Vorlage Krisenkommunikationsprotokoll – IFS Food

Krisenkommunikationsprotokoll für IFS Food & ISO 22000

Mit dem Krisenkommunikationsprotokoll dokumentieren Sie interne und externe Kommunikationsmaßnahmen während einer Krisensituation strukturiert und nachvollziehbar. Zeitpunkte, Kommunikationswege, Empfänger, freigegebene Informationen und verantwortliche Personen können zentral erfasst und dem jeweiligen Krisenereignis zugeordnet werden.

Die vollständig bearbeitbare Word-Vorlage ist auf das Krisenmanagement in Lebensmittelunternehmen ausgerichtet und berücksichtigt Anforderungen und Themen aus IFS Food Version 8 und ISO 22000. Sie kann als ergänzende Dokumentation zu einer betrieblichen Verfahrensanweisung für das Krisenmanagement eingesetzt werden.

Was dokumentieren Sie mit dem Krisenkommunikationsprotokoll?

Das Krisenkommunikationsprotokoll unterstützt die Dokumentation der Kommunikationsabläufe vom Beginn einer Krisensituation bis zu deren Abschluss und Nachbereitung. Interne und externe Kommunikationsmaßnahmen lassen sich zeitlich erfassen und den jeweiligen Empfängern und Kommunikationskanälen zuordnen.

Zusätzlich können vorgesehene Sprachregelungen, Eskalationsschritte und erforderliche Freigaben dokumentiert werden.

Inhalte des Krisenkommunikationsprotokolls

Krisenstammdaten und Beschreibung des Ereignisses

Zu Beginn können wesentliche Angaben zur Krisensituation erfasst und das zugrunde liegende Ereignis beschrieben werden. Damit lassen sich die nachfolgenden Kommunikationsmaßnahmen eindeutig dem jeweiligen Krisenfall zuordnen.

Eskalationszeitplan und Kommunikationsmaßnahmen

• Dokumentation vorgesehener Soll-Termine
• Erfassung tatsächlicher Kommunikationszeitpunkte
• Interne und externe Kommunikationsmaßnahmen
• Zuordnung der jeweiligen Kommunikationskanäle
• Dokumentation beteiligter bzw. verantwortlicher Personen

Freigegebene Sprachregelungen

Für unterschiedliche interne und externe Zielgruppen können abgestimmte Aussagen und Kommunikationsinhalte dokumentiert werden.

Kommunikation mit relevanten Zielgruppen

Die Vorlage berücksichtigt unter anderem Sprachregelungen für Mitarbeitende, Kunden, Behörden und Medien. Dadurch können freigegebene Kommunikationsinhalte zentral dokumentiert und für die weitere Krisenkommunikation bereitgestellt werden.

Kommunikationslog mit Zeitstempel

Durch das Kommunikationslog lassen sich einzelne Kommunikationsvorgänge mit Zeitpunkt und verwendetem Kommunikationskanal nachvollziehbar erfassen. So entsteht eine chronologische Übersicht über die während des Krisenereignisses erfolgte Kommunikation.

Abschluss, Nachbereitung und Freigabe

Nach Abschluss der Krisensituation können relevante Angaben zur Nachbereitung dokumentiert werden. Zusätzlich enthält die Vorlage einen Freigabebereich für Geschäftsführung und Qualitätsmanagement.

Ihre Vorteile mit dem Krisenkommunikationsprotokoll

• IFS- und ISO-orientiert: Ausrichtung auf das Krisenmanagement nach IFS Food Version 8 und ISO 22000
• Zentrale Kommunikationsdokumentation: Interne und externe Kommunikationsmaßnahmen strukturiert erfassen
• Chronologischer Nachweis: Kommunikationsvorgänge mit Zeitpunkt und Kommunikationskanal dokumentieren
• Sprachregelungen festhalten: Abgestimmte Aussagen für unterschiedliche Zielgruppen dokumentieren
• Eskalationsabläufe nachvollziehen: Soll- und Ist-Zeitpunkte gegenüberstellen
• Nachbereitung integriert: Abschluss und weitere Bearbeitung des Krisenereignisses dokumentieren
• Vollständig bearbeitbar: An Krisenorganisation, Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten anpassbar

Für welche Unternehmen eignet sich die Vorlage?

Das Krisenkommunikationsprotokoll eignet sich insbesondere für Lebensmittelhersteller und andere Unternehmen, die ihre interne und externe Kommunikation bei Krisenereignissen strukturiert dokumentieren möchten. Die Vorlage kann an unterschiedliche Krisenorganisationen, Kommunikationswege, Zielgruppen und Verantwortlichkeiten angepasst werden.

Warum ist eine dokumentierte Krisenkommunikation wichtig?

In einer Krisensituation müssen Informationen häufig unter hohem Zeitdruck an unterschiedliche interne und externe Stellen weitergegeben werden. Eine strukturierte Dokumentation unterstützt dabei, Kommunikationszeitpunkte, Empfänger, freigegebene Aussagen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar festzuhalten und den bisherigen Kommunikationsverlauf jederzeit überblicken zu können.

Fazit: Krisenkommunikation strukturiert dokumentieren

Mit dem Krisenkommunikationsprotokoll dokumentieren Sie Kommunikationsmaßnahmen, Eskalationszeitpunkte, Sprachregelungen und Kommunikationswege während einer Krisensituation in einer zentralen Vorlage. Das bearbeitbare Word-Formular kann an die betrieblichen Krisenmanagement- und Kommunikationsprozesse angepasst werden.