Verfahrensanweisung Korrekturmaßnahmen – IFS Food V8

Korrekturmaßnahmen systematisch planen und wirksam umsetzen

Mit dieser Korrekturmaßnahmen Vorlage schaffen Sie einen nachvollziehbaren Prozess, um die tatsächlichen Ursachen relevanter Abweichungen zu ermitteln, geeignete Maßnahmen festzulegen und deren Wirksamkeit nachweisbar zu überprüfen. Die Verfahrensanweisung VA-5-04 ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 5.11 ausgerichtet und berücksichtigt ergänzend ISO 22000:2018 sowie die HACCP-Systematik des Codex Alimentarius.

Statt Abweichungen lediglich kurzfristig zu beheben, führt die Vorlage von der Ursachenanalyse über die Festlegung und Umsetzung geeigneter Korrekturmaßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung. Gleichzeitig können Risiken, Trends und andere Erkenntnisse genutzt werden, um proaktive Verbesserungs- und Präventionsmaßnahmen einzuleiten.

Ihre Vorteile mit der Korrekturmaßnahmen Vorlage

• Strukturierte Ursachenanalyse: Methoden wie 5-Why, Ishikawa, Fehlerbaumanalyse oder Prozessanalyse unterstützen die nachvollziehbare Ermittlung tatsächlicher Grundursachen.
• Klare Maßnahmensteuerung: Verantwortlichkeiten, Termine, Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung werden systematisch miteinander verknüpft.
• Systemische Verbesserung: Wiederkehrende Ursachen und vergleichbare Probleme in anderen Unternehmensbereichen können erkannt und übergreifend behandelt werden.
• Direkt einsetzbar: Sofort-Download im MS Word Format, 100 % frei editierbar und ohne Abo-Zwang.

Korrekturmaßnahmen im IFS Food Audit

Eine beseitigte Abweichung ist noch keine wirksame Korrekturmaßnahme. Während eine Korrektur zunächst die konkret festgestellte Abweichung oder deren unmittelbare Auswirkungen beherrscht, richtet sich die Korrekturmaßnahme gegen die zugrunde liegende Ursache und soll ein Wiederauftreten verhindern.

Im Audit ist deshalb insbesondere relevant, ob bei bedeutsamen oder wiederkehrenden Abweichungen die tatsächliche Ursache nachvollziehbar untersucht wurde, die festgelegte Maßnahme diese Ursache adressiert und anschließend überprüft wurde, ob sie tatsächlich wirksam war. Die VA-5-04 bildet diese Prozesskette strukturiert ab.

Dabei wird nicht jede geringfügige Einzelabweichung automatisch mit einer umfangreichen Ursachenanalyse belastet. Bedeutung, Risiko und Historie werden berücksichtigt. Dadurch bleibt das Verfahren auch für kleinere Unternehmen praktikabel, ohne relevante Korrekturmaßnahmen lediglich als formalen Maßnahmenlisten-Eintrag zu behandeln.

Inhalte der Verfahrensanweisung

Ursachenanalyse statt Symptombehandlung

Die Tiefe der Ursachenanalyse richtet sich nach Bedeutung, Komplexität und Wiederholungsrisiko der jeweiligen Abweichung. Als mögliche Methoden nennt die Vorlage unter anderem 5-Why, Ishikawa, Fehlerbaumanalyse und Prozessanalyse. Bei einfachen Sachverhalten kann dagegen eine dokumentierte und logisch nachvollziehbare Ursachenbewertung ausreichen.

Besonderes Augenmerk liegt auf dem häufigen Fehler, menschliches Fehlverhalten vorschnell als Grundursache festzulegen. Die Vorlage sieht vor, zunächst mögliche organisatorische, technische, prozessuale oder kompetenzbezogene Einflussfaktoren zu betrachten.

Maßnahmen festlegen, verfolgen und eskalieren

Aus der ermittelten Grundursache werden konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeit und Umsetzungsfrist abgeleitet. Sind notwendige langfristige oder investive Maßnahmen nicht unmittelbar realisierbar, können geeignete Übergangsmaßnahmen festgelegt werden. Die Maßnahmenverfolgung erfolgt über ein zentrales oder eindeutig verknüpftes Nachverfolgungssystem.

Wirksamkeit prüfen und Wiederholungen erkennen

Die Wirksamkeitsprüfung wird passend zu Art und Bedeutung der Maßnahme sowie zur Häufigkeit des zugrunde liegenden Prozesses durchgeführt. Erweist sich eine Maßnahme als unwirksam, wird die Ursachenanalyse erneut und vertieft durchgeführt. Unwirksame Maßnahmen bleiben nachvollziehbar dokumentiert, sodass auch wiederholte Fehlversuche und systemische Muster erkennbar bleiben.

Korrekturmaßnahmen und kontinuierliche Verbesserung verbinden

Die VA-5-04 betrachtet Korrekturmaßnahmen nicht isoliert. Erkenntnisse aus Nichtkonformitäten, internen Audits, Reklamationen und weiteren Feststellungen können in den Prozess einfließen. Gleichzeitig ermöglicht die bereichsübergreifende Auswertung, gemeinsame Ursachen hinter zunächst unabhängig erscheinenden Problemen zu erkennen.

Damit entsteht eine klare Schnittstelle zwischen der unmittelbaren Behandlung einer Nichtkonformität und der langfristigen Verbesserung des Managementsystems: VA-5-03 regelt die konkret betroffene Nichtkonformität, während VA-5-04 die Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeitsprüfung steuert.

• XL-5-02 – Maßnahmenverfolgungsregister
• VA-5-03 – Nichtkonformitätsmanagement
• FB-5-02 – Nichtkonformitätsbericht
• VA-1-01 – Managementbewertung
• VA-4-18 – Änderungsmanagement (Management of Change)
• VA-5-07 – Interne Audits

Technische Daten und Lieferumfang

• Dokument: Verfahrensanweisung VA-5-04 – Korrektur- & Vorbeugemaßnahmen (KVP)
• Format: Microsoft Word (.docx), vollständig frei editierbar und an die betrieblichen Prozesse anpassbar
• Umfang: 7 Seiten mit Prozessstammblatt, Ursachenanalyse, Maßnahmenfestlegung, Verantwortlichkeiten, Wirksamkeitsprüfung, systemischer Auswertung und 5-Why-Kurzcheckliste
• Einsatzbereich: Qualitätsmanagement, Lebensmittelsicherheitsmanagement, Führungskräfte und weitere Verantwortliche für Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen in Lebensmittelunternehmen