Systemfreigabe für neue oder geänderte elektronische Aufzeichnungssysteme – IFS Logistics V3 Word-Vorlage

Das neue Temperaturmonitoring läuft seit Montag, der Anbieter hat alles eingerichtet, doch ob der Audit Trail Änderungen wirklich protokolliert, ob die Alarmweiterleitung nachts funktioniert und ob die Testkonten noch aktiv sind, hat niemand geprüft. Das Formular zur Systemfreigabe elektronisches Aufzeichnungssystem für IFS Logistics V3 dokumentiert diese Prüfung vor der Einführung oder einer wesentlichen Änderung. Erfasst werden Systembezeichnung, Systemart, Systemklasse, Anlass vom Release-Wechsel bis zum Wechsel in die Cloud, Betrieb und enthaltene Aufzeichnungen. Neun Anforderungen von persönlicher Anmeldung und Audit Trail über Zeitsynchronisation und Ausfallalarm bis zu Export und Verträgen werden je Klasse geprüft. Sensoren, Kalibrierung, Alarmeinstellungen, Notbetrieb und der Schnittstellentest mit Abgleich von Quelle und Ziel folgen. Berechtigungen, Datensicherung, Schulung und Freigabe schließen das Formular ab.

Inhalt des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Zuständigkeiten, Freigabe und Aufbewahrung
• System, Systemart, Systemklasse und Anlass der Änderung
• Betrieb, enthaltene Aufzeichnungen und Prüfteam
• Systemanforderungen mit Vorgabe je Klasse und Prüfmethode
• Audit Trail, Löschschutz, Zeitsynchronisation und Ausfallalarm
• Mess- und Überwachungssysteme mit Sensoren und Alarmen
• Schnittstellentest mit Testdaten und Abgleich
• Berechtigungen, Datensicherung und Migration der Altdaten
• Schulung der Anwender und Dienstleisterbewertung
• Freigabeentscheidung, mitgeltende Unterlagen und Änderungshistorie

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IT-Verantwortliche, IFS-Beauftragte, QM und Beratende in Lager-, Transport- und Speditionsunternehmen, die

• neue Systeme oder Release-Wechsel nachvollziehbar freigeben müssen,
• Schnittstellen zwischen WMS, TMS und Kundensystemen testen wollen,
• SaaS-Anbieter und Fremdbetrieb vertraglich absichern möchten.

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Häufige Fragen

Wofür wird das Formular verwendet?

Mit der Systemfreigabe elektronisches Aufzeichnungssystem prüfen IT, IFS-B und QM vor der Inbetriebnahme Anmeldung, Rechte, Audit Trail, Alarme, Schnittstellen und Datensicherung und dokumentieren die Freigabeentscheidung.

Was passiert, wenn eine Pflichtanforderung nicht erfüllt ist?

Dann wird das System nicht freigegeben oder nur mit einer befristeten, dokumentierten Ersatzmaßnahme, etwa einer manuellen Parallelaufzeichnung. Bei S1-Systemen bestätigt die Geschäftsführung die Ersatzmaßnahme.

Sind Systeminventar und Berechtigungsmatrix enthalten?

Nein. Systeminventar, Berechtigungsmatrix, VA Elektronische Aufzeichnungen und Berechtigungsantrag sind eigene Dokumente und gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Systemarten, Klassen, Anforderungen, Prüfmethoden und Freigabestellen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.