Dokumentenlenkung ISO 50001 – Erstellung, Pflege, Prüfung und Aktualisierung dokumentierter Informationen im EnMS (Word)

Ein Energiemanagementsystem besteht aus Politik, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formularen, Excel-Tools und vielen Nachweisen. Damit überall nur gültige Fassungen verwendet werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben, braucht es eine klare Dokumentenlenkung. Kapitel 7.5 der ISO 50001:2018 verlangt, dokumentierte Information angemessen zu kennzeichnen, zu prüfen und freizugeben, sie verfügbar und geschützt zu halten und Verteilung, Zugriff, Ablage, Aufbewahrung, Änderungen sowie den Verbleib zu regeln. Diese Arbeitsanweisung zur Dokumentenlenkung ISO 50001 beschreibt das praktische Vorgehen von der Erstellung mit Mastervorlagen über Prüfung und Freigabe nach Freigabematrix bis zu Herausgabe, Verteilung und Archivierung. Sie legt fest, wie Verfahrensanweisungen, Arbeits- und Prüfanweisungen, Formblätter und Checklisten aufgebaut sind, und regelt Änderungen mit Prüfung der Auswirkungen auf EnPI, Energieziele und Maßnahmen. Ungültige Fassungen werden gekennzeichnet und archiviert, Papierexemplare ausgetauscht. Regeln zu dokumentierter Information externer Herkunft, gesonderten Aushängen, Zugriffsrechten, Datensicherung und Schutz sowie Kennzahlen und Prozessnachweise ergänzen die Arbeitsanweisung. Im Anhang finden Sie eine Freigabe- und Archivierungscheckliste und eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen.

Inhalte der Arbeitsanweisung

• Zielsetzung und Anwendungsbereich für alle dokumentierten Informationen im EnMS
• Verantwortlichkeiten von Energieteam, Fachbereichen, EnMB und QMB
• Begriffe dokumentierte Information, Versionierung und Freigabe
• Erstellen, Prüfen und Freigeben mit Mastervorlagen und Freigabematrix
• Herausgabe und Archivierung einschließlich Information externer Herkunft
• Änderungen mit Prüfung der Auswirkungen auf EnPI, Ziele und Maßnahmen
• Aufbau und Gliederung von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formblättern und Checklisten
• Genehmigung, Verteilung, Austausch und Archivierung, Aufzeichnungen und gesonderte Aushänge
• Zugriff, Aufbewahrung, Datensicherung, Schutz, Kennzahlen und Prozessnachweise
• Anhänge: Freigabe- und Archivierungscheckliste und Übersicht Aufbewahrungsfristen

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist die Arbeitsanweisung geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Dokumentenverantwortliche, QMB und Fachbereiche, die

• Erstellung, Prüfung und Freigabe ihrer EnMS-Dokumente einheitlich regeln wollen,
• sicherstellen möchten, dass überall nur gültige Fassungen im Umlauf sind,
• Änderungen und Revisionen im Audit lückenlos nachweisen wollen.

Zu dokumentierter Information und Energiemanagement finden Sie passende Unterlagen in unserer Kategorie Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Wie läuft die Freigabe eines Dokuments ab?

Die erstellende Person nutzt die Mastervorlage, die prüfende Person nach Freigabematrix prüft, und die freigebende Person erteilt die Freigabe oder schickt das Dokument mit Änderungswünschen zurück. Revisionsstand und Datum werden sichtbar ausgewiesen.

Was passiert mit veralteten Fassungen?

Mit der Freigabe der neuen Revision verliert die alte Fassung sofort ihre Gültigkeit. Sie wird aus dem Zugriff genommen, als ungültig gekennzeichnet und archiviert; Papierexemplare werden ausgetauscht.

Wie hängt die Arbeitsanweisung mit der Archivierungsrichtlinie zusammen?

Die Arbeitsanweisung regelt Erstellung, Freigabe, Änderung und Verteilung. Aufbewahrungsfristen, Archivierungsformen und Vernichtung legt die Archivierungsrichtlinie fest.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die genannte Verfahrensanweisung, die Archivierungsrichtlinie, die Arbeitsanweisung zu EnPI-Dokumenten, das Formular Dokumentenfreigabe sowie Excel-Tools wie Revisionsverzeichnis und Rechtskataster gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.