Archivierungsrichtlinie ISO 50001 – Aufbewahrung, Schutz und Vernichtung dokumentierter Information im EnMS (Word)

Ein Energiemanagementsystem lebt von Nachweisen, die auch nach Jahren noch auffindbar und unverändert sind. Ohne die Energiedaten der EnB, die EnPI-Werte, die Ergebnisse der energetischen Bewertung und die Auditberichte lässt sich die Verbesserung der energiebezogenen Leistung über den Zertifizierungszyklus nicht belegen. Kapitel 7.5.3 der ISO 50001:2018 verlangt, dass dokumentierte Information verfügbar, geeignet und angemessen geschützt ist, und fordert Regelungen zu Ablage und Aufbewahrung, zum Erhalt der Lesbarkeit sowie zur Verfügung über den Verbleib. Diese Archivierungsrichtlinie ISO 50001 legt fest, wie die im EnMS erzeugte dokumentierte Information archiviert, geschützt, aufbewahrt und nach Ablauf der Frist vernichtet oder gelöscht wird. Sie ergänzt das Verfahren zur Lenkung dokumentierter Information und greift ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Nachweis aufbewahrt oder eine Fassung ersetzt wird. Eine Fristentabelle nennt für alle aufrechterhaltenen und aufbewahrten Informationen sowie für Unterlagen externer Herkunft Normbezug, Art, empfohlene Mindestaufbewahrung und Verantwortliche. Regeln zu elektronischer und papiergebundener Archivierung, Dateibenennung, Rohdaten, Datensicherung, Berechtigungen und Vernichtung sowie ein Archivverzeichnis mit Vernichtungsprotokoll und eine empfohlene Ablagestruktur ergänzen die Vorlage.

Inhalte der Richtlinie

• Zweck, Geltungsbereich und Abgrenzung zur Lenkung dokumentierter Information
• Begriffe von aufrechterhalten und aufbewahren bis Rohdaten und Vernichtung
• Verantwortlichkeiten von oberster Leitung, EnMB, Dokumentenverantwortlichen, IT und Datenschutz
• Grundsätze der Archivierung: Verfügbarkeit, Schutz, Lesbarkeit, Vollständigkeit und Vorrang gesetzlicher Anforderungen
• Archivierungsgegenstände und empfohlene Mindestaufbewahrungsfristen
• Elektronische und papiergebundene Archivierung, Ablagestruktur, Dateibenennung, Energiedaten und Rohdaten
• Ablauf der Archivierung von Nachweisen und ersetzten Fassungen sowie Datensicherung
• Zugriff, Schutz und Entnahme sowie Vernichtung und Löschung
• Dokumentierte Information externer Herkunft, Überwachung und Verbesserung, Schlussbestimmung
• Mitgeltende Unterlagen, Abkürzungen, Archivverzeichnis mit Vernichtungsprotokoll und empfohlene Ablagestruktur

Normbezug ISO 50001:2018

Für wen ist die Richtlinie geeignet?

Für Energiemanagementbeauftragte, Dokumentenverantwortliche und IT-Verantwortliche, die

• Aufbewahrungsfristen für alle Nachweise des EnMS einheitlich festlegen wollen,
• Energiedaten und EnB-Nachweise über mehrere Jahre nachvollziehbar sichern möchten,
• Archivierung, Zugriff und Vernichtung klar und prüfbar regeln wollen.

Zu dokumentierter Information und Energiemanagement finden Sie passende Unterlagen in unserer Kategorie Schulungen & Präsentationen.

Häufige Fragen

Wie lange werden Energiedaten aufbewahrt?

Die Richtlinie empfiehlt für Energiedaten, Rohdaten und EnB-Nachweise die Gültigkeitsdauer der EnB zuzüglich fünf Jahre. Alle Fristen sind Empfehlungen und von der Organisation zu bestätigen oder anzupassen.

Was gilt, wenn gesetzliche Fristen länger sind?

Gesetzliche, behördliche und vertragliche Aufbewahrungs- und Löschpflichten haben Vorrang. Sie werden im Rechtskataster geführt und bei der Festlegung der Fristen berücksichtigt.

Wie werden Dateien benannt?

Nach dem Schema Dok.-Nr., Kurztitel, Revision und Datum, zum Beispiel XL-E6-02_EnPI-Tableau_Rev03_2026-01-31. Aufzeichnungen ohne eigene Nummer werden dem zugehörigen Formular, Messmittel oder SEU zugeordnet.

Sind die mitgeltenden Unterlagen enthalten?

Nein. Die genannte Verfahrensanweisung Dokumentierte Informationen, die Arbeitsanweisungen, Formulare und Excel-Tools wie Revisionsverzeichnis, Rechtskataster Energie und Energiedatenerfassungsplan gehören nicht zu diesem Download. Sie sind im ISO 50001:2018 Dokumentenpaket enthalten.