyse, HACCP-Plan, Register Kontrollmaßnahmen und das Formular Dokumentenfreigabe und Änderungsantrag sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Sitzungsplan, Tagesordnungspunkte, Fristen, Teilnehmerzeilen und Verteiler passen Sie über die Platzhalter an Ihr HACCP-Team an.