Nichtkonforme Produkte IFS Food müssen eindeutig identifiziert, wirksam gesperrt, hinsichtlich möglicher Risiken bewertet und einer nachvollziehbaren Entscheidung über ihre weitere Verwendung zugeführt werden. Die Verfahrensanweisung VA-5-15 unterstützt Lebensmittelunternehmen dabei, den Umgang mit nichtkonformen Rohwaren, Zwischen- und Endprodukten, Hilfsmitteln und Verpackungsmaterialien nach IFS Food Version 8 Kapitel 5.10 strukturiert zu regeln.
Die Vorlage beschreibt den vollständigen operativen Ablauf von der Erkennung einer Produktabweichung über Kennzeichnung, Isolierung beziehungsweise Sperrung und Risikobewertung bis zur dokumentierten Dispositionsentscheidung. Auch Nachbearbeitung und Wiederaufbereitung, Sonderfreigaben, bereits verpackte Endprodukte außerhalb der Spezifikation sowie die Schnittstellen zu Rückruf, Korrekturmaßnahmen und Nichtkonformitätsmanagement werden berücksichtigt.
Nichtkonforme Produkte können an unterschiedlichsten Stellen des Produktions- und Warenflusses auftreten. Abweichungen können beispielsweise Rohwaren, Halbfertigware, Fertigprodukte, Verarbeitungshilfsstoffe, Verpackungen oder Etiketten betreffen.
Entscheidend ist, dass betroffene Produkte nicht unbeabsichtigt weiterverarbeitet oder ausgeliefert werden. Die Verfahrensanweisung schafft deshalb einen klaren Ablauf für nichtkonforme Produkte IFS Food und verbindet die unmittelbare Produktsicherung mit Risikobewertung und dokumentierter Entscheidung über die weitere Verwendung.
Die VA-5-15 legt fest, wie ein als nichtkonform erkanntes Produkt eindeutig gekennzeichnet wird. Die Kennzeichnung soll eine Verwechslung mit konformer Ware verhindern und kann abhängig von den betrieblichen Gegebenheiten unmittelbar am Produkt, an der Palette oder am Gebinde sowie zusätzlich im Warenwirtschaftssystem erfolgen.
Status, Feststellungsdatum und weitere relevante Informationen können nachvollziehbar dokumentiert werden, sodass der Sperrstatus bis zur endgültigen Dispositionsentscheidung eindeutig erkennbar bleibt.
Ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens ist die Produktsperrung IFS Food. Nichtkonforme Produkte werden so gesperrt beziehungsweise isoliert, dass eine unbeabsichtigte Weiterverarbeitung, Vermischung oder Auslieferung verhindert wird.
Abhängig von Produkt, Prozess und betrieblicher Organisation kann dies beispielsweise durch physische Trennung, eindeutige Kennzeichnung, definierte Sperr- oder Quarantänebereiche, systemseitige Sperren oder eine geeignete Kombination dieser Maßnahmen erfolgen.
Die Verfahrensanweisung beschränkt sich nicht auf fertige Lebensmittel. In das Verfahren werden auch nichtkonforme Rohwaren, Zwischenprodukte, Hilfsmittel und Verpackungsmaterialien einbezogen.
Damit können beispielsweise beanstandete Zutaten, Zwischenprodukte außerhalb festgelegter Prozessanforderungen, fehlerhafte Etiketten oder Verpackungsmaterialien mit Spezifikationsabweichungen nach einem einheitlichen Grundprinzip behandelt werden.
Nach der Sicherung des betroffenen Produkts erfolgt eine Bewertung der festgestellten Nichtkonformität. Dabei können insbesondere Art und Schwere der Abweichung, die betroffene Menge und mögliche Verbreitung, Anforderungen an Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität und Authentizität sowie rechtliche und kundenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden.
Auch der Umfang möglicherweise betroffener Produkte wird betrachtet. Sind beispielsweise weitere Chargen oder bereits ausgelieferte Teilmengen möglicherweise betroffen, können diese in die Bewertung und erforderlichenfalls in weitere Sicherungsmaßnahmen einbezogen werden.
Auf Grundlage der Risikobewertung wird eine dokumentierte Entscheidung über die weitere Verwendung getroffen. Die VA-5-15 stellt hierfür verschiedene Dispositionsmöglichkeiten bereit.
Kann ein nichtkonformes Produkt durch Nachbearbeitung oder Wiederaufbereitung wieder in einen konformen Zustand überführt werden, wird das hierfür vorgesehene Verfahren mit der Prozessvalidierung und Prozesskontrolle verknüpft.
