Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung – IFS Food V8

Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung – IFS Food V8

Mit der Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung IFS Food steuern Sie Erstellung, Prüfung, Freigabe, Änderung, Verteilung und Archivierung Ihrer Managementsystem-Dokumente nach einem einheitlichen Verfahren. Die VA-2-01 schafft klare Regeln dafür, welche Dokumentversion gültig ist, wer Änderungen durchführen und freigeben darf und wie sichergestellt wird, dass an den jeweiligen Arbeitsplätzen die erforderlichen aktuellen Informationen verfügbar sind.

Die vollständig editierbare Word-Vorlage ist auf IFS Food Version 8 ausgerichtet und berücksichtigt sowohl intern erstellte Dokumente als auch relevante externe Vorgabedokumente. Gleichzeitig wird die Dokumentenlenkung klar von der separaten Lenkung ausgefüllter Aufzeichnungen abgegrenzt.

Ihre Vorteile bei der Dokumentenlenkung IFS Food

• Auf IFS Food Version 8 ausgerichtet: Erstellung, Prüfung, Freigabe, Änderung, Verteilung und Archivierung gelenkter Dokumente werden nachvollziehbar geregelt.
• Eindeutige Versionssteuerung: Dokumentenkennzeichnung, Revisionsstand und Freigabestatus unterstützen die sichere Unterscheidung zwischen gültigen und überholten Dokumentversionen.
• Kontrollierte Dokumentenänderungen: Änderungen werden nachvollziehbar geprüft, freigegeben und so verteilt, dass veraltete Fassungen nicht unbeabsichtigt weiterverwendet werden.
• Direkt einsetzbar: Sofort-Download im MS Word Format, vollständig frei editierbar und ohne Abo-Zwang.

Warum Dokumentenlenkung im IFS Food Audit wichtig ist

Dokumentenlenkung muss in der betrieblichen Praxis sicherstellen, dass Mitarbeitende mit den jeweils gültigen Vorgaben arbeiten können. Eine umfangreiche Dokumentenstruktur allein genügt deshalb nicht. Entscheidend ist, ob Dokumente eindeutig gekennzeichnet, geprüft und freigegeben sind und Änderungen kontrolliert in das Managementsystem übernommen werden.

Besonders relevant wird dies bei Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Spezifikationen, Prüfplänen, HACCP-relevanten Dokumenten und weiteren Vorgaben, deren veraltete oder unkontrollierte Verwendung Auswirkungen auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität oder Kundenanforderungen haben kann.

Die VA-2-01 schafft hierfür einen einheitlichen Prozess und definiert die erforderlichen Verantwortlichkeiten von der Dokumentenerstellung bis zur kontrollierten Bereitstellung.

Inhalte der Verfahrensanweisung Dokumentenlenkung

Dokumente eindeutig kennzeichnen und freigeben

• Dokumentenidentifikation: Einheitliche Kennzeichnung und Zuordnung gelenkter Dokumente einschließlich Dokumentennummer und Revisionsstand.
• Prüfung und Freigabe: Geregelte Verantwortlichkeiten stellen sicher, dass Dokumente vor ihrer Verwendung angemessen geprüft und freigegeben werden.
• Änderungslenkung: Überarbeitungen werden nachvollziehbar durchgeführt und freigegeben, bevor eine neue Dokumentversion verbindlich eingesetzt wird.

Dokumente systematisch erstellen und prüfen

Neue beziehungsweise geänderte Dokumente werden durch fachlich geeignete Personen erstellt und vor ihrer verbindlichen Anwendung geprüft. Dabei wird bewertet, ob die enthaltenen Vorgaben fachlich richtig, verständlich und für den vorgesehenen Anwendungsbereich geeignet sind.

Die Freigabe erfolgt durch die hierfür festgelegte verantwortliche Funktion. Dadurch wird verhindert, dass Entwürfe oder noch nicht abschließend geprüfte Dokumente unbeabsichtigt als verbindliche Vorgabe verwendet werden.

Dokumentenänderungen nachvollziehbar lenken

Änderungen an gelenkten Dokumenten erfolgen kontrolliert. Neue Revisionsstände werden eindeutig gekennzeichnet und entsprechend den festgelegten Verantwortlichkeiten geprüft und freigegeben.

