Kommunikationsplan ISO 50001 – Jahresplan Regelkommunikation mit Nachweis (Excel)

Wer erfährt wann was über die Energieleistung und das EnMS? Kapitel 7.4 der ISO 50001:2018 verlangt, intern und extern festzulegen, worüber, wann, mit wem, wie und durch wen kommuniziert wird, und sicherzustellen, dass die kommunizierte Information mit der im EnMS erzeugten übereinstimmt und verlässlich ist. Der Kommunikationsplan ISO 50001 setzt das als Jahresplan um. Je Kommunikationslinie legen Sie Thema, Richtung, Zielgruppe, Verantwortung, Medium und Turnus fest, dazu die Datengrundlage, etwa Energiebericht, Aktionspläne oder Energiepolitik, und ob vor dem Versand eine Freigabe nötig ist. Im Monatsplan kennzeichnen Sie jeden Termin als geplant, durchgeführt oder ausgefallen. Die Mappe berechnet bis zum Stichtag fällige Termine, Rückstand und Erfüllungsquote gegenüber dem Zielwert und zeigt die Linien mit Rückstand im Dashboard. Im Blatt Nachweis dokumentieren Sie jede durchgeführte oder ausgefallene Kommunikation mit Datum, Empfängern, Kernaussagen, Freigabe, Ablage und Rückmeldungen.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Kennzahlen zu Kommunikationslinien, Terminen im Planjahr, Erfüllungsquote, Rückstand, ausgefallenen Terminen und Linien ohne Datengrundlage
• Rangliste der Kommunikationslinien mit Rückstand, Zielgruppe, Verantwortung und Turnus
• Zwei Diagramme: Termine je Monat geplant und durchgeführt sowie Kommunikationslinien je Medium
• Kommunikationsplan für bis zu 40 Linien mit 14 Mustern, z. B. Energiepolitik, EnPI-Bericht, Verbräuche je SEU, Aktionspläne, Managementbewertung, Lieferanten, Fremdfirmen, Website, Zertifizierungsstelle
• Thema, intern oder extern, Zielgruppe, Verantwortung, Medium und Turnus nach 7.4 a) bis e)
• Datengrundlage je Linie und Kennzeichen „Freigabe vor Versand“
• Monatsplan Januar bis Dezember mit P, D und A sowie Termine, Durchführung, Fälligkeit, Rückstand und Erfüllung je Linie
• Kommunikationsnachweis für bis zu 60 Termine mit Inhalt, Durchführung, Freigabe, Ablage, Rückmeldungen und Prüfung
• Anpassbares Planjahr, Zielwert der Erfüllungsquote, Auswahllisten und Begriffe
• Prüfspalten, Überprüfungsprotokoll, Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung, Änderungshistorie und Anleitung

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist das Tool geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Geschäftsführung, Unternehmenskommunikation, Führungskräfte und Berater, die

• die Regelkommunikation zum EnMS für das ganze Jahr planen wollen,
• nur freigegebene und verlässliche Zahlen kommunizieren möchten,
• Rückstände früh erkennen und die Durchführung im Audit belegen wollen.

Zu Kommunikation, Bewusstsein und Energiemanagement finden Sie passende Unterlagen in unserer Kategorie Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Muss extern über die Energieleistung kommuniziert werden?

Nein. Art und Umfang der externen Kommunikation legt die oberste Leitung fest. Wird extern kommuniziert, gehört die Linie mit Zielgruppe, Datengrundlage und Freigabe in den Plan.

Wie wird der Rückstand berechnet?

Fällig sind alle Termine in abgeschlossenen Monaten des Planjahres. Steht dort noch „P“ statt „D“ oder „A“, zählt der Termin als Rückstand. Der laufende Monat zählt noch nicht.

Warum Datengrundlage und Freigabe?

Kommunizierte Information muss mit der im EnMS erzeugten übereinstimmen und verlässlich sein. Deshalb wird je Linie das Quelldokument festgelegt und bei Bedarf vor dem Versand freigegeben.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die Verfahrensanweisung Kommunikation, die Arbeitsanweisung interne Kommunikation, die Matrix interessierte Parteien, Energiebericht, Jahresvergleich Energieeinsatz, Aktionsplan-Tool, Vorschlagsregister, Energiepolitik, das Protokoll der Managementbewertung und die Schulungsmatrix gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.