Mit der Sonderfreigabe Vorlage dokumentieren Sie die begründete Entscheidung über den weiteren Umgang mit Produkten, die festgelegte Freigabekriterien nicht vollständig erfüllen. Produkt und Charge, festgestellte Abweichung, Bewertung, Entscheidungsgrundlage und mögliche Bedingungen der Freigabe können strukturiert festgehalten werden.
Die vollständig bearbeitbare Word-Vorlage ist auf Produktfreigaben bei Abweichungen im Umfeld von IFS Food Version 8 ausgerichtet. Sie ergänzt die reguläre Endproduktfreigabe sowie die Steuerung nichtkonformer Produkte und unterstützt die nachvollziehbare Dokumentation begründeter Ausnahmeentscheidungen.
Eine Sonderfreigabe beschreibt eine dokumentierte Entscheidung über die Verwendung bzw. Freigabe eines Produkts trotz einer festgestellten Abweichung von regulären Produkt-, Spezifikations- oder Freigabekriterien.
Voraussetzung ist eine fachlich nachvollziehbare Bewertung der Abweichung und der für die konkrete Entscheidung relevanten Anforderungen. Die Sonderfreigabe ersetzt nicht die reguläre Produktfreigabe und ist für entsprechend bewertete Ausnahmefälle vorgesehen.
Das von der Abweichung betroffene Produkt kann einschließlich Chargenbezug eindeutig dokumentiert und bestehenden Sperr- oder Nichtkonformitätsvorgängen zugeordnet werden.
Die Abweichung von festgelegten Freigabe-, Produkt- oder Spezifikationskriterien wird nachvollziehbar beschrieben und bildet die Grundlage der anschließenden Bewertung.
Vor einer Entscheidung können mögliche Auswirkungen der Abweichung auf relevante Produktanforderungen bewertet werden. Die Bewertung dient als Grundlage für die Entscheidung, ob und unter welchen Voraussetzungen eine weitere Verwendung oder Freigabe vertretbar ist.
Die fachliche Begründung für die getroffene Entscheidung wird unmittelbar im Formular dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage die Abweichung bewertet wurde.
Soweit für die konkrete Entscheidung erforderlich, können zusätzliche Bedingungen oder Einschränkungen dokumentiert werden. Dadurch lässt sich die Sonderfreigabe eindeutig von einer regulären Produktfreigabe unterscheiden.
Ist aufgrund vertraglicher oder anderer anwendbarer Anforderungen eine Abstimmung bzw. Zustimmung des Kunden erforderlich, kann diese einschließlich Art und Datum der Kommunikation dokumentiert werden.
Die Sonderfreigabe wird einer entsprechend den betrieblichen Befugnissen autorisierten Person bzw. Funktion zugeordnet und mit Datum dokumentiert.
Die Sonderfreigabe Vorlage eignet sich insbesondere für Lebensmittel- und Getränkehersteller, die begründete Entscheidungen über Produkte mit Abweichungen strukturiert dokumentieren und eindeutig von der regulären Produktfreigabe abgrenzen möchten.
Die reguläre Produktfreigabe dokumentiert, dass die hierfür festgelegten Freigabekriterien erfüllt wurden. Die Sonderfreigabe betrifft dagegen einen Ausnahmefall, bei dem eine festgestellte Abweichung zunächst bewertet und die anschließende Entscheidung gesondert begründet und autorisiert wird.
Durch die getrennte Dokumentation bleiben reguläre Freigabeprozesse und begründete Ausnahmeentscheidungen eindeutig voneinander unterscheidbar.
Mit der Sonderfreigabe Vorlage dokumentieren Sie Produktabweichung, Bewertung, Entscheidungsgrundlage, Freigabebedingungen und Autorisierung in einem strukturierten Nachweis. Das bearbeitbare Word-Dokument unterstützt die nachvollziehbare Bearbeitung begründeter Ausnahmeentscheidungen bei der Produktfreigabe.
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