Mit dieser Kommunikationsplan Vorlage planen und dokumentieren Sie die interne und externe Kommunikation Ihres Unternehmens strukturiert. Zielgruppen, Kommunikationsinhalte, Anlässe, Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten können übersichtlich festgelegt und in einer zentralen Kommunikationsmatrix zusammengeführt werden.
Die vollständig bearbeitbare Word-Vorlage ist auf Lebensmittelunternehmen ausgerichtet und berücksichtigt Anforderungen und Themen aus IFS Food Version 8 und ISO 22000. Neben der regulären Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Behörden wird auch die Abgrenzung zur Krisenkommunikation berücksichtigt.
Ein Kommunikationsplan legt fest, welche Informationen bei bestimmten Anlässen an interne oder externe Zielgruppen weitergegeben werden, welche Kommunikationswege dafür vorgesehen sind und wer für die jeweilige Kommunikation verantwortlich ist.
Die Kommunikationsplan Vorlage schafft damit eine zentrale Übersicht über wiederkehrende und anlassbezogene Kommunikationsprozesse und unterstützt die nachvollziehbare Zuordnung von Zielgruppen, Kommunikationswegen und Verantwortlichkeiten.
Die Vorlage enthält grundlegende Angaben zu Zweck, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten des Kommunikationsplans. Zusätzlich können Stammdaten, Freigaben und Änderungen dokumentiert werden.
Die zentrale Kommunikationsmatrix ermöglicht die strukturierte Planung unterschiedlicher Kommunikationsanlässe und Zielgruppen.
Für die einzelnen Kommunikationsanlässe können Zielgruppe, Inhalt, Zeitpunkt bzw. Anlass, vorgesehener Kommunikationskanal und verantwortliche Funktion festgelegt werden. Dadurch entsteht eine übersichtliche Zuordnung der jeweiligen Kommunikationsaufgaben.
Die Vorlage unterscheidet die reguläre betriebliche Kommunikation von der Kommunikation in Krisen- und Rückrufsituationen. Für entsprechende Ereignisse kann auf die gesonderten betrieblichen Regelungen zum Krisenmanagement und Rückrufmanagement verwiesen werden.
Regelungen zur Überprüfung und Pflege des Kommunikationsplans sowie eine Freigabe- und Änderungshistorie unterstützen die nachvollziehbare Aktualisierung der festgelegten Kommunikationsprozesse.
Die Kommunikationsplan Vorlage eignet sich insbesondere für Lebensmittelhersteller und andere Unternehmen mit einem Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem, die ihre interne und externe Kommunikation strukturiert planen und dokumentieren möchten. Sie kann an unterschiedliche Organisationsstrukturen, Zielgruppen und Kommunikationswege angepasst werden.
Unklare Zuständigkeiten oder Kommunikationswege können dazu führen, dass relevante Informationen verspätet oder nicht an die vorgesehenen Stellen weitergegeben werden. Ein strukturierter Kommunikationsplan schafft Transparenz darüber, welche Informationen bei bestimmten Anlässen kommuniziert werden sollen und wer dafür verantwortlich ist.
Gleichzeitig erleichtert die zentrale Kommunikationsmatrix die Abgrenzung zwischen regulärer Unternehmenskommunikation und besonderen Kommunikationsprozessen bei Krisen oder Rückrufen.
Mit der Kommunikationsplan Vorlage dokumentieren Sie Zielgruppen, Kommunikationsanlässe, Informationswege und Verantwortlichkeiten in einer zentralen Übersicht. Die bearbeitbare Word-Vorlage unterstützt eine strukturierte interne und externe Kommunikation und lässt sich an die betrieblichen Anforderungen anpassen.
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