Mit der Verfahrensanweisung Änderungsmanagement IFS Food schaffen Sie einen einheitlichen Prozess, um relevante betriebliche Änderungen bereits vor ihrer Umsetzung zu bewerten, freizugeben und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die VA-4-18 berücksichtigt Änderungen an Produkten, Rezepturen, Rohstoffen, Lieferanten, Anlagen, Produktionsverfahren, Räumlichkeiten, Prozessen und Verantwortlichkeiten und stellt dabei die Verbindung zum HACCP-System her.
Im Mittelpunkt steht eine zentrale Frage: Welche Auswirkungen kann eine geplante Änderung auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität, Kundenanforderungen und bestehende Kontrollmaßnahmen haben? Die Vorlage unterstützt dabei, diese Auswirkungen strukturiert zu bewerten und erforderliche Maßnahmen bereits vor der Umsetzung festzulegen.
Änderungen werden insbesondere dann zum Risiko, wenn ihre Auswirkungen erst nach der Umsetzung erkannt werden. Ein neuer Rohstoff, ein Lieferantenwechsel, eine geänderte Rezeptur, eine neue Maschine oder ein veränderter Produktionsablauf kann Auswirkungen auf bestehende Gefahrenbewertungen und Kontrollmaßnahmen haben.
Die VA-4-18 schafft deshalb einen übergeordneten Management-of-Change-Prozess. Relevante Änderungen werden vor ihrer Umsetzung erfasst, hinsichtlich möglicher Auswirkungen bewertet und einer angemessenen Freigabe zugeführt. Bei möglichen Auswirkungen auf das HACCP-System wird zusätzlich geprüft, ob eine Revalidierung erforderlich ist.
Nicht jede betriebliche Veränderung muss denselben Änderungsprozess auslösen. Die Vorlage definiert eine Änderung insbesondere dann als relevant, wenn mögliche Auswirkungen auf Lebensmittelsicherheit, Produktqualität, Legalität, Authentizität, Kundenanforderungen oder die Wirksamkeit bestehender Kontrollmaßnahmen bestehen.
Typische Änderungsanlässe werden nach Kategorien strukturiert. Dazu gehören unter anderem Rezepturen und Produkte, Lieferanten und Rohstoffe, Kennzeichnung und Spezifikationen, Anlagen und Ausrüstung, Räumlichkeiten und Layout sowie organisatorische Änderungen.
Geplante relevante Änderungen werden zunächst einer Vorabbewertung unterzogen. Anschließend werden Art und mögliche Auswirkungen der Änderung systematisch betrachtet.
Dabei wird insbesondere geprüft, ob CCPs, PRPs oder andere Kontrollmaßnahmen, die Gefahrenanalyse, das Allergenmanagement, die Rückverfolgbarkeit, Kennzeichnung, Spezifikationen oder weitere relevante Anforderungen betroffen sein können. Bei möglichen Auswirkungen auf das HACCP-System wird das HACCP-Team angemessen einbezogen.
Kann eine Änderung Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit oder auf Eignung beziehungsweise Wirksamkeit bestehender Kontrollmaßnahmen haben, wird geprüft, welche Bestandteile des HACCP-Systems einer Revalidierung bedürfen.
Die erforderliche Revalidierung wird mit dem HACCP-Verfahren verknüpft und über das vorgesehene Revalidierungsprotokoll dokumentiert. Dadurch wird verhindert, dass relevante Änderungen losgelöst von der bestehenden Gefahrenanalyse umgesetzt werden.
Die Freigabe erfolgt durch die hierfür festgelegte verantwortliche Funktion. Bei Änderungen mit möglicher Auswirkung auf die Lebensmittelsicherheit müssen die erforderliche fachliche Bewertung und eine gegebenenfalls erforderliche Revalidierung berücksichtigt werden.
Nach der Freigabe werden betroffene Bereiche informiert und erforderliche Dokumente aktualisiert. Je nach Änderung können beispielsweise Spezifikationen, Freigabelisten, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder der HACCP-Plan betroffen sein.
Der Änderungsprozess endet nicht automatisch mit der technischen oder organisatorischen Umsetzung. Nach einem entsprechend Art und Risiko festgelegten Zeitraum wird bewertet, ob die Änderung wie vorgesehen umgesetzt wurde, wirksam ist und ob unerwartete Auswirkungen oder neue Risiken entstanden sind.
Zeitpunkt, Umfang und Methode dieser Wirksamkeitsprüfung können bereits im Rahmen der Änderungsfreigabe festgelegt werden. Werden dabei Probleme oder neue Risiken erkannt, kann die weitere Bearbeitung über das Nichtkonformitätsmanagement erfolgen.
Auch kurzfristig erforderliche Änderungen werden berücksichtigt. Für dringende betriebliche Situationen sieht die VA ein verkürztes Verfahren vor, ohne die Bewertung möglicher Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit vollständig zu umgehen.
Abweichungen vom regulären Änderungsprozess und deren Begründung werden dokumentiert. Bei Situationen mit akuter Gefährdung der Lebensmittelsicherheit besteht zusätzlich eine Schnittstelle zum Krisenmanagement.
Die VA-4-18 fungiert als übergeordnete Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Fachprozessen. Dadurch werden Änderungen nicht isoliert behandelt, sondern mit den jeweils betroffenen Prozessen des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems verbunden.
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