Damit bleibt nachvollziehbar, welche Fassung eines Dokuments aktuell gültig ist. Gleichzeitig unterstützt die Verfahrensanweisung dabei, überholte Dokumentversionen aus den relevanten Anwendungsbereichen zu entfernen beziehungsweise eindeutig als ungültig oder archiviert zu kennzeichnen.

Aktuelle Dokumente am Einsatzort bereitstellen

Gelenkte Dokumente werden dort verfügbar gemacht, wo sie für die Durchführung der jeweiligen Tätigkeit benötigt werden. Dies kann abhängig von der betrieblichen Dokumentationsstruktur elektronisch oder in Papierform erfolgen.

Die Dokumentenlenkung berücksichtigt dabei auch kontrollierte Papierkopien. Dadurch lässt sich verhindern, dass ausgedruckte Arbeitsunterlagen nach einer Dokumentenänderung unbemerkt mit einem veralteten Revisionsstand weiterverwendet werden.

Externe Dokumente kontrolliert einbeziehen

Nicht nur intern erstellte Vorgaben können für das Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagement relevant sein. Die VA berücksichtigt deshalb auch externe Dokumente, die für die betrieblichen Prozesse und die Erfüllung festgelegter Anforderungen benötigt werden.

Relevante externe Dokumente werden identifiziert und in die betriebliche Dokumentensteuerung einbezogen. Verantwortlichkeiten für ihre Überwachung und erforderliche Aktualisierungen können entsprechend ihrer Bedeutung festgelegt werden.

Veraltete Dokumente sicher außer Kraft setzen

Wird ein Dokument durch eine neue Revision ersetzt oder vollständig außer Kraft gesetzt, muss verhindert werden, dass die alte Fassung unbeabsichtigt weiterhin als gültige Arbeitsgrundlage verwendet wird.

Überholte Dokumente werden deshalb aus den relevanten Verwendungsstellen entfernt beziehungsweise eindeutig gekennzeichnet. Soweit eine Archivierung erforderlich ist, erfolgt diese so, dass archivierte Fassungen nicht mit aktuell gültigen Dokumenten verwechselt werden können.

Dokumentenlenkung und Aufzeichnungslenkung unterscheiden

Die VA-2-01 grenzt gelenkte Vorgabedokumente bewusst von Aufzeichnungen ab. Vorgabedokumente beschreiben, wie Tätigkeiten durchgeführt werden sollen, und unterliegen deshalb einer kontrollierten Versions- und Änderungslenkung.

Ausgefüllte Formulare, Prüfprotokolle, Messwerte oder andere Nachweise dokumentieren dagegen bereits durchgeführte Tätigkeiten. Für deren Erstellung, Korrektur, Ablage, Schutz und Aufbewahrung gelten die Regelungen der separaten Verfahrensanweisung zur Lenkung von Aufzeichnungen.

Einbindung in das IFS Food Managementsystem

Die VA-2-01 bildet eine zentrale Grundlage für die kontrollierte Dokumentation des Managementsystems. Sie ist mit weiteren Prozessen verbunden, bei denen gelenkte Dokumente erstellt, geändert oder als Nachweise verwendet werden.

• RL-0-01 – Geltungsbereich / Zertifizierungsumfang
• VA-0-01 – Prozesslandschaft & Verantwortlichkeiten
• XL-2-01 – Dokumentenregister / Masterliste
• VA-1-01 – Managementbewertung
• VA-2-02 – Lenkung von Aufzeichnungen
• VA-5-03 – Nichtkonformitätsmanagement
• VA-5-04 – Korrektur- & Vorbeugemaßnahmen (KVP)

Technische Daten und Lieferumfang

• Format: Microsoft Word (.docx), vollständig frei editierbar und an eigene Dokumentenstrukturen, Freigabeverfahren und Verantwortlichkeiten anpassbar.
• Umfang: Verfahrensanweisung mit Prozessstammblatt sowie Regelungen zu Dokumentenerstellung, Kennzeichnung, Prüfung, Freigabe, Änderung, Verteilung, externen Dokumenten, Archivierung und ungültigen Dokumentversionen.
• Einsatzbereich: Lebensmittelhersteller, Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung, HACCP-Team, Lebensmittelsicherheitsmanagement sowie Fachbereiche, die gelenkte Dokumente erstellen oder anwenden.