Formular Organigramm IFS Logistics V3 – Berichtslinien, Schlüsselrollen, Schichtorganisation

Der Auditor fragt, wer heute die Schicht leitet, wer die IFS-Beauftragte im Urlaub vertritt und wer nachts Ware sperren darf, und das Organigramm an der Infotafel zeigt noch den Lagerleiter von vor zwei Jahren. Das Organigramm IFS Logistics V3 dokumentiert die Aufbauorganisation des Standorts als tabellarische Vorlage, die maßgeblich ist und durch eine grafische Darstellung ergänzt werden kann. Erfasst werden Stammdaten mit übergeordneter Struktur, Ausgabestand, Anlass der Aktualisierung und Meldepflicht an die Zertifizierungsstelle. Unternehmensleitung und Stabsstellen zeigen die unmittelbare Berichtslinie der IFS-Beauftragten an die Geschäftsführung. Operative und unterstützende Bereiche vom Wareneingang bis zur Verwaltung folgen mit Leitung, Stellvertretung, Mitarbeiterzahl und Sperr- bzw. Stoppbefugnis. Schichtorganisation, dezentrale Strukturen, Querschnittsteams und Schlüsselrollen sowie eine Prüfung mit zehn Pflichtinhalten schließen die Vorlage ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Pflege, Freigabe und Aktualisierungsanlässen
• Stammdaten, Ausgabestand und Meldepflicht an die Zertifizierungsstelle
• Geschäftsführung, IFS-Beauftragte/r und Qualitätsmanagement
• Stabsstellen Arbeitssicherheit, Gefahrgut, Datenschutz und Informationssicherheit
• Operative Bereiche vom Wareneingang bis zu Retouren und Sperrlager
• Unterstützende Bereiche von Technik bis Verwaltung
• Schichtorganisation mit Schichtleitung und Sperrbefugnis
• Dezentrale Strukturen mit verantwortlicher Person
• Querschnittsteams und Schlüsselrollen mit Benennungsdokument
• Prüfung der Pflichtinhalte, Freigabe, Veröffentlichung und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Geschäftsführung, Personalabteilungen und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• die Aufbauorganisation für das IFS-Audit nachvollziehbar darstellen müssen,
• Stellvertretungen und Sperrbefugnisse je Schicht festlegen wollen,
• das Organigramm bei personellen Änderungen schnell aktualisieren möchten.

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Häufige Fragen

Was dokumentiert die Vorlage?

Das Organigramm IFS Logistics zeigt Unternehmensleitung, Stabsstellen, operative und unterstützende Bereiche, Schichten, dezentrale Strukturen und Querschnittsteams mit Namen, Berichtslinien, Stellvertretungen und Sperrbefugnissen.

Brauche ich zusätzlich eine Grafik?

Eine grafische Darstellung kann beigefügt werden. Maßgeblich ist die tabellarische Fassung; die Grafik muss mit ihr übereinstimmen. Querschnittsteams werden in der Grafik als gestrichelte Linie oder in einer Legende gezeigt.

Sind RACI-Matrix und Vertretungsregelung enthalten?

Nein. Die Vorlage verweist für die vollständige Zuordnung auf die RACI-Matrix Produktsicherheit und Qualität und die Vertretungsregelung Schlüsselrollen. Diese sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Bereiche, Schichten, Teams, Tabellenzeilen und Freigabeverantwortliche passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.