Mit dieser Verfahrensanweisung Kommunikation schaffen Sie klare Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Freigaberegeln für den internen und externen Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen. Die Vorlage VA-5-06 bildet einen übergeordneten Kommunikationsrahmen für das Managementsystem und berücksichtigt dabei insbesondere die Lebensmittelsicherheits- und Qualitätskultur nach IFS Food Version 8 sowie die Anforderungen an Kommunikation nach ISO 22000:2018.
Sicherheits- und qualitätsrelevante Informationen müssen nicht nur vorhanden sein, sondern die richtigen Personen rechtzeitig erreichen. Die Verfahrensanweisung regelt deshalb interne Kommunikationswege ebenso wie Rückmeldungen von Mitarbeitenden und die Kommunikation mit Behörden, Lieferanten, Öffentlichkeit und Medien.
Ein Kommunikationsprozess funktioniert nur dann, wenn relevante Informationen tatsächlich bei den betroffenen Personen ankommen und erforderliche Rückmeldungen wieder in das Managementsystem zurückfließen. Genau hier setzt die VA-5-06 an.
Im Audit kann beispielsweise relevant sein, wie Änderungen oder Erkenntnisse mit Einfluss auf die Lebensmittelsicherheit an betroffene Bereiche weitergegeben werden, welche Kommunikationswege hierfür vorgesehen sind und wie das Unternehmen mit externen Anfragen umgeht. Die Vorlage berücksichtigt deshalb nicht nur formale Kommunikationskanäle, sondern auch Dringlichkeit, Zielgruppe, Dokumentationsbedarf und erforderliche Freigaben.
Besonders sicherheitsrelevante Informationen werden aktiv kommuniziert und nicht lediglich in einem Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende definierte Möglichkeiten, Beobachtungen, Bedenken und Verbesserungsvorschläge zurückzumelden.
Die Vorlage unterscheidet verschiedene Kommunikationskanäle wie Teambesprechungen und Schichtübergaben, Aushänge, digitale Anzeigetafeln, E-Mail, interne Rundschreiben und Schulungen. Der geeignete Kommunikationsweg wird abhängig von Dringlichkeit, Zielgruppe und Dokumentationsbedarf gewählt. Ergänzend werden Rückmeldewege für Mitarbeitende und der nachvollziehbare Umgang mit eingehenden Rückmeldungen geregelt.
Für die Kommunikation mit Behörden, Lieferanten, Öffentlichkeit und Medien werden Zuständigkeiten und Freigabewege festgelegt. Regulatorisch relevante, krisenbezogene, medienrelevante oder anderweitig wesentliche externe Mitteilungen unterliegen besonderen Freigabe- und Eskalationswegen, während die reguläre Kommunikation innerhalb definierter Zuständigkeiten erfolgen kann.
Der zugehörige Kommunikationsplan bündelt wiederkehrende Kommunikationsanlässe mit Zielgruppe, Inhalt, Kanal, Frequenz und verantwortlicher Person. Auch Änderungen im Managementsystem werden kommunikativ berücksichtigt, damit neue oder geänderte Anforderungen rechtzeitig bei den betroffenen Mitarbeitenden ankommen.
Die Verfahrensanweisung Kommunikation ist als übergeordneter Rahmen angelegt und grenzt sich bewusst von spezifischeren Kommunikationsprozessen ab. Kundenbezogene Kommunikation wird vertieft über VA-4-19 gesteuert, während für die Kommunikation im Krisenfall die strengeren Regelungen der VA-5-09 gelten.
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