Verfahrensanweisung Hinweisgebersystem ISO 26000:2021 (Word) – Meldestelle, Beschwerdeverfahren und Schutz vor Repressalien

Wer Missstände meldet oder sich beeinträchtigt sieht, braucht einen bekannten, zugänglichen und vertraulichen Weg. Die Verfahrensanweisung Hinweisgebersystem ISO 26000 verbindet Hinweisgebersystem und Beschwerdeverfahren für Beschäftigte und Externe: Einrichtung der internen Meldestelle, Meldekanäle, Eingangsbestätigung, vertrauliche Prüfung, Folgemaßnahmen, Abhilfe, Rückmeldung, Schutz vor Repressalien und jährliche Wirksamkeitsprüfung – nach den Abschnitten 6.3.6 und 7.6.3 der ISO 26000:2021.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Ziel, Zweck und Geltungsbereich für Beschäftigte, Lieferanten, Anwohner und weitere Externe
• Verantwortlichkeitsmatrix für oberste Leitung, interne Meldestelle, Fachfunktionen und Arbeitnehmervertretung
• Begriffe wie Hinweis, Beschwerde, hinweisgebende Person, Repressalie und Folgemaßnahme
• Einrichtung der unabhängigen Meldestelle und Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung
• Meldekanäle in Textform, mündlich und persönlich – auch anonym – und ihre Bekanntmachung
• Dokumentation und Eingangsbestätigung mit Erläuterung der Schutzrechte
• Unparteiische Prüfung der Stichhaltigkeit unter Wahrung der Unschuldsvermutung
• Folgemaßnahmen, Abhilfe für Betroffene, Schlichtung und begründete Rückmeldung
• Schutz von Hinweisgebenden, unterstützenden Personen und Zeugen vor Repressalien
• Vertrauliche Dokumentation, Datenschutz, anonymisierte Auswertung und Wirksamkeitsprüfung

Normbezug ISO 26000:2021

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Geschäftsführungen, interne Meldestellen, Compliance- und CSR-Beauftragte, die

• eine interne Meldestelle einrichten oder ihr bestehendes Verfahren schriftlich regeln wollen,
• Hinweisgebersystem und Beschwerdeverfahren für Externe in einem Ablauf zusammenführen möchten,
• die Wirksamkeit ihres Meldeverfahrens jährlich nachvollziehbar überprüfen müssen.

Die Vorlage ist branchenneutral und für Organisationen jeder Größe anpassbar.

Häufige Fragen

Berücksichtigt die Vorlage das Hinweisgeberschutzgesetz?

Ja, der Ablauf greift die Vorgaben des HinSchG auf, etwa Eingangsbestätigung, Rückmeldung, Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien. Fristen stehen in eckigen Klammern und lassen sich anpassen. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung; den aktuellen Rechtsstand prüfen Sie vor der Freigabe.

Können auch Externe Meldungen abgeben?

Ja. Das Verfahren steht Beschäftigten, Beschäftigten von Lieferanten, Anwohnern und weiteren Betroffenen offen. Es wird über Aushang, Intranet, Website, Unterweisung und den Lieferantenkodex bekannt gemacht, in den relevanten Sprachen.

Werden anonyme Meldungen bearbeitet?

Ja. Anonyme Meldungen werden entgegengenommen und bearbeitet. Die Kanäle sind so gestaltet, dass nur die Meldestelle Zugriff hat; ausgewertet wird ausschließlich in anonymisierter Form.

Sind die mitgeltenden Dokumente enthalten?

Nein. Die in der Verfahrensanweisung genannten mitgeltenden Dokumente, etwa das Meldeformular, der Aushang oder das Excel-Register, gehören nicht zu diesem Download.