Mit der Verfahrensanweisung Betriebsbegehung IFS Food planen, dokumentieren und steuern Sie themenbezogene Vor-Ort-Kontrollen in Produktions-, Lager-, Versand- und weiteren relevanten Betriebsbereichen. Die VA-5-12 schafft einen strukturierten Rahmen für die risikobasierte Begehungsplanung, Durchführung und Bewertung von Feststellungen sowie die Nachverfolgung daraus resultierender Maßnahmen.
Die Vorlage ist auf IFS Food Version 8 Kapitel 5.2.1 ausgerichtet und berücksichtigt die dort vorgesehenen Themenfelder – vom baulichen Zustand und den Außenbereichen über Produktkontrolle und Prozesshygiene bis zu Fremdkörpergefahren und Personalhygiene. Gleichzeitig grenzt die Verfahrensanweisung Betriebsbegehungen klar von den systematisch durchgeführten internen Audits ab.
Betriebsbegehungen zeigen, ob festgelegte Anforderungen auch unter den tatsächlichen Bedingungen des laufenden Betriebs eingehalten werden. Im Mittelpunkt stehen deshalb konkrete Bedingungen vor Ort – beispielsweise bauliche Mängel, hygienische Schwachstellen, Fremdkörperrisiken oder auffälliges Verhalten in produktrelevanten Bereichen.
Die VA-5-12 verbindet diese praktische Vor-Ort-Kontrolle mit einer risikobasierten Planung. Ergebnisse vorheriger Betriebsbegehungen und interner Audits, die Kritikalität einzelner Bereiche, offene Feststellungen sowie Erkenntnisse aus Reklamationen, Nichtkonformitäten oder besonderen Ereignissen können bei der Festlegung der Begehungshäufigkeit berücksichtigt werden.
Die Vorlage unterscheidet klar zwischen Betriebsbegehungen und internen Audits. Während interne Audits der systematischen Prüfung des Managementsystems und der IFS-Anforderungen dienen, konzentrieren sich Betriebsbegehungen auf konkrete, im laufenden Betrieb erkennbare Bedingungen und Risiken.
Dadurch können beide Instrumente gezielt eingesetzt werden, ohne Betriebsbegehungen als Ersatz für interne Audits oder interne Audits als Ersatz für die vorgesehenen Vor-Ort-Kontrollen zu behandeln.
Die VA-5-12 berücksichtigt die für eine IFS Food Betriebsbegehung relevanten Themenfelder und verbindet diese mit konkreten beispielhaften Prüfpunkten. Dazu gehören der bauliche Zustand von Produktions- und Lagerräumen, Außenbereiche, die Produktkontrolle während der Verarbeitung sowie die Hygiene während der Verarbeitung und innerhalb der Infrastruktur.
Ergänzend werden Gefahren durch Fremdkörper und Fremdmaterialien sowie die Personalhygiene berücksichtigt. Die einzelnen Themen können abhängig von Bereich, Risiko und bisherigen Ergebnissen in die Begehungsplanung aufgenommen werden.
Die Häufigkeit der Betriebsbegehungen wird nicht pauschal für alle Bereiche und Themen festgelegt. Stattdessen ermöglicht die Verfahrensanweisung eine risikobasierte Festlegung unter Berücksichtigung der tatsächlichen betrieblichen Situation.
Bereiche mit erhöhtem Risiko oder wiederkehrenden Feststellungen können dadurch häufiger kontrolliert werden als Bereiche mit stabilen Ergebnissen. Relevante Veränderungen, neue Erkenntnisse oder auffällige Ergebnisse können zu einer Anpassung der bisherigen Begehungsplanung führen.
Die risikobasiert festgelegten Betriebsbegehungen werden in einem Begehungsplan zusammengeführt. Für die einzelnen Begehungen können Zeitraum, betroffener Bereich, vorgesehenes Themenfeld und verantwortliche begehende Person festgelegt werden.
