Verfahrensanweisung Temperaturaufzeichnung IFS Logistics V3 – Aufzeichnungssysteme, Wareneingang, Lager, Transport, Bereitstellung, Abweichungen

Der Kunde fordert für eine Charge Tiefkühlware die Temperaturhistorie an. Der Lagerschrieb ist da, aber der Fahrzeugschreiber geht zwei Stunden nach, der Datenlogger des Frachtführers wurde nie ausgelesen, und an der Rampe fehlt jede Messung. Die Verfahrensanweisung Temperaturaufzeichnung IFS Logistics V3 legt Temperaturklassen mit Soll-Bereich und Rechtsgrundlage fest und ordnet jedem Kettenglied ein geeignetes Aufzeichnungssystem mit Mess- und Speicherintervall zu, mit Eignungskriterien nach VO (EG) 37/2005 und EN 12830. Beschrieben sind die Temperaturkontrolle im Wareneingang mit Bewertungsschema, die kontinuierliche Aufzeichnung im Lager mit vier Alarmstufen, Rampenzeiten, Vorkühlung und Laderaumkontrolle, Thermoboxen, die Aufzeichnung unterwegs mit Reaktionen von Fahrer und Disposition sowie die Übergabe an den Empfänger. Datenhaltung mit Zeitsynchronisation, Zugriffsschutz und täglicher Prüfung, Aufbewahrungsfristen, die Bereitstellung auf Anfrage, die Bewertung von Temperaturabweichungen in acht Schritten, die Monatsauswertung und Sonderfälle wie Mehrkammerfahrzeuge, Retouren oder kombinierter Verkehr schließen die Vorlage ab.

Inhalt der Verfahrensanweisung

• Prozessstammblatt mit Prozessablauf, Normbezug, Turnus und Messgrößen
• Ziel, Geltungsbereich, Verantwortungsmatrix und Begriffe
• Temperaturklassen mit Soll-Bereich, Ausnahmen und Rechtsgrundlage
• Aufzeichnungssysteme je Kettenglied und Eignungskriterien
• Temperaturkontrolle im Wareneingang mit Bewertungsschema
• Kontinuierliche Lageraufzeichnung, Alarmstufen und Rampenzeiten
• Vorkühlung, Laderaumkontrolle, Thermoboxen, Transport und Übergabe
• Datensicherheit, tägliche Prüfung, Aufbewahrung und Bereitstellung
• Bewertung von Abweichungen, Monatsauswertung und Sonderfälle
• Anhänge: Kettenglied-Matrix, Kundenbericht, Prüfkriterien, Verweise

Normbezug IFS Logistics Version 3

Für wen ist die Vorlage geeignet?

Für IFS-Beauftragte, Lagerleitung, Disposition und Beratende in Kühl- und Tiefkühllogistik, Spedition und Cross-Docking, die

• die Temperaturhistorie einer Charge kurzfristig vorlegen müssen,
• eigene Fahrzeuge, Frachtführer und Thermoboxen einbinden wollen,
• Abweichungen nachvollziehbar mit dem Produktinhaber bewerten möchten.

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Häufige Fragen

Was regelt die Verfahrensanweisung?

Sie regelt die Temperaturaufzeichnung IFS Logistics V3 über die gesamte Logistikkette: Aufzeichnungssysteme, Messungen im Wareneingang, Lager, bei Verladung, Transport und Übergabe, Datensicherheit, Aufbewahrung, Bereitstellung auf Anfrage und Bewertung von Temperaturabweichungen.

Wie lange werden Temperaturaufzeichnungen aufbewahrt?

Vorrangig gelten rechtliche Vorgaben und Kundenanforderungen. Ohne solche Vorgaben sieht die Vorlage für Lebensmittel mindestens ein Jahr nach Ablauf der Haltbarkeit und für Non-Food mindestens ein Jahr vor; für Tiefkühlware ist zusätzlich VO (EG) 37/2005 berücksichtigt.

Sind Auswertungstool und Checkliste enthalten?

Die Vorlage enthält Muster für Kettenglied-Matrix, Kunden-Temperaturbericht und Prüfkriterien. Excel-Tool Temperaturmonitoring-Auswertung, Checkliste Temperaturführung Kühlkette und die Arbeitsanweisungen sind eigene Dokumente; diese gehören nicht zu diesem Download.

Kann ich die Vorlage anpassen?

Ja. Die Datei ist vollständig in Word bearbeitbar. Firmenname, Temperaturklassen, Alarmverzögerungen, Rampenzeiten, Prüfintervalle und Aufbewahrungsfristen passen Sie über die Platzhalter an Ihr Unternehmen an.