Mit der Verfahrensanweisung Lieferantenmanagement IFS Food schaffen Sie einen strukturierten und risikobasierten Prozess für die Auswahl, Freigabe, Überwachung und Bewertung Ihrer Lieferanten. Die VA-4-17 verbindet die Lieferantenfreigabe mit den Anforderungen an Rohstoffe, Zutaten und Verpackungsmaterialien und unterstützt dabei, Risiken für Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität und Authentizität bereits in der Beschaffung angemessen zu berücksichtigen.
Die Vorlage begleitet den gesamten Lieferantenprozess – von der Erstfreigabe und Risikoeinstufung über die laufende Leistungsüberwachung bis zur Behandlung von Abweichungen, Aussetzung oder Sperrung eines Lieferanten. Gleichzeitig werden Schnittstellen zu Wareneingangskontrolle, Food Fraud, Spezifikationsmanagement und Rückverfolgbarkeit berücksichtigt.
Eine Freigabeliste allein ist noch kein belastbares Lieferantenmanagement. Entscheidend ist, dass nachvollziehbar festgelegt wurde, nach welchen Kriterien Lieferanten freigegeben werden, wie Risiken berücksichtigt werden und welche Erkenntnisse zu einer erneuten Bewertung oder Änderung des Lieferantenstatus führen.
Im Audit können deshalb neben der ursprünglichen Lieferantenfreigabe beispielsweise aktuelle Zertifikate und Spezifikationen, Ergebnisse der Wareneingangskontrolle, Reklamationen, Lieferantenaudits sowie der Umgang mit wiederholten oder schwerwiegenden Abweichungen relevant sein. Die Verfahrensanweisung VA-4-17 schafft hierfür einen durchgängigen Prozess und verbindet die einzelnen Nachweise miteinander.
Lieferanten und die von ihnen bezogenen Materialien werden entsprechend ihrer möglichen Risiken bewertet. Berücksichtigt werden insbesondere Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität und Authentizität sowie der jeweilige Lieferantenstatus.
Für neue Lieferanten beschreibt die Vorlage einen strukturierten Freigabeprozess mit Anforderung und Prüfung relevanter Unterlagen, Festlegung der Risikoeinstufung, Bewertung eines möglichen Auditbedarfs sowie Aufnahme in die Freigabeliste.
Die laufende Bewertung berücksichtigt unter anderem Ergebnisse aus Wareneingangskontrollen, die Gültigkeit relevanter Zertifikate, Häufigkeit und Schwere von Reklamationen sowie gegebenenfalls Ergebnisse eigener oder beauftragter Lieferantenaudits.
Neben geplanten Überprüfungen berücksichtigt die VA auch anlassbezogene Neubewertungen – beispielsweise bei abgelaufenen Zertifikaten, wiederholten Wareneingangsabweichungen, wesentlichen Änderungen beim Lieferanten oder Hinweisen auf Qualitäts- beziehungsweise Authentizitätsprobleme.
Festgestellte Abweichungen werden dem Lieferanten rückgemeldet und in die weitere Bewertung einbezogen. Für wiederholte oder schwerwiegende Abweichungen stellt die VA eine Verbindung zum Nichtkonformitätsmanagement her.
Bei einer unmittelbaren Gefährdung der Lebensmittelsicherheit oder dauerhaft unzureichender Lieferantenleistung können Aussetzung oder Sperrung des Lieferanten erfolgen. Auch die Voraussetzungen für eine erneute Freigabe werden berücksichtigt.
Die Vorlage schreibt nicht pauschal für jeden Lieferanten ein eigenes Audit vor. Bei entsprechend eingestuften Lieferanten wird vielmehr bewertet, ob vorhandene Nachweise ausreichend sind oder ein eigenes beziehungsweise beauftragtes Lieferantenaudit erforderlich ist.
Dabei können unter anderem die Komplexität der Lieferkette, bisherige Auffälligkeiten und Erkenntnisse aus der Food-Fraud-Anfälligkeitsbewertung berücksichtigt werden. Audit- und Zertifizierungsergebnisse fließen anschließend wieder in die Lieferantenbewertung ein.
Das Lieferantenmanagement wird mit den Anforderungen an die beschafften Rohstoffe und Materialien verbunden. Die geltenden Spezifikationen und Anforderungen werden dem Lieferanten in geeigneter Form zur Verfügung gestellt beziehungsweise mit ihm vereinbart.
Damit unterstützt die Vorlage nicht nur die formale Lieferantenfreigabe, sondern auch die nachvollziehbare Kommunikation der Anforderungen, die für die gelieferten Rohstoffe, Zutaten und Verpackungsmaterialien gelten.
Auch kurzfristige Beschaffungssituationen werden berücksichtigt. Für begründete Ausnahmefälle sieht die VA eine zeitlich beziehungsweise mengenmäßig begrenzte Ausnahmefreigabe mit risikobasierter Prüfung der wesentlichen Anforderungen vor.
Für entsprechend kritische Rohstoffe kann außerdem geprüft werden, ob ein bereits freigegebener Ersatzlieferant sinnvoll ist. Damit lässt sich das Lieferantenmanagement mit der betrieblichen Lieferfähigkeit und dem Umgang mit Lieferkettenstörungen verbinden.
Die VA-4-17 ist als Bestandteil eines zusammenhängenden Lieferanten- und Beschaffungssystems aufgebaut und bindet die Lieferantenfreigabe an weitere relevante Prüf- und Bewertungsprozesse an.
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