Mit der Verfahrensanweisung Lagerung & Transport IFS Food regeln Sie die sichere Lagerung von Rohstoffen, Verpackungsmaterialien und Fertigprodukten sowie deren Transport innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Die VA-4-11 schafft einen strukturierten Prozess für Lagerbedingungen, Temperaturführung, Bestandsrotation, Warentrennung, Fahrzeugkontrolle und temperaturgeführte Transporte.
Damit werden Lager und Transport nicht als nachgelagerte Logistikprozesse betrachtet, sondern als Bestandteil der Lebensmittelsicherheitskette. Denn auch ein einwandfreies Produkt kann durch ungeeignete Lagerbedingungen, Kreuzkontamination oder eine unterbrochene Kühlkette beeinträchtigt werden.
Entscheidend ist nicht allein, ob geeignete Lager- und Transportbedingungen festgelegt wurden, sondern ob diese im betrieblichen Alltag tatsächlich beherrscht werden. Im Audit kann deshalb insbesondere relevant sein, wie Temperaturvorgaben überwacht, Bestände rotiert, unterschiedliche Waren getrennt und Fahrzeuge vor der Beladung kontrolliert werden.
Bei temperaturgeführten Produkten kommt zusätzlich der Nachweis hinzu, dass die erforderlichen Bedingungen auch während des Transports eingehalten werden. Werden externe Speditionen oder Lagerdienstleister eingesetzt, müssen auch diese ausgelagerten Leistungen angemessen in die betriebliche Steuerung einbezogen werden.
Die VA-4-11 führt diese Anforderungen in einem zusammenhängenden Verfahren zusammen und legt Verantwortlichkeiten für Lager, Versand, Qualitätsmanagement und Einkauf fest.
Für Trocken-, Kühl- und Tiefkühllager werden geeignete Temperaturbedingungen festgelegt und entsprechend der betrieblichen Anforderungen überwacht. Dabei berücksichtigt die Verfahrensanweisung auch Zwischenlager- und Pufferflächen, sodass kurzfristig abgestellte Ware nicht automatisch außerhalb der festgelegten Lagerbedingungen behandelt wird.
Für die Bestandsrotation setzt die Vorlage vorrangig auf das FEFO-Prinzip: Ware mit dem frühesten Verfalls- beziehungsweise Mindesthaltbarkeitsdatum wird zuerst verwendet. Ist keine geeignete Haltbarkeitskennzeichnung verfügbar, kann ersatzweise nach FIFO gearbeitet werden.
Die VA regelt die Trennung unterschiedlicher Warenkategorien innerhalb des Lagers. Berücksichtigt werden insbesondere allergenhaltige Rohstoffe, Nicht-Lebensmittel sowie – soweit aufgrund der betrieblichen Gegebenheiten erforderlich – die Trennung zwischen rohen und bereits verarbeiteten beziehungsweise verzehrfertigen Produkten.
Damit werden Lagerorganisation und Kennzeichnung gezielt zur Vermeidung von Verwechslungen und Kreuzkontaminationen eingesetzt.
Vor der Beladung wird der Laderaum auf Sauberkeit, Trockenheit, Unversehrtheit, Fremdgerüche, Rückstände vorheriger Ladungen sowie Hinweise auf Schimmel oder Schädlingsbefall kontrolliert. Bei temperaturgeführten Transporten wird zusätzlich die Temperatur vor Beginn der Beladung geprüft und dokumentiert.
Während des Transports sieht die VA eine geeignete Temperaturaufzeichnung vor. Abhängig vom eingesetzten System kann diese beispielsweise über fest installierte Temperaturschreiber oder mitgeführte Datenlogger erfolgen.
Die Verfahrensanweisung berücksichtigt auch die kritischen Übergänge zwischen Lager und Transport. Be- und Entladezeiten sollen so gestaltet werden, dass temperaturempfindliche Produkte möglichst kurz außerhalb kontrollierter Bedingungen verbleiben.
Darüber hinaus werden Sauberkeit, Schädlingsschutz, Witterungseinflüsse und die geeignete Anordnung gemischter Ladungen berücksichtigt. Bei risikobasiertem Bedarf können Fahrzeuge zusätzlich gegen unbefugten Zugriff gesichert werden.
Auch fremdvergebene Transport- und Lagerleistungen werden in das Verfahren einbezogen. Externe Speditionen müssen die für den jeweiligen Transport relevanten Anforderungen an Fahrzeugzustand und Temperaturführung erfüllen und werden entsprechend ihrer Risikoeinstufung bewertet.
Bei ausgelagerten Lagerleistungen sieht die VA ebenfalls eine vorgelagerte Bewertung vor. Abhängig von Zertifizierungsstatus und Leistungsumfang werden die relevanten betrieblichen Anforderungen festgelegt, angemessen bewertet und in die Vereinbarung mit dem Dienstleister aufgenommen.
Temperaturabweichungen, beschädigte Ladungen oder sonstige Auffälligkeiten führen nicht automatisch zu einer pauschalen Freigabe oder Verwerfung. Die betroffene Ware wird zunächst gesperrt und anschließend fachlich bewertet.
Bei Temperaturabweichungen werden sowohl Ausmaß als auch Dauer berücksichtigt. Dadurch lässt sich beispielsweise ein kurzfristiger Temperaturanstieg während einer Entladung von einer länger andauernden Abweichung aufgrund eines Ausfalls der Kühltechnik unterscheiden. Die weitere Entscheidung wird nachvollziehbar dokumentiert und mit dem Nichtkonformitätsmanagement verknüpft.
Die VA-4-11 ist mit weiteren Prozessen des Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystems verknüpft. Dadurch lassen sich Lager- und Transportkontrollen mit Wareneingang, Rückverfolgbarkeit, Schädlingsmonitoring, Lieferantenmanagement und der Behandlung von Nichtkonformitäten verbinden.
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