Verfahrensanweisung Störungsmanagement IFS Logistics V3 – Meldung, Sofortmaßnahmen, Klassifizierung, Eskalation, Korrekturmaßnahmen

Nachts fällt im Tiefkühlraum der Verdichter aus. Die Technik repariert, die Rechnung liegt vor, aber eine Störungsmeldung gibt es nicht, die Ware wurde nie bewertet und der Kunde hat nichts erfahren. Die Verfahrensanweisung Störungsmanagement IFS Logistics V3 regelt eine offene, angstfreie Meldekultur mit Meldestelle rund um die Uhr und definiert „unverzüglich“ mit spätestens 30 Minuten bis zur Erfassung. Neun Ereigniskategorien von Temperatur über Technik, IT, Kontamination und Warenhandhabung bis zu Transport und Dienstleistern legen fest, was meldepflichtig ist, Beinahe-Ereignisse eingeschlossen. Meldewege und Fristen je Melder, Sofortmaßnahmen je Ereignis, Sperrung der Ware, die Klassifizierung A, B und C mit Eskalation und Fristen sowie die Entscheidung über die Ware mit dem Produktinhaber sind beschrieben. Informationsmatrix, Schnittstelle zu Rückruf und Zertifizierungsstelle, Ursachenanalyse mit Fristen, Statusverfolgung bis zur Wirksamkeitsbewertung, Trendanalyse, Notfallbereitschaft und Regeln für Transport, Dienstleister und IT-Ausfälle schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozessablauf, Normbezug, Turnus und Messgrößen
• Ziel, Geltungsbereich mit Abgrenzung, Verantwortungsmatrix und Begriffe
• Grundsätze des Meldesystems und Meldekultur
• Meldepflichtige Ereignisse in neun Kategorien
• Meldewege und Meldefristen je Melder
• Sofortmaßnahmen, Sperrung und Kennzeichnung der Ware
• Klassifizierung A/B/C und Bewertung der betroffenen Ware
• Information, Eskalation, Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen
• Statusverfolgung, Wirksamkeit, Trendanalyse und Schulung
• Anhänge: Pflichtfelder, Eskalationsmatrix, Beispiel, Verweise

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitung, Disposition und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• ein Meldesystem für alle Schichten und Fahrer aufbauen wollen,
• Kundeninformationspflichten bei Abweichungen fristgerecht erfüllen müssen,
• Störungen konsequent bis zur wirksamen Korrekturmaßnahme verfolgen möchten.

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Häufige Fragen

Was regelt die Verfahrensanweisung?

Sie regelt das Störungsmanagement IFS Logistics V3: Meldung, Erfassung, Sofortmaßnahmen, Sperrung, Klassifizierung, Information von Produktinhaber und Geschäftsführung, Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen, Abschluss und Trendauswertung von Störungen und Prozessabweichungen.

Was bedeutet „unverzüglich“ in der Vorlage?

Sofort nach Feststellung, ohne schuldhaftes Zögern, spätestens innerhalb von 30 Minuten bis zur Erfassung. Bei Gefahr für die Produktsicherheit wird sofort mündlich oder telefonisch gemeldet; Details werden danach ergänzt.

Sind Meldeformular und Register enthalten?

Die Vorlage enthält die Pflichtfelder der Meldung, eine Eskalationsmatrix und ein durchgespieltes Beispiel. Formular Störungs- und Abweichungsmeldung, Störungsregister und Maßnahmenplan sind eigene Dokumente; diese gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Kategorien, Klassengrenzen, Fristen, Bereitschaftsnummern und Eskalationsstufen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.