Der Plan bleibt dabei anpassbar. Veränderungen an Anlagen oder Betriebsbereichen, neue Risiken sowie Erkenntnisse aus Betriebsbegehungen und internen Audits können bei Bedarf in der weiteren Planung berücksichtigt werden.
Für die Durchführung beschreibt die VA-5-12 eine klare Schrittfolge von der Vorbereitung über die eigentliche Vor-Ort-Kontrolle bis zur Bewertung und Dokumentation der Feststellungen.
Die begehende Person kann die für das geplante Themenfeld relevante Checkliste einsetzen, den Betriebsbereich durch Sichtprüfung und Gespräche mit Mitarbeitenden beurteilen und festgestellte Auffälligkeiten unmittelbar dokumentieren. Bei akuten Gefährdungen sind geeignete Sofortmaßnahmen vorgesehen.
Durchgeführte Betriebsbegehungen werden mit dem zugehörigen Begehungsprotokoll dokumentiert. Erfasst werden unter anderem der begangene Bereich, das geprüfte Themenfeld, die begehende Person sowie festgestellte Abweichungen beziehungsweise Beobachtungen und gegebenenfalls bereits eingeleitete Sofortmaßnahmen.
Damit entsteht ein nachvollziehbarer Nachweis darüber, welche betrieblichen Bedingungen kontrolliert wurden und welche Reaktionen aus festgestellten Auffälligkeiten resultierten.
Feststellungen mit Handlungsbedarf werden mit Verantwortlichkeit und angemessener Frist in die Maßnahmenverfolgung übernommen. Weist eine Feststellung auf eine tatsächliche Nichtkonformität hin, stellt die Vorlage die Verbindung zum Nichtkonformitätsmanagement her.
Systematische oder wiederkehrende Feststellungen können zusätzlich über den Korrekturmaßnahmenprozess bearbeitet werden. Dadurch bleibt die Betriebsbegehung nicht bei der reinen Feststellung eines Mangels stehen, sondern wird mit dessen Bearbeitung und Wirksamkeitskontrolle verbunden.
Die Ergebnisse mehrerer Betriebsbegehungen können themen- und bereichsübergreifend ausgewertet werden. Dadurch lassen sich wiederkehrende Feststellungen und negative Entwicklungen erkennen, die bei isolierter Betrachtung einzelner Begehungen möglicherweise nicht sichtbar wären.
Werden wiederholt Auffälligkeiten im gleichen Bereich oder zum gleichen Thema festgestellt, können Ursachen gezielt bewertet, weiterführende Maßnahmen eingeleitet und die Begehungshäufigkeit risikobasiert angepasst werden.
Betriebsbegehungen können gleichzeitig Erkenntnisse über den Zustand von Infrastruktur und Arbeitsumfeld liefern. Hierzu gehören beispielsweise Gebäude, Produktions- und Lagerräume, Anlagen, hygienische Bedingungen, soziale Einrichtungen oder relevante Umgebungsbedingungen.
Erkenntnisse mit strukturellem oder investitionsrelevantem Handlungsbedarf können in die entsprechenden betrieblichen Entscheidungs- und Bewertungsprozesse einfließen.
Personen, die Betriebsbegehungen eigenständig durchführen, werden vor ihrem erstmaligen Einsatz mit dem Verfahren, den relevanten Checklisten und den erforderlichen Grundlagen der Lebensmittelhygiene und Lebensmittelsicherheit vertraut gemacht.
Weitere Schulungs- oder Auffrischungsmaßnahmen können anlass- und bedarfsbezogen erfolgen, beispielsweise bei wesentlichen Änderungen, neuen Checklisteninhalten oder erkennbaren Schwächen bei der Durchführung und Dokumentation von Begehungen.
Die VA-5-12 verbindet die Betriebsbegehung IFS Food mit den angrenzenden Prozessen für interne Audits, Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen, bauliche und hygienische Anforderungen, Wartung, Fremdkörpermanagement und Managementbewertung.
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