Nach der Nachbearbeitung wird vor der Freigabe überprüft, ob das Produkt die für seine weitere Verwendung maßgeblichen Anforderungen erfüllt. Damit endet die Behandlung einer Nichtkonformität nicht bereits mit der technischen Nacharbeit, sondern erst mit einer nachvollziehbaren Bewertung des bearbeiteten Produkts.
Nicht jede Abweichung führt automatisch zur Entsorgung eines Produkts. Ist die weitere Verwendung trotz einer festgestellten Abweichung zulässig, kann eine dokumentierte Sonderfreigabe vorgesehen werden.
Voraussetzung ist, dass Lebensmittelsicherheit und Produktlegalität nicht beeinträchtigt werden und die weitere Verwendung unter Berücksichtigung der anwendbaren Spezifikations- und Kundenanforderungen zulässig ist. Erforderliche Genehmigungen werden vor der Freigabe eingeholt und dokumentiert.
Die Verfahrensanweisung berücksichtigt ausdrücklich den Umgang mit bereits verpackten Endprodukten, die nicht den festgelegten Spezifikationen entsprechen. Solche Produkte dürfen nicht ohne die erforderliche Bewertung beziehungsweise Genehmigung unter dem betreffenden Label in Verkehr gebracht werden.
Liegt die erforderliche Genehmigung des Markeninhabers nicht vor, wird das Produkt entsprechend der festgelegten Dispositionsmöglichkeiten behandelt, beispielsweise durch Umkennzeichnung, Nachbearbeitung oder Rückweisung.
Werden nichtkonforme Produkte IFS Food festgestellt, sind schnelle Maßnahmen entscheidend, um eine unbeabsichtigte weitere Verwendung zu verhindern. Die VA verbindet deshalb die Erkennung unmittelbar mit Meldung, Kennzeichnung und wirksamer Sperrung beziehungsweise Isolierung.
Soweit erforderlich, können weitere möglicherweise betroffene Chargen oder Materialien vorsorglich gesperrt werden. Ergibt die Bewertung Hinweise auf eine mögliche Gefährdung der Lebensmittelsicherheit oder auf bereits ausgelieferte betroffene Ware, werden die angrenzenden Verfahren für Rückverfolgbarkeit, Rückruf beziehungsweise Krisenmanagement berücksichtigt.
Ein besonderer Vorteil der VA-5-15 ist die klare Abgrenzung zum allgemeinen Nichtkonformitätsmanagement. Die Verfahrensanweisung konzentriert sich auf die konkrete operative Frage: Was geschieht mit dem tatsächlich betroffenen Produkt?
Das übergreifende Nichtkonformitätsmanagement behandelt dagegen die systematische Erfassung, Bewertung und weitere Steuerung von Nichtkonformitäten. Produktnichtkonformitäten, die einer weitergehenden Bearbeitung bedürfen, können dadurch gezielt in das Nichtkonformitäts- und Korrekturmaßnahmenmanagement überführt werden, ohne beide Verfahren unnötig miteinander zu vermischen.
Treten gleiche oder vergleichbare Produktnichtkonformitäten wiederholt auf, reicht die reine Sperrung und Disposition des einzelnen Produkts möglicherweise nicht aus. Die Vorlage schafft deshalb eine Schnittstelle zu Ursachenanalyse sowie Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.
Dadurch können beispielsweise wiederkehrende Abweichungen an einer bestimmten Anlage, einem Produkt oder einem Prozess systematisch untersucht und geeignete Maßnahmen zur Vermeidung eines erneuten Auftretens eingeleitet werden.
Die VA-5-15 ordnet die wesentlichen Aufgaben den beteiligten Funktionen zu. Dazu gehören die Erkennung und Meldung einer Nichtkonformität, die unmittelbare Sperrung beziehungsweise Isolierung, die fachliche Risikobewertung, die Dispositionsentscheidung sowie deren Umsetzung und Dokumentation.
Geschäftsführung, Lebensmittelsicherheitsbeauftragter beziehungsweise QMB, Qualitätssicherung, Produktionsleitung und weitere Mitarbeitende können entsprechend der betrieblichen Organisation eindeutig in das Verfahren eingebunden werden.
Die VA-5-15 verbindet den operativen Umgang mit nichtkonformen Produkten IFS Food mit angrenzenden Verfahren des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagements. Dadurch lässt sich die Vorlage in ein bestehendes IFS Food System integrieren.
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