Verfahrensanweisung Änderungsmanagement – IFS Food V8

Änderungsmanagement nach IFS Food systematisch steuern

Mit der Verfahrensanweisung Änderungsmanagement IFS Food schaffen Sie einen einheitlichen Prozess, um relevante betriebliche Änderungen bereits vor ihrer Umsetzung zu bewerten, freizugeben und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die VA-4-18 berücksichtigt Änderungen an Produkten, Rezepturen, Rohstoffen, Lieferanten, Anlagen, Produktionsverfahren, Räumlichkeiten, Prozessen und Verantwortlichkeiten und stellt dabei die Verbindung zum HACCP-System her.

Im Mittelpunkt steht eine zentrale Frage: Welche Auswirkungen kann eine geplante Änderung auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität, Kundenanforderungen und bestehende Kontrollmaßnahmen haben? Die Vorlage unterstützt dabei, diese Auswirkungen strukturiert zu bewerten und erforderliche Maßnahmen bereits vor der Umsetzung festzulegen.

Ihre Vorteile mit dem Änderungsmanagement IFS Food

• Auf IFS Food Version 8 ausgerichtet: Änderungen mit möglichen Auswirkungen auf Lebensmittelsicherheit und HACCP-System werden systematisch bewertet und gesteuert.
• Risikobasierter Management-of-Change-Prozess: Art und Umfang von Bewertung, Freigabe, Dokumentation und Wirksamkeitsprüfung können an Bedeutung und Risiko der Änderung angepasst werden.
• HACCP-Auswirkungen frühzeitig erkennen: Die Vorlage berücksichtigt unter anderem CCPs, PRPs, Gefahrenanalyse, Allergene, Rückverfolgbarkeit, Kennzeichnung und Spezifikationen.
• Direkt einsetzbar: Sofort-Download im MS Word Format, 100 % frei editierbar und ohne Abo-Zwang.

Warum Änderungsmanagement im IFS Food Audit wichtig ist

Änderungen werden insbesondere dann zum Risiko, wenn ihre Auswirkungen erst nach der Umsetzung erkannt werden. Ein neuer Rohstoff, ein Lieferantenwechsel, eine geänderte Rezeptur, eine neue Maschine oder ein veränderter Produktionsablauf kann Auswirkungen auf bestehende Gefahrenbewertungen und Kontrollmaßnahmen haben.

Die VA-4-18 schafft deshalb einen übergeordneten Management-of-Change-Prozess. Relevante Änderungen werden vor ihrer Umsetzung erfasst, hinsichtlich möglicher Auswirkungen bewertet und einer angemessenen Freigabe zugeführt. Bei möglichen Auswirkungen auf das HACCP-System wird zusätzlich geprüft, ob eine Revalidierung erforderlich ist.

Inhalte der Verfahrensanweisung Änderungsmanagement IFS Food

Relevante Änderungen erkennen und einordnen

Nicht jede betriebliche Veränderung muss denselben Änderungsprozess auslösen. Die Vorlage definiert eine Änderung insbesondere dann als relevant, wenn mögliche Auswirkungen auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität, Kundenanforderungen oder die Wirksamkeit bestehender Kontrollmaßnahmen bestehen.

Typische Änderungsanlässe werden nach Kategorien strukturiert. Dazu gehören unter anderem Rezepturen und Produkte, Lieferanten und Rohstoffe, Kennzeichnung und Spezifikationen, Anlagen und Ausrüstung, Räumlichkeiten und Layout sowie organisatorische Änderungen.

Änderungen vor der Umsetzung risikobasiert bewerten

Geplante relevante Änderungen werden zunächst einer Vorabbewertung unterzogen. Anschließend werden Art und mögliche Auswirkungen der Änderung systematisch betrachtet.

Dabei wird insbesondere geprüft, ob CCPs, PRPs oder andere Kontrollmaßnahmen, die Gefahrenanalyse, das Allergenmanagement, die Rückverfolgbarkeit, Kennzeichnung, Spezifikationen oder weitere relevante Anforderungen betroffen sein können. Bei möglichen Auswirkungen auf das HACCP-System wird das HACCP-Team angemessen einbezogen.

