Excel-Tool Informationsquellen-Monitoring IFS Logistics V3 – Rechtsänderungen, Warnmeldungen und Relevanzbewertung

„Wie erfahren Sie von neuen Gesetzen, Rückrufen und Warnmeldungen – und wie belegen Sie, dass Sie regelmäßig nachsehen?“ Eine Liste mit Internetadressen reicht dafür nicht. Das Informationsquellen-Monitoring IFS Logistics V3 macht das Informationssystem nachweisbar: 20 Quellen von EUR-Lex über RASFF und lebensmittelwarnung.de bis zu BSI-Warnungen und Kundenportalen mit Turnus, Pate und Stellvertretung, ein Prüfprotokoll für jede Quellenprüfung und eine automatische Erkennung von Monitoring-Lücken. Jede relevante Information wird nach Priorität P1 bis P4 bewertet, bei Warnmeldungen mit dem Lagerbestand abgeglichen und an Rechtskataster, HACCP-Team oder Food-Defense-Team weitergeleitet. Fristen für Bewertung, Umsetzung und Information der Geschäftsführung werden in Arbeitstagen berechnet.

Inhalte der Arbeitsmappe

• Dashboard mit Monitoring-Kennzahlen, Fristeinhaltung, Warnmeldungen, Übersicht je Themenfeld und zwei Diagrammen
• Anleitung mit Zweck, Normbezug, Blattübersicht, Vorgehen in sieben Schritten und Bewertungslogik
• Stammdaten mit Stichtag, Dokumentenlenkung und Änderungshistorie
• Quellenkatalog mit Quellenart, Themenfeld, Fundort, Turnus, Pate und Stellvertretung
• Prüfprotokoll als Nachweis jeder Quellenprüfung, auch ohne relevante Änderung
• Auswertungsprotokoll mit Relevanz, Begründung, Priorität und Bewertungsfrist
• Bestandsabgleich und Sperrung bei Warnmeldungen
• Weiterleitung an Rechtskataster, Gefahrenanalyse und Verwundbarkeitsanalyse mit Maßnahme und Frist
• Information der Geschäftsführung mit Fristprüfung
• Überprüfungsprotokoll, Auswahllisten und Parameter

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist das Tool geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung in Logistikunternehmen, die

• Rechtsänderungen, Rückrufe und Produktwarnungen für Food und Non-Food verfolgen müssen,
• Warnmeldungen schnell mit dem eigenen Lagerbestand abgleichen wollen,
• im Audit ein funktionierendes Informationssystem statt einer Linkliste zeigen möchten.

Weitere Excel-Tools zu IFS Logistics finden Sie in unseren Excel-Tools.

Häufige Fragen

Wann gilt eine Quelle als Monitoring-Lücke?

Wenn die letzte Prüfung laut Protokoll länger zurückliegt als der festgelegte Turnus plus Toleranz. Das Dashboard zeigt den Anteil der im Turnus geprüften Quellen als Kennzahl.

Wie schnell muss eine Warnmeldung bearbeitet werden?

Priorität P1 wird am Eingangstag bewertet und der Geschäftsführung gemeldet. Bei Ware im Bestand wird sie gesperrt und der Produktinhaber informiert; das Tool prüft, ob Bestandsabgleich und Sperrung dokumentiert sind.

Wie hängen Monitoring und Rechtskataster zusammen?

Das Monitoring erfasst und bewertet neue Informationen; relevante Rechtsänderungen werden mit der Nummer des Rechtskatasters weitergeleitet und dort als bindende Verpflichtung geführt. Das Rechtskataster ist ein eigenes Excel-Tool.

Kann ich die Arbeitsmappe anpassen?

Ja. Quellen, Turnus, Paten, Themenfelder, Fristen je Priorität, Toleranz und Zielwerte pflegen Sie in den gelben Feldern und im Blatt „Listen“.