Excel-Tool Fristenkalender IFS Logistics V3 – Auditzeitfenster, Zertifikatsgültigkeit und Meldefristen

Das unangekündigte Zeitfenster öffnet 16 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum – wer dann noch die Managementbewertung plant oder den Produktschutzplan überprüft, startet unter Druck. Der Fristenkalender IFS Logistics V3 berechnet aus dem letzten Tag des Erstaudits und der Audithistorie das Fälligkeitsdatum, die Zeitfenster für angekündigte und unangekündigte Audits, das Gültigkeitsende des Zertifikats und alle Termine des Countdown-Plans. Er prüft die Regel „mindestens jedes dritte Audit unangekündigt“, überwacht die Fristen nach dem Audit bis zum Zertifikat, berechnet Meldefristen an die Zertifizierungsstelle in Werktagen ohne Feiertage und erinnert an interne Pflichttermine wie Managementbewertung, internes Audit und Rückruftest.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Fälligkeitsdatum, Zeitfenster, Zertifikatsgültigkeit, Terminstatus, Meldungen und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Normbezug, Blattübersicht, Vorgehen und Berechnungslogik
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Zertifizierungsdaten mit Eingaben, berechneten Fälligkeiten und Plausibilitätsprüfung
• Letzte Durchführung von 14 internen Pflichtterminen
• Countdown-Plan für Zertifizierungszyklus, Zertifikat und Maßnahmenplan nach dem Audit
• Audithistorie mit Zeitfensterprüfung, Score, Ergebnisniveau und Fristen
• Melderegister an die Zertifizierungsstelle mit Fristberechnung in Werktagen
• Liste bundesweiter Feiertage, ergänzbar um Landesfeiertage
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung in Logistikunternehmen, die

• nach IFS Logistics zertifiziert sind und kein Zeitfenster verpassen wollen,
• sich auf ein unangekündigtes Audit oder einen Integrity Check vorbereiten,
• Meldepflichten gegenüber der Zertifizierungsstelle fristgerecht und nachweisbar erfüllen müssen.

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Häufige Fragen

Worauf beziehen sich alle Fristen?

Auf das Fälligkeitsdatum, also den Jahrestag des letzten Tages des Erstaudits – nicht auf das Ausstellungsdatum des Zertifikats. Daraus ergeben sich Zeitfenster, Gültigkeitsende und der Countdown-Plan.

Erkennt das Tool, wann ein unangekündigtes Audit fällig ist?

Ja. Aus der Audithistorie wird gezählt, wie viele bestandene angekündigte Audits seit dem letzten unangekündigten stattgefunden haben; ab zwei weist die Plausibilitätsprüfung auf die Pflicht zum unangekündigten Audit hin.

Wie werden Meldefristen berechnet?

In Werktagen ab dem Ereignis, ohne Wochenenden und die hinterlegten Feiertage. Zusätzlich gibt es eine interne Zielfrist als Puffer und eine Frist für die Folgemeldung.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Termine, Versatz, Verantwortliche, Meldefälle, Vorwarnzeiten und Feiertage pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“. Die Auditoption legt weiterhin die Zertifizierungsstelle fest.