Dokumentierte Informationen ISO 50001 – Verfahrensanweisung Lenkung dokumentierter Information im EnMS (Word)

Nach Kapitel 7.5 der ISO 50001:2018 umfasst das EnMS die von der Norm geforderte dokumentierte Information und die Information, die die Organisation für die Wirksamkeit des EnMS und den Nachweis der Verbesserung der energiebezogenen Leistung als notwendig bestimmt. Sie muss gekennzeichnet, geprüft, genehmigt, verfügbar, geschützt und gelenkt werden, einschließlich der Dokumente externer Herkunft. Diese Verfahrensanweisung zu Dokumentierte Informationen ISO 50001 regelt den Lebenszyklus in fünf Schritten: erstellen und kennzeichnen, prüfen und freigeben, bereitstellen und schützen, ändern mit Versionskontrolle sowie aufbewahren und vernichten. Eine vierstufige Dokumentenstruktur mit Nummernsystem, Umsetzungsregeln zu 7.5.2 a) bis c), eine Freigabematrix je Dokumentart und Schutzmaßnahmen für Zugriff, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit machen die Lenkung nachvollziehbar. Regeln für externe Dokumente sowie Mess- und Überwachungsdaten, ein Auditfokus, eine vollständige Liste der von der ISO 50001 geforderten dokumentierten Information und ein Muster für Aufbewahrungsfristen ergänzen die Vorlage.

Inhalte der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozesseigner, Normbezug, Turnus, Ergebnis und Prozessablauf im Überblick
• Messgrößen der Prozessleistung, mitgeltende Unterlagen und Abkürzungen
• Ziel und Zweck mit Zuordnung der Anforderungen aus 7.5.1, 7.5.2 und 7.5.3
• Geltungsbereich für Vorgaben, Nachweise, externe und klimabezogene Information sowie Verantwortlichkeiten
• Begriffe zu dokumentierter Information, aufrechterhalten, aufbewahren, Lenkung, externen Dokumenten und gelenkten Kopien
• Umfang der dokumentierten Information sowie Dokumentenstruktur und Nummernsystem
• Erstellen und Aktualisieren nach 7.5.2 mit Freigabematrix sowie Bereitstellung und Verteilung
• Schutz, Zugriff und Erhaltung, Änderungen und Versionskontrolle, Aufbewahrung und Vernichtung
• Dokumente externer Herkunft, Mess- und Überwachungsdaten, regelmäßige Überprüfung und Auditfokus
• Dokumentierte Information, Anhang A geforderte Dokumentation, Anhang B Aufbewahrungsfristen und Änderungshistorie

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist die Verfahrensanweisung geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Dokumentenverantwortliche, QMB und Berater, die

• die Dokumentenlenkung im EnMS einheitlich und nachvollziehbar regeln wollen,
• vor dem Audit prüfen möchten, ob alle geforderten Nachweise vorliegen,
• die Lenkung mit ISO 9001 oder ISO 14001 in einem integrierten System verbinden wollen.