HACCP-Revalidierung gezielt berücksichtigen

Kann eine Änderung Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit oder auf Eignung beziehungsweise Wirksamkeit bestehender Kontrollmaßnahmen haben, wird geprüft, welche Bestandteile des HACCP-Systems einer Revalidierung bedürfen.

Die erforderliche Revalidierung wird mit dem HACCP-Verfahren verknüpft und über das vorgesehene Revalidierungsprotokoll dokumentiert. Dadurch wird verhindert, dass relevante Änderungen losgelöst von der bestehenden Gefahrenanalyse umgesetzt werden.

Freigabe und Umsetzung von Änderungen kontrollieren

Die Freigabe erfolgt durch die hierfür festgelegte verantwortliche Funktion. Bei Änderungen mit möglicher Auswirkung auf die Lebensmittelsicherheit müssen die erforderliche fachliche Bewertung und eine gegebenenfalls erforderliche Revalidierung berücksichtigt werden.

Nach der Freigabe werden betroffene Bereiche informiert und erforderliche Dokumente aktualisiert. Je nach Änderung können beispielsweise Spezifikationen, Freigabelisten, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder der HACCP-Plan betroffen sein.

Wirksamkeit nach der Änderung überprüfen

Der Änderungsprozess endet nicht automatisch mit der technischen oder organisatorischen Umsetzung. Nach einem entsprechend Art und Risiko festgelegten Zeitraum wird bewertet, ob die Änderung wie vorgesehen umgesetzt wurde, wirksam ist und ob unerwartete Auswirkungen oder neue Risiken entstanden sind.

Zeitpunkt, Umfang und Methode dieser Wirksamkeitsprüfung können bereits im Rahmen der Änderungsfreigabe festgelegt werden. Werden dabei Probleme oder neue Risiken erkannt, kann die weitere Bearbeitung über das Nichtkonformitätsmanagement erfolgen.

Dringende und ungeplante Änderungen beherrschen

Auch kurzfristig erforderliche Änderungen werden berücksichtigt. Für dringende betriebliche Situationen sieht die VA ein verkürztes Verfahren vor, ohne die Bewertung möglicher Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit vollständig zu umgehen.

Abweichungen vom regulären Änderungsprozess und deren Begründung werden dokumentiert. Bei Situationen mit akuter Gefährdung der Lebensmittelsicherheit besteht zusätzlich eine Schnittstelle zum Krisenmanagement.

Einbindung in das IFS Food Managementsystem

Die VA-4-18 fungiert als übergeordnete Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Fachprozessen. Dadurch werden Änderungen nicht isoliert behandelt, sondern mit den jeweils betroffenen Prozessen des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems verbunden.

• RL-0-01 – Geltungsbereich / Zertifizierungsumfang
• FB-2-06 – Revalidierungsprotokoll bei Änderungen
• VA-2-04 – HACCP-Verfahren
• VA-2-01 – Dokumentenlenkung
• VA-4-01 – Produktentwicklung & Rezepturfreigabe
• VA-4-17 – Lieferanten- und Rohstoffmanagement
• XL-5-02 – Maßnahmenverfolgungsregister

Technische Daten und Lieferumfang

• Dokument: Verfahrensanweisung VA-4-18 – Änderungsmanagement / Management of Change
• Format: Microsoft Word (.docx), vollständig frei editierbar und an Prozesse, Verantwortlichkeiten und betriebliche Freigaberegelungen anpassbar
• Umfang: 7 Seiten mit Prozessstammblatt, Änderungskategorien, Vorabbewertung, Risikobewertung, HACCP-Revalidierung, Freigabe, Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung
• Einsatzbereich: Qualitätsmanagement, Lebensmittelsicherheitsmanagement, HACCP-Team, Produktion, Technik, Einkauf, Produktentwicklung und verantwortliche Führungskräfte in Lebensmittelunternehmen