Mit der Verfahrensanweisung Interne Audits IFS Food planen, organisieren und dokumentieren Sie interne Audits systematisch, risikobasiert und nachvollziehbar. Die VA-5-07 beschreibt den vollständigen Auditprozess von der Erstellung des Auditprogramms über Auditorenauswahl, Vorbereitung und Durchführung bis zur Dokumentation von Feststellungen und Nachverfolgung erforderlicher Maßnahmen.
Die Vorlage ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 5.1 und ergänzend auf ISO 22000:2018 Kapitel 9.2 ausgerichtet. Besonderes Augenmerk liegt auf der unabhängigen Auditdurchführung, der risikobasierten Festlegung der Audithäufigkeit und der vollständigen Abdeckung der relevanten Anforderungen und Tätigkeitsbereiche.
Das interne Auditprogramm gehört zu den zentralen Anforderungen des IFS Food Standards. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass interne Audits durchgeführt werden, sondern dass das Auditprogramm wirksam ist, die relevanten Anforderungen abdeckt und kritische Tätigkeiten entsprechend ihrer Risikobewertung häufiger geprüft werden.
Die VA-5-07 unterstützt dabei, ein internes Auditprogramm aufzubauen, das nicht lediglich Dokumente kontrolliert. Die Auditdurchführung kombiniert Dokumentenprüfung, Beobachtung der tatsächlichen Praxis und Befragung der Mitarbeitenden und schafft damit eine belastbare Grundlage für die Bewertung der tatsächlichen Systemwirksamkeit.
Das interne Auditprogramm legt fest, welche Bereiche innerhalb des vorgesehenen Auditzeitraums geprüft werden und welche Auditschwerpunkte aufgrund ihrer Bedeutung für Lebensmittelsicherheit und Produktqualität intensiver beziehungsweise häufiger berücksichtigt werden.
In die Planung fließen unter anderem Risiken, Ergebnisse vorheriger Audits, wesentliche Änderungen und die Anforderungen des jeweils anwendbaren Standards ein. Auch firmeneigene oder angemietete externe Lagerstandorte werden berücksichtigt.
Interne Auditoren benötigen sowohl Kenntnisse der Auditmethodik als auch ein angemessenes Verständnis der für den auditierten Bereich relevanten Anforderungen. Die Vorlage berücksichtigt außerdem die persönliche Eignung für eine sachliche, objektive und konstruktive Auditdurchführung.
Auditoren prüfen nicht ihren eigenen Verantwortungsbereich. Bei kleineren Unternehmen kann die erforderliche Unabhängigkeit beispielsweise durch gegenseitige Auditierung unterschiedlicher Bereiche oder den Einsatz externer Auditoren hergestellt werden.
Für jedes Audit werden Auditumfang und Auditkriterien festgelegt, relevante Dokumente und frühere Feststellungen geprüft sowie geeignete Auditfragen beziehungsweise Checklisten vorbereitet.
Die eigentliche Auditdurchführung verbindet Dokumentenprüfung mit Vor-Ort-Beobachtungen und Mitarbeiterbefragungen. Offene Fragen helfen dabei, das tatsächliche Verständnis betrieblicher Anforderungen zu bewerten und nicht nur formale Nachweise zu prüfen.
Die VA unterscheidet unterschiedliche Auditformen und ermöglicht dadurch eine auf den jeweiligen Prüfzweck abgestimmte Auditplanung. Neben System- und Prozessaudits werden auch Produktaudits und Hygiene-Rundgänge berücksichtigt.
Beim Produktaudit kann beispielsweise eine konkrete Charge durch verschiedene Prozessstufen verfolgt werden. Dadurch lassen sich insbesondere Schnittstellen zwischen Wareneingang, Produktion, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit praxisnah bewerten.
Auditfeststellungen werden anhand objektiver Nachweise dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise konkrete Beobachtungen, Aufzeichnungen, Dokumente oder nachvollziehbare Aussagen von Mitarbeitenden.
Die Vorlage unterstützt außerdem eine strukturierte Bewertung von Feststellungen entsprechend ihrer Bedeutung für Lebensmittelsicherheit, Produktkonformität, Rechtskonformität und die Wirksamkeit des Managementsystems. Reine Verbesserungshinweise werden dabei von tatsächlichen Abweichungen unterschieden.
Für relevante Feststellungen werden Verantwortlichkeiten und angemessene Umsetzungsfristen definiert. Bei schwerwiegenden, wiederkehrenden oder systemischen Abweichungen wird eine Ursachenanalyse vorgesehen.
Die Wirksamkeit umgesetzter Maßnahmen kann abhängig von Art und Bedeutung der Feststellung durch Nachweisprüfung, Vor-Ort-Kontrolle, Prozessbeobachtung, Kennzahlenauswertung oder im Rahmen eines Folgeaudits überprüft werden.
Die Verfahrensanweisung berücksichtigt ausdrücklich firmeneigene oder angemietete Lagerräume außerhalb des eigentlichen Betriebsgeländes. Bei extern betriebenen Lagerstandorten wird bewertet, welche Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten dem eigenen Managementsystem zuzurechnen sind und welcher Umfang an Kontrolle oder Einfluss besteht.
Je nach Risikoeinstufung können geeignete Audit-, Kontroll- oder Verifizierungsmaßnahmen festgelegt werden.
Die VA-5-07 verbindet das interne Auditprogramm mit Risiko-, Abweichungs- und Maßnahmenmanagement. Dadurch lassen sich Feststellungen systematisch bewerten, weiterverfolgen und in die kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems überführen.
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