Dokumentenfreigabe ISO 50001 – Prüfung und Freigabe dokumentierter Informationen vor Veröffentlichung (Word)

Jede Verfahrensanweisung, jedes Formular und jede Checkliste im Energiemanagementsystem muss vor der Veröffentlichung auf Eignung und Angemessenheit geprüft und freigegeben werden. Kapitel 7.5.2 der ISO 50001:2018 verlangt dazu eine angemessene Kennzeichnung, ein geeignetes Format und die Überprüfung und Genehmigung, Kapitel 7.5.3 die Lenkung von Verteilung, Zugriff, Aufbewahrung und Änderungen. Dieses Formular zum Thema Dokumentenfreigabe ISO 50001 dokumentiert den gesamten Ablauf auf wenigen Seiten. In den Stammdaten erfassen Sie Dokumentennummer, Dokumentart und Anlass per Kontrollkästchen, Titel, Ersteller, neue und ersetzte Revision sowie eine Kurzbeschreibung der Änderung. Sieben Prüfkriterien reichen von Kennzeichnung und Beschreibung über inhaltliche Eignung, sachliche und rechnerische Prüfung, Format und Medium und die Aktualität der Verweise bis zur technischen und rechtlichen Prüfung, jeweils mit Zuständigkeit, Datum und Ergebnis. Die Freigabe erfolgt in den Schritten Erstellt, Geprüft und Freigegeben, ergänzt um eine optionale Kenntnisnahme. Im Abschnitt zu Verteilung und Einzug halten Sie Verteiler, Ablageort, Information der Anwender und Einzug der alten Fassung fest und bestätigen die Aktualisierung von Revisionsverzeichnis, Dokumentenregister und Archiv. Ein Hinweis zur Kennzeichnung veralteter Fassungen und eine Änderungshistorie schließen das Formblatt ab.

Inhalte des Formulars

• Hinweis zur Verwendung mit Normbezug und Option zur elektronischen Freigabe
• Stammdaten mit Dokumentennummer, Titel, Ersteller und Revision
• Dokumentart und Anlass per Kontrollkästchen sowie Kurzbeschreibung der Änderung
• Prüfhinweis für die beteiligten Prüfenden
• Sieben Prüfkriterien mit Zuständigkeit, Prüfdatum und Ergebnis
• Freigabeschritte Erstellt, Geprüft und Freigegeben mit Status, Datum und Unterschrift
• Optionale Kenntnisnahme, etwa durch Lieferanten oder Kunden
• Verteilung mit Verteiler, Ablageort und Information der Anwender
• Einzug alter Fassungen und Aktualisierung von Revisionsverzeichnis, Register und Archiv
• Hinweis zur Kennzeichnung veralteter Fassungen und Änderungshistorie

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist das Formular geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Dokumentenverantwortliche und Fachbereiche, die

• neue oder überarbeitete Dokumente nachvollziehbar prüfen und freigeben wollen,
• Verteilung und Einzug alter Fassungen lückenlos dokumentieren möchten,
• die Lenkung dokumentierter Information im Audit belegen wollen.

Zu dokumentierter Information, Dokumentenlenkung und Energiemanagement finden Sie passende Unterlagen in unserer Kategorie Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Für welche Dokumente gilt das Formular?

Für alle Dokumentarten des EnMS, vom Handbuch und der Energiepolitik über Verfahrensanweisungen, Richtlinien und Arbeitsanweisungen bis zu Formularen, Checklisten und Excel-Tools.

Kann die Freigabe auch elektronisch erfolgen?

Ja. Das Formular weist darauf hin, dass die Freigabe alternativ im Dokumentenmanagementsystem erfolgen kann. Die Prüfkriterien lassen sich dann als Checkliste nutzen.

Was passiert mit der alten Fassung?

Sie wird eingezogen oder gekennzeichnet, damit sie nicht unbeabsichtigt weiterverwendet wird. Aufzubewahrende Vorgängerfassungen werden archiviert, Datum und Archivierung halten Sie im Formular fest.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die Verfahrensanweisung mit Freigabematrix, die Archivierungsrichtlinie, das Revisionsverzeichnis und das Dokumentenregister gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.